Secteur public : traiter les dossiers des citoyens sans téléverser leurs données

Une administration publique détient certaines des données les plus sensibles qui soient, et elle n’a pas le choix. Une demande d’aide expose toute la situation financière d’une personne. Un dossier peut contenir le scan d’une pièce d’identité, un certificat médical, un extrait de casier judiciaire, les coordonnées d’un enfant. Les citoyens ne consentent pas librement à transmettre tout cela : ils y sont obligés pour obtenir un service auquel ils ont droit. Cela relève le niveau d’exigence quant à la manière dont leurs dossiers sont manipulés.

Et puis un agent a une tâche tout à fait ordinaire à accomplir. Fusionner les documents d’un dossier en un seul PDF. Compresser un dossier scanné pour qu’il passe par la messagerie. Rendre un vieux document numérisé consultable. La méthode rapide pour chacune de ces opérations, c’est un outil en ligne gratuit, et c’est précisément cette méthode rapide qui fait atterrir les données d’un citoyen sur un serveur que l’administration n’a jamais vérifié.

Une norme différente s’applique ici

Quand une entreprise privée est négligente avec des données, c’est une fuite. Quand un organisme public est négligent avec les données des citoyens, c’est aussi une trahison d’une confiance que les gens n’ont pas pu refuser d’accorder. Les données ont été collectées en vertu d’une autorité légale, souvent sans véritable alternative pour la personne, et cela s’accompagne d’un devoir de protection plus élevé, et non plus faible, que celui du secteur privé.

Un outil PDF en ligne classique téléverse le fichier sur son serveur, le traite là-bas, puis le supprime plus tard selon un calendrier que personne ne peut vérifier. Pour le dossier d’un citoyen, c’est un transfert de données personnelles vers un tiers inconnu, souvent situé dans une autre juridiction, régi par des conditions que personne au bureau n’a lues. C’est exactement le type de traitement incontrôlé que les règles de protection des données du secteur public existent pour empêcher. « C’était juste pour fusionner le PDF » n’est pas une phrase que vous voulez voir figurer dans un rapport d’incident.

Comment reader.me s’intègre au secteur public

reader.me fonctionne entièrement dans le navigateur. Il n’y a pas de téléversement parce qu’aucun serveur ne fait le travail : le moteur tourne sur la machine du bureau, à l’intérieur de l’onglet du navigateur.

Ainsi, quand un agent fusionne un dossier, le navigateur lit les documents en mémoire sur cet ordinateur, les combine sur place et produit le résultat. Le PDF du citoyen ne voyage jamais. Pour un organisme public, c’est toute la différence entre un travail de routine et un transfert de données déclarable. Le fichier reste à l’intérieur du bureau du début à la fin.

Et c’est vérifiable, ce qui compte quand un délégué à la protection des données ou un auditeur pose la question. Ouvrez n’importe quel outil reader.me, ouvrez les outils de développement (F12) et observez l’onglet Réseau pendant le traitement d’un fichier. Rien ne part. Déconnectez la machine d’Internet et l’outil fonctionne toujours, parce que les données n’allaient de toute façon jamais quitter l’appareil.

Les tâches quotidiennes du bureau, gardées en interne

• Constituer un dossier. Fusionnez la demande, les pièces justificatives et la correspondance en un seul PDF, en local.
• Compresser pour les systèmes internes. Les fichiers scannés sont lourds et les limites de la messagerie ou de la gestion documentaire sont bien réelles. Compressez le PDF sans envoyer au préalable les documents du citoyen où que ce soit.
• Rendre une archive consultable. Les vieux fichiers numérisés deviennent consultables après OCR, pour que le personnel retrouve vraiment ce dont il a besoin. Le scan reste sur la machine.
• Apposer une signature officielle. Signez une décision ou un formulaire avec l’outil de signature, sans qu’aucun service de signature tiers ne détienne le document.
• Protéger ce que vous envoyez. Vous renvoyez à un citoyen son propre dossier, ou vous transmettez un fichier d’un service à l’autre ? Verrouillez-le avec un mot de passe et communiquez la clé par un canal séparé.

Une traçabilité intégrée, pas promise

Les organismes publics doivent pouvoir rendre compte de ce qu’il advient des données qu’ils détiennent. C’est difficile à faire honnêtement quand une partie du flux de travail passe par des serveurs extérieurs dont vous prenez les politiques de suppression au mot. Le traitement dans le navigateur comble cette faille : il n’y a aucun tiers dont rendre compte, parce qu’il n’y en a aucun. Le fichier passe du citoyen à la machine du bureau, puis là où il doit aller, sans qu’aucun service PDF ne s’interpose.

Un agent ne devrait pas non plus avoir à choisir entre faire le travail et protéger la personne dont c’est le dossier. Un outil qui tourne en local supprime ce choix. Le citoyen a transmis ses données parce qu’il y était obligé. Les garder à l’intérieur du bureau, à chaque étape, est le minimum que l’administration lui doit. Ouvrez les outils PDF, faites le travail dans le navigateur, et les données restent là où la confiance publique exige qu’elles restent.