Le PDF à l'école : la confidentialité pour les enseignants et les établissements

C’est la dernière semaine de cours. Une enseignante a trente bulletins sous forme de PDF séparés et doit les réunir en un seul fichier pour le dossier de la classe. L’ordinateur de l’école n’a rien d’installé pour ça, alors elle cherche « fusionner PDF », ouvre le premier résultat, glisse trente documents remplis de noms d’élèves, de notes et d’appréciations de comportement, et clique sur le bouton.

Le fichier fusionné se télécharge. Le dossier est à jour. Personne ne remarque rien. Mais ces trente bulletins viennent de quitter l’école pour atterrir sur le serveur d’une entreprise dont l’enseignante n’a jamais entendu parler, et chacun d’eux concernait un enfant.

Ceci n’est pas un avis juridique et je ne suis pas votre déléguée à la protection des données. Chaque école a sa propre politique et son propre DPO à qui rendre des comptes. Mais l’éducation repose sur des données concernant des mineurs, et c’est précisément le type de données que la loi protège le plus étroitement. Il vaut donc la peine d’être clair sur ce qui est en jeu avant que la prochaine échéance ne pousse quelqu’un vers un outil pris au hasard.

Les PDF scolaires sont pleins de données d’enfants

Pensez à ce qu’une école produit sur papier et à l’écran chaque semaine. Des bulletins avec des notes. Des dossiers d’élèves avec adresses et dates de naissance. Des autorisations de sortie. Des fiches médicales et d’allergies. Des notes de protection de l’enfance. Des informations sur les aides à la restauration scolaire. Des plans d’accompagnement pour les besoins éducatifs particuliers. La quasi-totalité identifie un enfant précis, et une bonne partie touche à ce que la loi considère comme particulièrement sensible, comme la santé.

Le RGPD accorde aux données des enfants une protection à part. Le raisonnement est limpide : les enfants sont moins conscients des risques, et les conséquences d’une fuite les suivent pendant des années. Un bulletin divulgué ne se réinitialise pas comme un mot de passe. Une note de protection de l’enfance rendue publique peut causer un véritable préjudice. Alors quand une école manipule ces fichiers, le niveau d’exigence pour le faire avec soin est plus élevé que pour presque tout le reste.

Et c’est l’école qui en porte la responsabilité. En vertu du RGPD, l’école est le responsable du traitement de ces données. Ce devoir ne se met pas en pause parce qu’on est en juillet, que tout le monde est fatigué et que la fusion doit être faite maintenant.

Ce qu’un site de téléversement fait du fichier

Quand ce PDF part vers un outil en ligne, il échappe au contrôle de l’école. Il voyage vers un serveur que l’école ne gère pas, il y est traité, et il peut être mis en cache, mis en file d’attente ou copié avant que quoi que ce soit ne revienne. L’entreprise derrière l’outil devient un sous-traitant agissant pour le compte de l’école, et l’école reste le responsable du traitement, comptable de l’ensemble.

Cet arrangement vient avec des contreparties. L’école est censée avoir un contrat écrit avec ce sous-traitant, précisant ce qu’il peut faire des données et quand il les supprime. Pour un outil gratuit trouvé via une recherche, l’école n’a rien de tout cela. Pas de contrat, aucune idée de l’emplacement des serveurs, aucun moyen de dire qui d’autre peut accéder au fichier. Si ces serveurs se trouvent hors de l’UE, l’école a en plus réalisé un transfert international de données d’enfants, et c’est le genre d’opération que le RGPD entoure du plus de précautions.

Si des données d’élèves se retrouvent exposées via un service dont l’école ne pouvait pas répondre, cela peut constituer une violation de données à caractère personnel. Les violations impliquant des enfants sont celles que les autorités et les parents prennent le plus mal. Notifications, enquête et un courrier très embarrassant aux familles découlent tous d’un seul téléversement précipité.

Le plus exaspérant, c’est que la tâche elle-même, fusionner ou protéger quelques fichiers, n’avait jamais besoin de sortir de l’établissement.

Faites le travail PDF de l’école sur votre propre machine

Voici la solution, et elle est plus légère que le problème. Si le PDF ne quitte jamais votre appareil, aucun sous-traitant extérieur n’y touche. Pas de contrat à courir après, pas de transfert à justifier, aucun tiers susceptible de divulguer le dossier d’un enfant. L’école reste le responsable du traitement et doit toujours aux élèves le soin habituel, mais toute une couche de risque n’existe tout simplement plus, parce que les données sont restées là où elles étaient.

C’est l’idée derrière les outils qui s’exécutent entièrement dans votre navigateur. Le code fait le travail en local, dans la mémoire de votre ordinateur, et le fichier ne bouge pas. C’est ainsi que nous avons conçu reader.me. Quand vous fusionnez ou protégez un PDF scolaire, il est traité dans votre navigateur et n’atteint jamais l’un de nos serveurs. Si vous voulez une preuve, ouvrez les DevTools de votre navigateur, surveillez l’onglet Réseau pendant que vous travaillez, et vous ne verrez rien partir avec votre document.

Trois tâches couvrent l’essentiel de ce dont une école a besoin :

• Réunissez tous ces bulletins en un seul document avec fusionner PDF, directement sur l’ordinateur portable, sans aucun téléversement.
• Verrouillez un fichier sensible avant qu’il n’aille où que ce soit en ajoutant un mot de passe avec protéger PDF, pour qu’une autorisation de sortie ou un dossier soit chiffré avant d’atteindre la boîte mail d’un parent.
• Ajoutez votre signature à un formulaire ou à un courrier avec signer PDF sans imprimer, scanner ni envoyer d’abord le document à un inconnu.

Quelques habitudes pour la salle des profs

• Traitez chaque document d’élève comme une donnée concernant un mineur. Bulletins, dossiers, fiches de sortie et plans d’accompagnement comptent tous, même une seule page scannée.
• Ne glissez jamais un fichier d’élève dans un outil en ligne pris au hasard. Pas de contrat et pas d’emplacement de serveur clair, cela signifie que les données des enfants n’y vont pas, point final.
• Privilégiez par défaut les outils qui s’exécutent dans votre navigateur pour les tâches courantes comme fusionner, protéger et signer. Si ça marche en local, il n’y a aucun sous-traitant à évaluer et rien ne franchit de frontière.
• Verrouillez les fichiers avant de les envoyer aux familles. Un mot de passe sur le PDF vaut mieux qu’une pièce jointe ouverte sur une liste de diffusion de classe.
• Vérifiez auprès de la personne chargée de la protection des données dans votre école avant d’adopter un outil pour les fichiers d’élèves. Elle vous en remerciera.

Les règles autour des données des enfants paraissent lourdes, et elles le sont, parce que les données le sont. Mais la solution quotidienne est minime. Gardez le fichier sur votre machine, utilisez des outils qui ne téléversent pas, et la partie la plus lourde du problème ne vous atteint jamais. Si vous voulez la version longue de la manière dont le téléversement déclenche ces obligations, j’ai écrit séparément sur le RGPD et le téléversement de PDF.