Cabinets financiers et de conseil : des PDF avec des données bancaires, gardés privés
Relevés bancaires, déclarations fiscales, attestations de compte. Le conseil financier repose sur des PDF remplis de données bancaires. Voici comment les manipuler et les signer sans rien téléverser.
Un cabinet financier fonctionne avec des documents qui se lisent comme la carte de toute une vie. Des relevés bancaires montrant chaque café et chaque virement de salaire. Des déclarations fiscales. Des attestations de titularité de compte. Des contrats de prêt avec des IBAN imprimés en haut de page. Des récapitulatifs d’investissement avec des soldes au centime près. Si vous travaillez dans le conseil, la gestion de patrimoine ou la planification financière, c’est votre matière première, et presque tout arrive sous forme de PDF.
Vient ensuite la partie ennuyeuse. Le relevé doit voir ses trois derniers mois fusionnés en un seul fichier. Le mandat signé doit être compressé pour respecter la limite de téléversement d’un portail. La lettre de mission a besoin d’une signature avant que la banque ne bouge. Rien de tout cela n’est compliqué. La question, c’est où ça se passe.
Ce qui est réellement imprimé sur ces pages
Il est utile d’être précis sur ce qui figure sur la page quand un PDF financier quitte vos mains.
Un seul relevé bancaire porte généralement le numéro de compte complet ou l’IBAN, le nom et l’adresse du titulaire, et un relevé opération par opération de la façon dont cette personne vit. Une déclaration fiscale y ajoute le numéro d’identification national, les revenus déclarés, les déductions, et souvent aussi les informations d’un conjoint. Une attestation de compte relie un être humain réel à un solde réel. Réunissez-en quelques-uns et vous avez de quoi usurper l’identité de quelqu’un auprès de sa propre banque, ou dresser un profil terriblement complet de ses finances.
Voilà les données que vous déplacez chaque fois que vous mettez en ordre un PDF avant de le transmettre.
Le téléversement que personne ne perçoit comme un téléversement
La plupart des outils PDF en ligne fonctionnent de la même manière sous le capot. Votre fichier monte vers leur serveur, la fusion ou la compression s’y exécute, et le résultat redescend. La page qui promet « fichiers supprimés au bout d’une heure » le pense peut-être vraiment. Vous ne pouvez toujours pas le vérifier, et une autorité de contrôle n’acceptera pas « le site le disait » comme diligence raisonnable.
Une fois que le relevé bancaire d’un client se trouve sur le serveur d’un tiers, ne serait-ce qu’une minute, le contrôle est perdu. Journaux et sauvegardes peuvent conserver des copies au-delà du délai promis. Le serveur peut être piraté. L’outil peut tourner sur une infrastructure qu’il ne possède pas, faisant transiter le fichier par des files de stockage et de traitement dont personne ne vous a parlé. Un relevé qui ne quitte jamais votre machine ne peut pas refaire surface dans une fuite ailleurs.
Pour les cabinets financiers, ce n’est pas une inquiétude abstraite. Vous êtes une entreprise réglementée qui manipule exactement les données les plus convoitées par les réseaux de fraude. Un numéro de compte et un nom tirés d’un relevé divulgué constituent un point de départ pour de l’ingénierie sociale contre la banque du client. La fuite n’a pas besoin d’être la vôtre pour que les retombées vous tombent dessus.
Ce que les règles attendent de vous
Quand un cabinet financier ou de conseil manipule les documents d’un client, le RGPD traite ces données comme quelque chose que vous détenez en confiance, pas comme quelque chose que vous pouvez faire transiter par n’importe quel site gratuit parce qu’il est rapide. Vous traitez des données à caractère personnel pour le compte d’autrui, et cela s’accompagne d’obligations.
Vous êtes tenu d’appliquer des mesures techniques appropriées pour les sécuriser (article 32). Les données financières pèsent davantage, parce que le préjudice causé par une exposition est direct et immédiat. Vous êtes censé connaître chaque partie de la chaîne, et un site PDF pris au hasard qui reçoit un fichier téléversé est un tiers dans cette chaîne, le plus souvent sans contrat et sans savoir qui vous êtes. Si ce site est piraté, c’est le client dont le relevé a été exposé qui paie, et c’est votre cabinet qui doit expliquer pourquoi le fichier était là.
Téléverser la déclaration fiscale d’un client vers un outil inconnu pour gagner trente secondes est difficile à défendre devant qui que ce soit qui poserait la question plus tard. La plupart des gens qui le font n’ont simplement jamais imaginé le fichier quitter les lieux. L’outil ressemblait à une calculatrice.
Gardez le fichier sur l’appareil
Il existe un autre type d’outil PDF. Au lieu d’envoyer votre fichier à un serveur, il exécute toute l’opération à l’intérieur du navigateur. Le code se télécharge une fois sur votre appareil, le PDF s’ouvre et se modifie dans la mémoire du navigateur, et le fichier terminé s’enregistre directement sur la même machine. Le document ne voyage jamais.
C’est ainsi que fonctionne reader.me, et c’est pourquoi il convient aux documents financiers. Quand vous compressez un PDF pour faire passer un mandat signé sous la limite de taille d’un portail, le fichier est traité sur votre ordinateur, dans votre navigateur. Rien n’est téléversé chez nous, parce qu’il n’y a pas d’étape serveur vers laquelle téléverser. Fermez l’onglet et la mémoire de travail disparaît.
Vous n’avez pas à le croire sur parole. Ouvrez les DevTools du navigateur, allez dans l’onglet Réseau, lancez une compression, et observez. Aucune requête n’emporte votre fichier. Si le relevé bancaire ne se trouve dans le corps d’aucune requête, c’est qu’il n’a été envoyé nulle part. C’est une vérification que vous pouvez faire une fois et montrer à votre responsable conformité.
Protéger et signer, toujours sur votre machine
Deux tâches reviennent en permanence dans le travail financier, et toutes deux peuvent rester en local.
La première, c’est de verrouiller un fichier. Avant d’envoyer par e-mail à un client son relevé ou de transmettre une synthèse fiscale à un tiers, vous pouvez ajouter un mot de passe au PDF pour que seule la personne visée l’ouvre. Le chiffrement est appliqué dans votre navigateur, sur votre appareil. L’original non protégé ne quitte jamais votre machine, et le mot de passe non plus.
La seconde, c’est la signature. Lettres de mission, mandats et autorisations ont tous besoin d’une signature, et le réflexe habituel est d’imprimer, signer, scanner et téléverser vers un site de signature. Vous pouvez plutôt signer le PDF dans le navigateur, déposer votre signature sur la page et enregistrer le fichier signé en local. Pas d’imprimante, pas de téléversement, aucun tiers détenant un document qui autorise des mouvements d’argent.
Faites-en une habitude, pas un cas isolé
Le changement est minime. Avant qu’un PDF financier de client ne passe dans un outil web, demandez-vous s’il est traité dans le navigateur ou sur un serveur. Si vous ne pouvez pas le dire, faites une fois le test des DevTools et tranchez la question. Choisissez un outil côté client et faites-en le réglage par défaut du cabinet, puis inscrivez-le dans vos procédures pour qu’il survive à la prochaine recrue.
C’est plus rapide de toute façon. Pas d’aller-retour de téléversement et de téléchargement, et ça continue de fonctionner quand la connexion du bureau tombe. Pour un document qui énumère l’IBAN d’un client et trois mois de ses dépenses, bien faire les choses n’est pas du travail en plus. C’est le travail.
Pour la vue d’ensemble sur les raisons pour lesquelles téléverser des fichiers sensibles pose problème en premier lieu, lisez notre article sur le RGPD et le téléversement de PDF.