מגייסים: לטפל בקורות חיים ובנתוני מועמדים בלי להעלות אותם

מגייס מטפל בזרם קבוע של נתונים אישיים של אנשים אחרים, לעיתים קרובות מאות אנשים בבת אחת. כל קורות חיים הם שם, פרטי קשר, היסטוריה תעסוקתית, ולפעמים גם תמונה, תאריך לידה, כתובת. הוסיפו סריקות תעודות, מכתבי המלצה, תוצאות בדיקות רקע ומסמכי זכאות לעבודה, ותיק של מועמד יחיד הוא חבילה מסודרת בדיוק של הנתונים שגם גנבי זהויות וגם רגולטורים של הגנת מידע מתעניינים בהם. המועמדים מוסרים את כל זה בתקווה למשרה, מתוך אמון שיישמרו עליהם.

והעבודה מלאה במשימות PDF קטנות. לאחד קורות חיים, מכתב מקדים והמלצות לתיק מועמד אחד. לכווץ תיקייה של מסמכים סרוקים כדי לשלוח למנהל מגייס. למשוך את הטקסט מקורות חיים כדי לתעד אותם. כל אחת מהן שגרתית, וכל אחת מהן היא רגע שבו, עם הכלי הלא נכון, נתונים אישיים של מועמד מועלים לשרת שאף אחד לא בדק.

נתוני מועמדים הם נתונים אישיים

קל לחשוב על קורות חיים כעל סתם מסמך, אבל זהו קובץ צפוף של מידע אישי על אדם אמיתי שלא נתן את הסכמתו להעברתו בין שירותים של צד שלישי. חוק הגנת המידע מתייחס לנתוני מועמדים כמו לכל נתון אישי אחר: נאספים למטרה מסוימת, מטופלים בזהירות, ולא משותפים עם גורמים שאין להם כל עניין לראות אותם. בדיקות רקע ומסמכי זיהוי מעלים את הסיכון עוד יותר.

כלי PDF מקוון חינמי טיפוסי מעלה את הקובץ שלכם לשרת שלו, מעבד אותו, ומוחק אותו מאוחר יותר לפי טיימר שאינכם יכולים לאמת. עבור ערימה של קורות חיים וסריקות תעודות, זוהי העברה של הרבה נתונים אישיים של אנשים לצד שלישי לא ידוע. מועמד שלא קיבל את העבודה לא היה מתרשם לטובה לגלות שקורות החיים שלו וסריקת הדרכון שלו הועלו לאתר אקראי כדי לאחד PDF.

איך reader.me מתאים לגיוס

reader.me רץ כולו בדפדפן שלכם. אין העלאה כי שום שרת לא עושה את העבודה; המנוע רץ על המכונה שלכם, בתוך לשונית הדפדפן.

אז כשאתם מאחדים את מסמכי המועמד, הדפדפן שלכם קורא אותם לזיכרון על המחשב שלכם, מצרף אותם ממש שם, ומחזיר לכם את התוצאה. הPDF של המועמד לעולם אינו נוסע. עבור כל מי שמטפל בבקשות עבודה של אנשים אחרים, זה ההבדל בין עבודה שגרתית לבין העברת נתונים שהייתם צריכים לתת עליה דין וחשבון. הקובץ נשאר על המכונה שלכם כל הזמן.

וזה ניתן לאימות, מה שחשוב כשמועמד או ממונה על הגנת מידע שואל איך מטופלות הבקשות. פתחו כל כלי של reader.me, פתחו את כלי המפתחים (F12), וצפו בלשונית Network בזמן שאתם מעבדים קובץ. שום דבר לא מועלה. התנתקו מהאינטרנט וזה עדיין עובד, כי הנתונים מעולם לא עמדו לעזוב.

העבודות היומיומיות, נשמרות פרטיות

• בנו תיק מועמד. אחדו את קורות החיים, המכתב המקדים, ההמלצות והמסמכים ל-PDF מאורגן אחד, מקומית.
• כווצו עבור מנהלים מגייסים. מסמכים סרוקים ותיקי עבודות נעשים כבדים. כווצו את ה-PDF כדי שיתאים למייל בלי להעלות קודם את מסמכי המועמד.
• תעדו את תוכן קורות החיים. צריכים את הטקסט מקורות חיים לרשומות או למערכת שלכם? חלצו את הטקסט במקום להקליד מחדש, מקומית.
• הפכו מסמך סרוק לשמיש. המלצה או תעודה סרוקה הופכת לניתנת לחיפוש לאחר OCR, והסריקה נשארת על המכונה שלכם.
• הגנו על קבצים רגישים. שולחים סריקות תעודות או בדיקות רקע ללקוח? נעלו את ה-PDF בסיסמה ושתפו את המפתח בנפרד.

הערה גם על הוגנות

יש סיבה שקטה יותר לשמור על נתוני מועמדים מקרוב: הוגנות. קורות חיים נושאים לעיתים פרטים, תמונה, גיל, כתובת, שאין להם דבר עם השאלה אם מישהו יכול לבצע את התפקיד, וככל שהנתונים האלה מתפזרים בפחות מקומות, כך קטֵן הסיכוי שייעשה בהם שימוש בדרכים שאיש לא התכוון אליהן. שמירת תיק המועמד על המכונה שלכם, במקום לפזר אותו בין שירותים מקוונים, היא חלק מהיחס הזהיר שמגיע למבקשי משרה.

נפח הגיוס הופך את הנוחות של כלים מקוונים למפתה, אבל הנפח הוא בדיוק הסיבה שזה חשוב: הרגל רשלני המיושם על מאות מועמדים הוא מאות חשיפות קטנות. עבודה בדפדפן מסירה את הסיכון לחלוטין. מסמכי המועמד עוברים מהידיים שלו לידיים שלכם ואל המנהל המגייס, בלי שום שירות PDF באמצע. פתחו את כלי ה-PDF, עשו את העבודה מקומית, והאנשים שנותנים בכם אמון עם הבקשות שלהם נשארים מוגנים.