כיצד לאחד קבלות סרוקות ל-PDF אחד לדוחות הוצאות

סוף החודש הגיע ובטלפון שלכם ערימת תמונות של קבלות: מונית, חשבונית מלון, שתי ארוחות צהריים, מחסנית דיו שמישהו אילץ אתכם לקנות ברגע האחרון. מערכת ההוצאות דורשת קובץ אחד לדוח, לא ארבע עשרה תמונות עקומות בשם IMG_4821 עד IMG_4834. אז בסוף אתם נאבקים עם אפליקציית טלפון שחותכת גרוע, או פותחים מחשב נייד ועושים את זה כמו שצריך.

לעשות את זה כמו שצריך מהיר יותר משנדמה, וזה פותר בעיה שאנשים לא חושבים עליה עד שהיא תוקפת אותם: התמונות האלה בדרך כלל מכילות מספר כרטיס אשראי, כתובת מלון, לפעמים שם מלא וחתימה. זה לא הדבר שרוצים להעביר דרך ממיר אקראי באינטרנט.

למה קובץ PDF אחד עדיף על תיקיית תמונות

צוותי כספים מעבדים דוחות הוצאות, הם לא חוקרים אותם. קובץ PDF אחד עם כל הקבלות בסדר, בכיוון הנכון, הוא משהו שבודק יכול לפתוח פעם אחת ולבדוק תוך שלושים שניות. תיקייה של תמונות בודדות, חלקן על הצד, חלקן מטושטשות, חלקן כפולות כי צילמתם את אותה קבלה בטעות פעמיים, מזמינה שאלות ומעכבת את ההחזר שלכם.

יש גם היבט ביקורת. חברות רבות מחויבות לשמור ראיות להוצאות במשך שנים. תיקיית תמונות שכל מי שיש לו גישה יכול לסדר מחדש, למחוק או לשנות את שמה אינה ראיה טובה. קובץ PDF אחד, מאוחד ועם מספור עמודים, קרוב הרבה יותר למה שמבקר באמת רוצה לראות.

תהליך העבודה

אין צורך להמיר כל קבלה בנפרד ואז לאחד את התוצאות. עשו זאת בשני צעדים קצרים.

1. הפכו את התמונות שלכם ל-PDF. פתחו את תמונות ל-PDF והכניסו את תמונות הקבלות שלכם. הסדר חשוב כאן, רוב הכלים מאפשרים לגרור תמונות ממוזערות, אז סדרו אותן ברצף שדוח ההוצאות שלכם מצפה לו: כרונולוגי הוא בדרך כלל הבטוח ביותר. אם כמה צילומים יצאו על הצד, סובבו אותם לפני האיחוד, הרבה יותר קל לתקן עמוד אחד עכשיו מאשר לשים לב לזה מאוחר יותר קבור בתוך קובץ בן שנים עשר עמודים.

2. כווצו את הקובץ לפני שאתם מגישים אותו. מצלמות טלפון מייצרות תמונות גדולות, ותריסר מהן מוערמות ל-PDF יכולות בקלות להגיע ל-20-30 מגה-בייט. רוב פורטלי ההוצאות מגבילים העלאות הרבה מתחת לזה, וגם צירופי דוא“ל נחנקים מזה. הריצו את התוצאה דרך דחיסת PDF ובדרך כלל תסיימו עם קובץ בשבריר מהגודל, עדיין קריא לחלוטין למי שבודק אותו. קבלות לא צריכות איכות הדפסה, הן צריכות להיות קריאות, אז הגדרת דחיסה אגרסיבית בדרך כלל בסדר גמור כאן.

זהו כל התהליך: תמונות בכניסה, PDF אחד ביציאה, קטן מספיק כדי לצרף בכל מקום.

כמה דברים שהופכים את התוצאה לנקייה יותר

חתכו את השולחן, הארנק, קצה היד שלכם לפני האיחוד, אם אפליקציית המצלמה שלכם מאפשרת זאת. זה דבר קטן אבל הוא גורם ל-PDF הסופי להיראות מכוון ולא כמו ערימת תצלומים. אם מערכת ההוצאות שלכם מבקשת קבלות מקובצות לפי קטגוריה (נסיעות, ארוחות, ציוד), כדאי לבנות PDF קטן ונפרד לכל קטגוריה במקום קובץ ענק אחד עם חמישים עמודים בסדר אקראי, הבודקים יודו לכם.

אם אתם מטפלים בדוחות הוצאות עבור אנשים אחרים, נניח שאתם מנהלי משרד שאוספים קבלות מצוות שלם, התאפקו מהדחף להעביר פשוט את כל התמונות של כולם לתיקייה משותפת. אחדו את הקבלות של כל אדם לקובץ PDF משלו תוך כדי עבודה. זה מסודר יותר, וזה אומר שאתם לא יושבים על תיקייה של פרטי תשלום של אנשים אחרים יותר זמן מהנדרש.

למה עשיית זה בדפדפן חשובה

תמונות קבלות הן מידע פיננסי אישי, פרטי כרטיס, מיקומי רכישה, לפעמים כתובת בית על פתק משלוח. הרבה כלים חינמיים “לאחד את התמונות שלי ל-PDF” באינטרנט פועלים על ידי העלאת הקבצים שלכם לשרת כלשהו, עיבוד שלהם, ושליחת קישור בחזרה. אין לכם מושג כמה זמן התמונות האלה יושבות שם או מי עוד יכול לראות אותן.

Reader.me פועל לחלוטין בדפדפן שלכם. כשאתם מאחדים או דוחסים את הקבלות שלכם, התמונות לעולם לא עוזבות את המכשיר שלכם, אין העלאה, אין עותק בצד השרת, אין המתנה לתור של מישהו אחר. תוכלו לבדוק זאת בעצמכם: פתחו את כלי הפיתוח של הדפדפן, צפו בלשונית הרשת בזמן עיבוד קובץ, ותראו שכלום לא יוצא. אם אתם מעדיפים לא לקחת את המילה שלנו, נתקו את החיבור לאינטרנט ונסו, הכלים עדיין עובדים במצב לא מקוון.

בפעם הבאה שדוח ההוצאות מגיע, דלגו על תיקיית התמונות הבודדות. אחדו את הקבלות, כווצו את הקובץ, הגישו, סיימתם.