ביטוח: טפלו בפוליסות ובתביעות בלי להעלות נתוני לקוחות

ביטוח הוא עסק של ניירת, והניירת אישית. תיק תביעה בודד יכול להכיל את שמו המלא ואת כתובתו של לקוח, את פרטי הבנק שלו, דוח רפואי, תמונות של תאונה, סריקת תעודת זהות, דוח משטרתי. בקשה לפוליסה מרכזת תמונה פיננסית ובריאותית של אדם בחבילה אחת. סוכנים, שמאים ועובדי סוכנות מעבירים מסמכים כאלה לאורך כל היום.

ולאורך כל היום יש משימות PDF קטנות לבצע איתם. למזג את מסמכי התביעה לקובץ אחד עבור החתם. לדחוס תיקיית תמונות כדי שתיכנס למייל. להפוך דוח רפואי סרוק לניתן לחיפוש. הדרך המהירה לבצע כל אחת מאלה היא כלי מקוון, וזה בדיוק המקום שבו נתונים אישיים חומקים בשקט מידי הסוכנות.

מה מונח על הכף כשתיק תביעה עובר לשרת

תיק תביעה אינו מסמך גנרי. במקרים רבים מדובר במידע אישי מסיווג מיוחד, במיוחד מידע רפואי, והוא שייך למישהו שהפקיד אותו בידי הסוכנות. תקנות הגנת מידע מתייחסות אליו בהתאם: אתם אחראים לאן הוא הולך ומי מעבד אותו.

כלי PDF מקוון חינמי טיפוסי עובד באמצעות העלאת הקובץ לשרת שלו, עיבודו שם, ומחיקתו מאוחר יותר לפי לוח זמנים שאתם לא יכולים לאמת. לתביעה עם היסטוריה רפואית של לקוח ותעודת זהות בתוכה, זוהי העברה לצד שלישי לא ידוע, מהסוג שהופך לאירוע בר-דיווח אם משהו משתבש, ולשיחה קשה עם לקוח שהנתונים שלו הגיעו למקום שלא היו צריכים. זה היה רק כדי לדחוס את התמונות אינו הגנה שמישהו רוצה למסור.

איך reader.me משנה את המשוואה

reader.me רץ כולו בדפדפן שלכם. אין העלאה כי אין שרת שעושה את העבודה; המנוע רץ על המחשב שלכם, בתוך לשונית הדפדפן.

כך שכאשר אתם ממזגים את מסמכי התביעה, הדפדפן שלכם קורא את הקבצים לזיכרון במכשיר שלכם, מאחד אותם שם בדיוק, ונותן לכם את התוצאה. הנתונים של הלקוח לעולם אינם נוסעים. עבור סוכנות, זה ההבדל בין משימה שגרתית לבין העברת נתונים שתצטרכו לתת עליה דין וחשבון. הקובץ נשאר בתוך המשרד שלכם כל הזמן.

אתם יכולים להוכיח זאת לעצמכם, וגם לקצין ציות. פתחו כל כלי של reader.me, פתחו את כלי הפיתוח (F12), וצפו בלשונית הרשת (Network) בזמן שאתם מעבדים תיק תביעה. שום דבר אינו מועלה. נתקו לחלוטין מהאינטרנט וזה עדיין עובד, כי הנתונים מלכתחילה מעולם לא עזבו.

משימות הביטוח היומיומיות, נשמרות בבית

• הרכיבו תיק תביעה. מזגו את הדוח, התמונות, הקבלות והטפסים ל-PDF נקי אחד עבור החתם, באופן מקומי.
• דחיסה לשליחה. תמונות תאונה וסריקות יוצרות קבצים כבדים. דחסו אותן כדי שייכנסו למייל או למגבלת פורטל בלי להעלות קודם את מסמכי הלקוח.
• הפכו דוח סרוק לניתן לחיפוש. דוח רפואי שנשלח בפקס או סרוק הוא רק תמונה עד שתריצו OCR, כדי שתוכלו לחפש ולהפנות אליו. הסריקה נשארת על המכשיר שלכם.
• החתימו פוליסה. הוסיפו חתימה למסמך פוליסה או לטופס תביעה באמצעות כלי החתימה, בלי הדפסה, בלי שירות חתימה צד שלישי שמחזיק את הקובץ.
• הגנו על מה שאתם שולחים. שולחים במייל פוליסה עם נתונים אישיים ללקוח? נעלו אותה בסיסמה קודם ושתפו את המפתח בערוץ אחר.

כך נראית מזעור נתונים בפועל

דיבורים על הגנת מידע יכולים להרגיש מופשטים עד שזה יום שלישי ויש לכם ארבעים תביעות לעבד. העיקרון המעשי שמתחתם פשוט: נתוני לקוחות צריכים לעבור בכמה שפחות ידיים. כל שרת שקובץ עובר דרכו הוא עוד גורם שעלול להיפרץ, להיות מזומן לבית משפט, או פשוט להיות רשלן.

עיבוד בדפדפן הוא הגרסה הנקייה ביותר של העיקרון הזה. מספר הגורמים הנוספים המטפלים בקובץ אינו מצטמצם לכמה מהימנים; הוא אפס. המסמך עובר מהלקוח, למכשיר שלכם, לאן שהוא אמור להגיע בסוף, ולא דרך אף שירות PDF בדרך.

עבור סוכנויות והאנשים שלהם הן עונות

אם אתם מנהלים סוכנות, על זה גם קל יותר לעמוד. אתם יכולים לומר ללקוח, בכנות, שהתביעה שלו טופלה בלי שהועלתה לשירותים חיצוניים. אתם יכולים להראות למבקר שהכלי שאתם משתמשים בו אינו משדר קבצים. אינכם נשענים על הבטחת מחיקה של צד שלישי; אין מה למחוק כי שום דבר לא נשלח.

ביטוח תמיד יהיה שיטפון של קובצי PDF מלאים בפרטים הרגישים ביותר של אנשים אחרים. המשימות לא משתנות. לאן הקבצים הולכים, כן יכול להשתנות. פתחו את כלי ה-PDF, בצעו את העבודה בדפדפן, ושמרו על נתוני הלקוחות שלכם היכן שהם נתנו בכם אמון שתשמרו עליהם.