מסחר אלקטרוני: לטפל בחשבוניות ובנתוני לקוחות בלי להעלות אותם

נהלו חנות מקוונת ותצברו נתונים אישיים של אנשים אחרים מהר. כל הזמנה היא שם, כתובת למשלוח, מייל, לפעמים מספר טלפון, ורישום מדויק של מה שמישהו קנה. חשבוניות, תעודות משלוח, מדבקות משלוח, ניירת החזרות, כל אחת תיק קטן על לקוח. הכפילו בכל הזמנה, וחנות יושבת על ערימה גדולה של מידע אישי שהלקוחות הפקידו בידיה רק על ידי קנייה של משהו.

והמנהלה היומיומית מלאה במשימות PDF קטנות. לאחד אצווה של חשבוניות לקובץ אחד עבור רואה החשבון. לכווץ תיקייה של מסמכי הזמנות כדי לשלוח במייל לספק או לזירת מסחר. למשוך את הפרטים מחשבונית לרשומות שלכם. כל אחת מהן שגרתית, וכל אחת מהן היא רגע שבו, עם הכלי הלא נכון, נתונים אישיים של לקוחות מועלים לשרת שאף אחד לא בדק.

נתוני לקוחות הם אחריות, לא רק תוצר לוואי

קל להתייחס לניירת הזמנות כאל מנהלה משעממת, אבל כל חשבונית קושרת אדם אמיתי לכתובת ולרכישה. כללי הגנת המידע חלים על כל זה: נאספו כדי למלא הזמנה, לא כדי להתפזר בין שירותים מקוונים אקראיים. עבור חנות קטנה בלי צוות ייעודי לציות, קל להתעלם מהסיכון דווקא משום שהמשימות מרגישות כה שגרתיות.

כלי PDF מקוון חינמי טיפוסי מעלה את הקובץ שלכם לשרת שלו, מעבד אותו, ומוחק אותו מאוחר יותר לפי טיימר שאינכם יכולים לאמת. עבור אצווה של חשבוניות, זוהי העברה של שמות, כתובות ופרטי הזמנות של לקוחות רבים לצד שלישי לא ידוע. לקוח שקנה זוג נעליים לא הסכים שכתובתו תועלה לאתר אקראי כדי שהחנות תוכל לאחד PDF.

איך reader.me מתאים לחנות מקוונת

reader.me רץ כולו בדפדפן שלכם. אין העלאה כי שום שרת לא עושה את העבודה; המנוע רץ על המכונה שלכם, בתוך לשונית הדפדפן.

אז כשאתם מאחדים אצווה של חשבוניות, הדפדפן שלכם קורא אותן לזיכרון על המחשב שלכם, מצרף אותן ממש שם, ומחזיר לכם את התוצאה. נתוני הPDF של הלקוחות לעולם אינם נוסעים. עבור חנות האחראית לפרטים של קונים, זה ההבדל בין עבודה שגרתית לבין העברת נתונים שהייתם צריכים לתת עליה דין וחשבון. הקבצים נשארים על המכונה שלכם כל הזמן.

וזה ניתן לאימות, מה שחשוב אם לקוח או רגולטור שואל איך מטופלים הנתונים שלו. פתחו כל כלי של reader.me, פתחו את כלי המפתחים (F12), וצפו בלשונית Network בזמן שאתם מעבדים קובץ. שום דבר לא מועלה. התנתקו מהאינטרנט וזה עדיין עובד, כי הנתונים מעולם לא עמדו לעזוב.

העבודות היומיומיות, נשמרות פרטיות

• אצוות חשבוניות להנהלת חשבונות. אחדו חודש של חשבוניות ל-PDF מאורגן אחד עבור רואה החשבון שלכם, מקומית.
• כווצו עבור ספקים וזירות מסחר. מסמכי הזמנות וניירת סרוקה נעשים כבדים. כווצו את ה-PDF כדי שיתאים למייל בלי להעלות קודם את פרטי הלקוחות.
• תעדו פרטי חשבונית. צריכים את המספרים או הכתובות מחשבונית עבור המערכת שלכם? חלצו את הטקסט במקום להקליד מחדש, מקומית.
• הפכו ניירת סרוקה לשמישה. קבלה או טופס החזרה סרוק הופך לניתן לחיפוש לאחר OCR, והסריקה נשארת על המכונה שלכם.
• הגנו על מה שאתם שולחים. שולחים אצווה של חשבוניות לקוחות לרואה החשבון? נעלו את ה-PDF בסיסמה ושתפו את המפתח בנפרד.

האמון גדל עם מספר ההזמנות שלכם

העניין עם חנות מקוונת הוא הנפח. הרגל רשלני אינו חשיפה אחת; הוא אחד לכל הזמנה, חוזר מדי יום. העלאת חשבוניות לכלי חינמי מרגישה בלתי מזיקה כי כל קובץ נראה זניח, אבל אתם עושים זאת עם מאות כתובות של לקוחות לאורך זמן. ההיקף השגרתי הוא בדיוק מה שהופך את זה לשווה לעשות נכון.

עבודה בדפדפן מסירה את הסיכון לחלוטין. מסמכי הלקוחות עוברים מההזמנה שלהם למכונה שלכם ואל רואה החשבון או הספק, בלי שום שירות PDF באמצע. אין מדיניות מחיקה חיצונית לסמוך עליה, כי שום דבר לא נשלח. הלקוחות הפקידו בידי החנות שלכם את הפרטים שלהם רק על ידי השלמת הקנייה; שמירת הנתונים האלה על המכונה שלכם, בכל שלב ושלב, היא החלק השקט של הזכייה באמון הזה. פתחו את כלי ה-PDF, עשו את העבודה מקומית, והנתונים של הלקוחות שלכם נשארים היכן שהניחו שיהיו.