Freelances : factures et contrats en PDF, rien de téléversé

Quand vous travaillez à votre compte, vous êtes aussi votre propre service administratif. Personne d’autre n’envoie la facture, ne relance pour la signature ni ne réduit le fichier pour qu’il tienne dans la boîte mail d’un client. C’est vous, en général en fin de journée, à un moment où vous préféreriez faire du travail réellement rémunéré.

L’essentiel de cette administration repose sur des PDF. La facture que vous envoyez. Le contrat que vous signez avant de commencer. Le devis qu’un client a demandé la semaine dernière. Et la façon la plus rapide de traiter ces PDF, pour beaucoup de freelances, c’est le premier site gratuit qui apparaît dans la recherche. On glisse le fichier, on clique sur un bouton, on télécharge, on envoie. Terminé.

Sauf que ces fichiers ont votre nom, votre numéro de TVA, vos coordonnées bancaires, l’entreprise de votre client et vos tarifs, étalés là, sur la page. Les téléverser vers un serveur dont vous n’avez jamais entendu parler pour gagner trente secondes est une habitude qui mérite réflexion.

Les PDF qu’un freelance manipule chaque semaine

La liste est courte et elle se répète. Des factures qui partent et, de temps en temps, une qui arrive. Des contrats et des accords de confidentialité à faire signer avant que le travail ne commence. Des devis et estimations qui deviennent des factures plus tard. Des reçus et des scans de notes de frais pour votre propre déclaration fiscale. Parfois, une pile de tout cela, destinée à votre comptable une fois par trimestre.

Chacun d’eux a besoin, à un moment, qu’on lui applique une opération ennuyeuse. Le signer. Combiner trois fichiers en un. Rendre un scan de 20 Mo assez petit pour l’envoyer par e-mail. Rien de tout cela n’est difficile. La seule question, c’est où ça se passe.

« Vos fichiers sont supprimés en une heure » n’est pas quelque chose que vous pouvez vérifier

La plupart des outils PDF en ligne fonctionnent de la même manière. Votre fichier est téléversé vers leur serveur, l’opération s’y exécute, et le résultat vous revient. La bannière qui promet que votre fichier sera supprimé au bout d’une heure est peut-être tout à fait honnête. Le problème, c’est que vous n’avez aucun moyen de le confirmer.

Une fois que votre facture se trouve sur la machine de quelqu’un d’autre, ne serait-ce qu’un instant, quelques choses vous échappent. Sauvegardes et journaux peuvent conserver des copies au-delà du délai promis. Le serveur peut être piraté. L’outil peut tourner sur une infrastructure qu’il loue, faisant transiter votre fichier par des files de stockage dont personne ne vous a parlé. Un contrat qui ne quitte jamais votre ordinateur portable ne peut pas fuiter dans une violation qui se produit ailleurs.

Pour un mème, peu importe. Pour un contrat signé avec le nom de votre client et vos honoraires dessus, le calcul est différent.

Signer sans imprimer, et sans imprimer la vérité

En voici une qui surprend les gens. Un client envoie un contrat. Vous l’imprimez, le signez au stylo, le rescannez et envoyez le scan par e-mail. Une demi-heure de perdue, plus le moment où vous cherchez une imprimante qui marche.

Vous n’avez besoin de rien de tout ça. Vous pouvez ouvrir le contrat, déposer votre signature sur la page et enregistrer le PDF signé, le tout dans le navigateur. Le fichier reste sur votre appareil tout du long. Signez un PDF de cette façon et le contrat que vous renvoyez est un fichier numérique propre, pas une photo de travers d’un imprimé. L’image de votre signature n’est pas téléversée non plus, parce qu’il n’y a nulle part où la téléverser.

Ça fonctionne pour l’accord de confidentialité avant un projet, le contrat au démarrage, le procès-verbal de réception à la fin. Tout ce qui a besoin de votre nom dessus part le jour même.

Fusionner le devis, le contrat et la facture en un seul fichier

Les clients perdent le fil des pièces jointes séparées. Le devis est dans un e-mail, le contrat dans un autre, la facture quelque part dans le fil. Quand vous transmettez le tout à un comptable, trois fichiers épars deviennent trois choses à égarer.

Les réunir dans un seul PDF règle le problème. Fusionnez vos PDF en un seul document, dans l’ordre, et ce que vous envoyez est un fichier unique qui raconte toute l’histoire. Le devis, le contrat signé, la facture finale, empilés dans le bon ordre. Votre comptable reçoit un fichier bien rangé par projet au lieu d’un dossier rempli de pièces éparses. Tout est traité sur votre ordinateur, rien n’est envoyé vers un serveur.

Réduire le fichier pour qu’il arrive vraiment

Les contrats scannés et les factures riches en images grossissent vite. Quelques pages scannées peuvent atteindre 15 ou 20 Mo, et bien des boîtes de réception rejettent tout ce qui dépasse 10. Votre e-mail important n’arrive donc jamais, et vous l’apprenez deux jours plus tard quand le client demande où est passée la facture.

Compressez le PDF d’abord et le même document tombe à une fraction de sa taille tout en restant lisible. Il passe sans encombre par e-mail, se téléverse sur les portails clients sans broncher, et vous évitez les allers-retours. Comme tout le reste ici, la réduction se fait dans votre navigateur, donc le fichier que vous compressez ne quitte jamais la pièce.

Pourquoi le local compte davantage quand c’est votre propre entreprise

Quand vous êtes salarié, une fuite de données est le problème de l’entreprise. Quand vous êtes freelance, c’est le vôtre, à vous seul. Le contrat de votre client qui fuite, vos propres coordonnées bancaires exposées, un document fiscal posé sur le serveur d’un inconnu. Il n’y a pas de service informatique pour absorber le choc, et il y a une réputation qui repose sur le fait que vous êtes la personne qui gère les choses correctement.

Garder le fichier sur votre appareil élimine toute la question. Il n’y a pas d’étape serveur, donc rien à faire fuiter, aucune bannière à croire, aucune politique à lire. Vous pouvez aussi le prouver. Ouvrez les DevTools de votre navigateur, surveillez l’onglet Réseau pendant que vous signez ou fusionnez, et vous verrez qu’aucune requête n’emporte votre fichier. S’il n’est dans aucune requête, c’est qu’il n’est allé nulle part.

Si vous gérez aussi des factures et des contrats de clients pour le compte d’autres personnes, la même logique va plus loin pour les comptables et les cabinets, ce que nous avons abordé dans comment les comptables gèrent les bulletins de paie.

Le côté administratif du freelancing ne disparaîtra jamais. Les factures ont besoin d’être envoyées, les contrats d’être signés, les fichiers d’être réduits. La seule chose que vous pouvez décider, c’est de savoir si tout cela se passe sur votre propre machine ou sur celle de quelqu’un d’autre. Pour des documents qui ont votre gagne-pain imprimé dessus, gardez-les sur la vôtre.