נוטריונים: לטפל בשטרות ובמסמכי לקוחות בלי להעלות אותם

מעטים בעלי המקצוע מטפלים במסמכים רגישים כמו אלה של נוטריון. שטר מכר ובו שמות, כתובות והמחיר המלא של נכס. צוואה. ייפוי כוח. תעודות זהות סרוקות של כל הצדדים. אלה אינם רק מסמכים פרטיים; יש להם משקל משפטי, וכל מהותו של הנוטריון היא לשמש השומר הנאמן והבלתי משוחד של מסמכים מסוג זה בדיוק. הסודיות אינה תכונה של התפקיד; היא התפקיד עצמו.

וכמו כל משרד, גם משרד נוטריון מתנהל על משימות PDF קטנות. למזג את מסמכי העסקה לקובץ אחד. לדחוס שטר סרוק כדי לשלוח אותו בדואר אלקטרוני לאחד הצדדים. להגן על צוואה לפני שהיא נשמרת. כל אחת מהמשימות שגרתית, וכל אחת היא רגע שבו, עם הכלי הלא נכון, המסמך המשפטי הרגיש ביותר של לקוח מועלה לשרת שאיש לא בדק.

הסטנדרט שנוטריון מחויב לו

חובת הסודיות של נוטריון היא מקצועית, משפטית ומרכזית לסמכותו. אנשים פונים לנוטריון בדיוק משום שהם בוטחים שמה שיביאו יטופל בזהירות המרבית. דיני הגנת הפרטיות מתווספים על כך, ומתייחסים לחלק גדול ממה שמחזיק נוטריון, מסמכי זיהוי, פרטים פיננסיים, נסיבות משפחתיות, כנתונים הדורשים הגנה חזקה.

כלי PDF חינמי טיפוסי מעלה את הקובץ לשרת שלו, מעבד אותו ומוחק אותו מאוחר יותר לפי טיימר שאינך יכול לאמת. עבור שטר או צוואה, זוהי העברה של מסמך משפטי רגיש ביותר לצד שלישי לא מוכר, הכפופה לתנאים שאיש במשרד לא קרא. קשה ליישב בין “אני השומר הנאמן של המסמך הזה” לבין “העליתי אותו לאתר חינמי כדי למזג שני קובצי PDF”. הנוחות אינה שווה את הסתירה.

איך reader.me מתאים למשרד נוטריון

reader.me פועל כולו בדפדפן שלך. אין העלאה משום ששום שרת אינו מבצע את העבודה; המנוע פועל על המחשב של המשרד עצמו, בתוך לשונית הדפדפן.

כך שכאשר אתה ממזג את מסמכי העסקה, הדפדפן שלך קורא אותם לזיכרון על אותו מחשב, מאחד אותם שם ומחזיר לך את התוצאה. ה-PDF של הלקוח אינו נע לעולם. עבור מקצוע הבנוי על היותך הידיים הבטוחות, זו אינה זוטה טכנית; זה ההבדל בין כיבוד התפקיד הזה לבין ערעורו בשקט.

וזה ניתן לאימות, מה שחשוב כשסמכותך נשענת על אמון. פתח כל כלי של reader.me, פתח את כלי המפתחים (F12), והבט בלשונית הרשת בזמן שאתה מעבד קובץ. שום דבר לא מועלה. נתק את החיבור לאינטרנט והכל עדיין עובד, משום שהמסמך מעולם לא היה אמור לעזוב.

המשימות היומיומיות, נשמרות בסודיות

• הרכבת תיק עסקה. מזג את השטר, תעודות הזהות והמסמכים התומכים לקובץ PDF אחד ונקי, באופן מקומי.
• הגן על מה שאתה שומר או שולח. נעל מסמך בסיסמה, מגובה בהצפנת AES חזקה, ושתף את המפתח בנפרד. שולח שטר או צוואה לצד כלשהו בדואר אלקטרוני? נעל אותו קודם.
• דחוס בלי לחשוף. שטר סרוק הוא כבד. דחוס אותו כדי שיתאים לדואר אלקטרוני בלי להעלות את מסמך הלקוח לשירות דחיסה.
• הפוך שטר מאוחסן לנגיש לחיפוש. רישום סרוק ישן הופך לבר-חיפוש לאחר OCR, כך שתוכל למצוא את הדרוש לך בארכיון. הסריקה נשארת על המחשב.
• הוסף חתימה. חתום על מסמך באמצעות כלי החתימה לחתימה אלקטרונית יומיומית, בלי ששום שירות צד שלישי נוגע בקובץ. (עבור החתימות האלקטרוניות המוסמכות שחלק מהפעולות הנוטריוניות מחייבות, תשתמש בתעודה המאושרת שלך ובכלים הרשמיים המתאימים; זה מכסה את החתימה הרגילה שביניהן.)

אמון שאפשר להוכיח

כל ערכו של נוטריון הוא היותו הצד שכולם יכולים לסמוך עליו שיטפל במסמך כראוי. קשה לטעון זאת אם חלק מתהליך העבודה מנתב בשקט שטרות רגישים דרך שרתים חיצוניים שמדיניות המחיקה שלהם נלקחת על אמונה. עבודה בדפדפן סוגרת את הפער הזה: אין צד שלישי לתת עליו דין וחשבון, משום שאין כזה. המסמך עובר מהלקוח, למחשב של המשרד, למקום שאליו הוא צריך להגיע, ובלי שום שירות PDF ביניהם.

עבור מסמכים רגישים ובעלי משמעות כזו, שמירתם על המחשב שלך בכל שלב אינה אמצעי זהירות נוסף; זהו הבסיס שהתפקיד דורש. פתח את כלי ה-PDF, עשה את העבודה בדפדפן, והמסמכים החשובים ביותר של הלקוח יישארו בדיוק במקום שנוטריון מהימן לשמור עליהם.