אדריכלים ומהנדסים: שמרו תוכניות חסויות על המכשיר שלכם

העבודה שמשרד אדריכלות או הנדסה מייצר היא הערך שלו, וחלק גדול ממנה חי בקובצי PDF. תוכניות קומה, חזיתות, חישובים מבניים, הגשות מכרז, הצעה לתחרות שאסור שתיראה לפני המועד האחרון. מסמכים אלה לעיתים קרובות מכוסים בהסכם סודיות, בסעיף חיסיון של לקוח, או בעובדה המסחרית הפשוטה ששרטוט שדלף עוזר למתחרה ופוגע בכם.

הם גם גדולים. סט שרטוטים כבד, וכאן מתחילה הצרה, כי הצורך היומיומי לכווץ קובץ או לשלב סט הוא מה ששולח את השרטוטים האלה לשרת שלעולם לא היו צריכים לגעת בו.

קבצים גדולים, תכנים רגישים, שילוב גרוע

דמיינו את המשימות הרגילות. פורטל מכרז לא יקבל קובץ מעל גודל מסוים, אז אתם צריכים לדחוס את סט השרטוטים. הלקוח רוצה הכול כ-PDF אחד, אז אתם ממזגים את הגיליונות. יועץ שולח דוח מבני סרוק שצריך להיות ניתן לחיפוש, אז אתם מריצים עליו OCR. כל אחת מהן שגרתית, וכל אחת מהן מפתה אתכם לעבר כלי מקוון חינמי.

הכלי הזה מעלה את הקובץ שלכם. עבור סט תוכניות תחת הסכם סודיות, או הצעה לתחרות תחת אמברגו, הביטוי הועלה לשרת צד שלישי ונמחק מאוחר יותר, סמכו עלינו הוא בעיה אמיתית. חתמתם על הסכם סודיות ואז מסרתם את המסמך החסוי לחברה שאינה צד לו. אם הקובץ גם בעל ערך מסחרי, הנחתם את הקניין הרוחני שלכם על המכשיר של מישהו אחר כדי לחסוך שתי דקות.

reader.me עושה את העבודה היכן שהקובץ כבר נמצא

reader.me רץ בדפדפן שלכם. אין העלאה, כי אין שרת שעושה את העיבוד; המנוע רץ על המחשב שלכם בתוך לשונית הדפדפן.

כשאתם דוחסים סט שרטוטים כבד, הדפדפן שלכם קורא את ה-PDF לזיכרון במכשיר שלכם, דוחס אותו שם בדיוק, ומחזיר לכם את הקובץ הקטן יותר. השרטוטים לעולם אינם עוזבים את המשרד. זהו ההבדל בין הבאת הכלי אל שולחנכם לבין שיגור התוכניות שלכם בשליח לכתובת שאינכם רואים.

אתם יכולים לאמת זאת, וזה חשוב כשלקוח שואל איך אתם מטפלים במסמכים שלו. פתחו כל כלי של reader.me, פתחו את כלי הפיתוח (F12), וצפו בלשונית הרשת (Network) בזמן שאתם מעבדים קובץ. שום דבר אינו מועלה. נתקו את חיבור האינטרנט וזה עדיין עובד, כי הקובץ מעולם לא עמד לנסוע.

משימות ה-PDF היומיומיות של המשרד, נשמרות פרטיות

• דחיסה לפורטל מכרז. סטי שרטוטים עוברים את מגבלות ההעלאה מהר. דחסו את ה-PDF כדי שייכנס בלי לשלוח קודם את התוכניות שלכם לשירות דחיסה.
• שלבו סט גיליונות. מזגו תוכניות, לוחות זמנים ודוחות לתוצר אחד עבור הלקוח או רשות התכנון, באופן מקומי.
• סמנו טיוטות בבירור. מנפיקים סט שאינו סופי? הוסיפו סימן מים טיוטה או חסוי על פני הגיליונות כדי שתדפיס לא יתבלבל עם הגרסה שהונפקה. סימן המים נצרב במכשיר שלכם.
• הפכו דוח סרוק לניתן לחיפוש. דוח חישובים סרוק של יועץ הופך לניתן לחיפוש לאחר OCR, בלי להעלות את העבודה שלו או שלכם.
• נעלו את מה שאתם שולחים החוצה. שולחים תוכניות לקבלן? הגנו על הקובץ בסיסמה ושתפו את המפתח בנפרד, כך שמייל שמועבר הלאה לא יחשוף את הסט.

חיסיון שאתם באמת יכולים לעמוד מאחוריו

הסכם סודיות הוא הבטחה לגבי לאן המידע הולך. רוב המשרדים שומרים עליו בחזיתות המובנות מאליהן, כוננים נעולים, מייל זהיר, אבל כלי PDF מקוון חינמי הוא חריג שקט שמבטל את כל השאר. אתם יכולים להיות זהירים עם כל קובץ ועדיין למסור סט שרטוטים שלם לשרת של זר כי הייתם צריכים אותו מתחת ל-25 מגה-בייט.

עיבוד בדפדפן סוגר את הפער הזה. התוכניות עוברות מהמכשיר שלכם, ללקוח או לפורטל, ולא דרך אף שירות PDF בדרך. כשלקוח שואל, או כשהסכם סודיות מחייב אתכם לאשר, אתם יכולים לומר בפשטות שהמסמכים לא הועלו לשום מקום. אין מדיניות מחיקה של צד שלישי להסתמך עליה, כי שום דבר לא נשלח כדי להימחק.

השרטוטים שלכם הם הנכס

עבור משרד, הקבצים אינם רק חסויים, הם המוצר. העיצוב, הפירוט ושיקול הדעת ההנדסי הצרובים בסט גיליונות הם מה שלקוחות משלמים עבורו ומה שמתחרים ישמחו לראות מוקדם. התייחסות מזלזלת לקבצים האלה כי המשימה הרגישה קטנה היא הדרך שבה עבודה טובה דולפת.

המשימות לא ייפסקו. תמיד תהיה מגבלת פורטל לעבור, סט למזג, סריקה להריץ עליה OCR. בצעו אותן בדפדפן שלכם, בכלי ששומר את הקובץ על המכשיר שלכם, והתוכניות שלכם נשארות היכן שהן שייכות: בתוך המשרד ששרטט אותן.