建築家とエンジニアへ：機密の図面を自分のマシンにとどめる

建築や工学の設計事務所が生み出す仕事は、その事務所の価値そのものであり、その多くはPDFの中に存在します。平面図、立面図、構造計算、入札提出書類、締切前に見られてはならないコンペの応募案。これらの文書は、NDA、顧客との守秘条項、あるいは「図面が漏れれば競合を利し、自分が損をする」という単純な商業上の事実によって、しばしば守られています。

それらはまた、大きいのです。図面一式は重く、そこから問題が始まります。なぜなら、ファイルを縮小したり一式をまとめたりという日常的な必要こそが、それらの図面を決して触れさせてはならないサーバーへと送り出すからです。

大きなファイル、機密の中身、悪い組み合わせ

ありふれた作業を思い浮かべてください。入札ポータルが一定サイズを超えるファイルを受け付けないので、図面一式を圧縮する必要がある。顧客がすべてを1つのPDFで欲しがるので、シートを結合する。コンサルタントが検索可能にする必要のあるスキャンした構造報告書を送ってきたので、OCRする。どれも日常的で、どれもあなたを無料のオンラインツールへと誘惑します。

そのツールはあなたのファイルをアップロードします。NDA下の図面一式や、エンバーゴ下のコンペ応募案にとって、「第三者のサーバーにアップロードされ、あとで削除します、信じてください」というのは正真正銘の問題です。あなたは守秘契約に署名し、その上でその機密文書を、契約の当事者ですらない会社に渡してしまったのです。そのファイルが商業的にも価値あるものであれば、2分を節約するために、自分の知的財産を他人のマシンに置いたことになります。

reader.me はファイルがすでにある場所で作業する

reader.me はあなたのブラウザー内で動作します。処理をするサーバーが存在しないため、アップロードがありません。エンジンはあなた自身のコンピューター上、ブラウザーのタブ内で動きます。

重い図面一式を圧縮するとき、ブラウザーはあなたのマシン上のメモリーにPDFを読み込み、その場で圧縮し、より小さくなったファイルを返します。図面が事務所から出ることは一度もありません。これは、道具を自分の机に持ってくるのと、図面を見えない住所へ配送するのとの違いです。

これは検証できます。顧客が自分たちの文書をどう扱っているか尋ねてきたときに、それは重要です。reader.me のどのツールでも開いて、開発者ツール（F12）を開き、ファイルを処理しながら「ネットワーク」タブを見てください。何もアップロードされません。インターネット接続を切っても動作します。ファイルがそもそも移動するはずがなかったからです。

事務所の日常的なPDF作業を、プライベートに

• 入札ポータル向けに圧縮する。 図面一式はあっという間にアップロード上限を超えます。図面を先に圧縮サービスへ送ることなく、PDFを圧縮して上限に収めましょう。
• シート一式をまとめる。 図面、工程表、報告書を顧客や行政の建築主事向けの1つの成果物にローカルで結合します。
• 下書きを明確に示す。 最終版でない一式を発行しますか？シート全体に「DRAFT」や「CONFIDENTIAL」の透かしを入れて、印刷物が発行版と取り違えられないようにしましょう。透かしはあなたのマシン上で焼き込まれます。
• スキャンした報告書を検索可能にする。 コンサルタントのスキャンした計算書は、OCR後に検索可能になります。相手の仕事も自分の仕事もアップロードすることなくです。
• 送り出すものをロックする。 図面を施工業者に送りますか？ファイルをパスワードで保護し、鍵は別途共有しましょう。そうすれば、転送されたメールが一式を露出させることはありません。

本当に裏付けられる機密保持

NDAは、情報がどこへ行くかについての約束です。ほとんどの事務所は、暗号化されたドライブや慎重なメールといった目立つ部分ではそれを守っています。しかし無料のオンラインPDFツールは、その他すべてを台無しにするひそかな例外です。すべてのファイルに注意を払っていても、25メガバイト未満に収める必要があったというだけで、図面一式まるごとを見知らぬ人のサーバーに渡してしまうことがあるのです。

ブラウザー内での処理は、その隙間を埋めます。図面はあなたのマシンから、顧客やポータルへと進み、その間にどんなPDFサービスも経由しません。顧客が尋ねてきたとき、あるいはNDAが確認を求めるとき、文書はどこにもアップロードされなかったと、はっきり言えます。頼るべき第三者の削除ポリシーもありません。何も送られていないので、削除すべきものがないのです。

あなたの図面こそが資産

事務所にとって、ファイルは単に機密であるだけでなく、それが製品そのものです。一式のシートに焼き込まれたデザイン、ディテール、工学的判断こそが、顧客が対価を払うものであり、競合が早く見たがるものです。作業が小さく感じられたからといってそれらのファイルを軽々しく扱うことが、優れた仕事が漏れる原因になります。

作業がなくなることはありません。打ち破るべきポータルの上限、結合すべき一式、OCRすべきスキャンは、これからも常にあります。それらをあなたのブラウザー内で、ファイルをあなたのマシンにとどめるツールで行えば、図面はあるべき場所、つまりそれを描いた事務所の中にとどまります。