Assurance : traitez polices et sinistres sans téléverser les données clients

L’assurance est un métier de paperasse, et la paperasse est personnelle. Un seul dossier de sinistre peut contenir le nom complet et l’adresse d’un client, ses coordonnées bancaires, un rapport médical, des photos d’un accident, une pièce d’identité scannée, un constat de police. Une demande de souscription rassemble en un seul lot le portrait financier et médical d’une personne. Courtiers, experts et personnel d’agence déplacent ce genre de documents toute la journée.

Et toute la journée, il y a de petites tâches PDF à faire avec eux. Fusionner les documents d’un sinistre en un seul fichier pour l’assureur. Compresser un dossier de photos pour qu’il tienne dans un e-mail. Rendre un rapport médical scanné consultable. La façon rapide de faire chacune de ces choses, c’est un outil en ligne, et c’est précisément là que les données personnelles s’échappent discrètement des mains de l’agence.

Ce qui est en jeu quand un dossier de sinistre part sur un serveur

Un dossier de sinistre n’est pas un document ordinaire. C’est dans bien des cas une donnée personnelle de catégorie particulière, surtout les informations médicales, et elle appartient à quelqu’un qui l’a confiée à l’agence. La réglementation sur la protection des données la traite en conséquence : vous êtes responsable de l’endroit où elle va et de qui la traite.

Un outil PDF en ligne gratuit classique fonctionne en téléversant le fichier sur son serveur, en le traitant là-bas, puis en le supprimant plus tard selon un calendrier que vous ne pouvez pas vérifier. Pour un sinistre contenant l’historique médical et la pièce d’identité d’un client, c’est un transfert vers un tiers inconnu, le genre d’incident qui devient notifiable s’il tourne mal, et une conversation pénible avec un client dont les données ont fini là où elles n’auraient pas dû. « C’était juste pour compresser les photos » n’est pas une défense que quiconque a envie d’invoquer.

Comment reader.me change l’équation

reader.me s’exécute entièrement dans votre navigateur. Pas de téléversement, parce qu’aucun serveur ne fait le travail ; le moteur tourne sur votre propre ordinateur, à l’intérieur de l’onglet du navigateur.

Ainsi, quand vous fusionnez les documents d’un sinistre, votre navigateur lit les fichiers en mémoire sur votre machine, les combine sur place, et vous rend le résultat. Les données du client ne voyagent jamais. Pour une agence, c’est la différence entre une tâche de routine et un transfert de données dont vous auriez à rendre compte. Le fichier reste dans votre cabinet tout du long.

Vous pouvez vous le prouver, et le prouver à un responsable conformité. Ouvrez n’importe quel outil reader.me, ouvrez les outils de développement (F12), et observez l’onglet Réseau pendant que vous traitez un dossier de sinistre. Rien ne se téléverse. Débranchez entièrement Internet et ça fonctionne quand même, car les données n’allaient de toute façon nulle part.

Les tâches PDF du quotidien en assurance, gardées en interne

• Constituer un dossier de sinistre. Fusionnez le rapport, les photos, les justificatifs et les formulaires en un seul PDF propre pour l’assureur, en local.
• Compresser pour l’envoi. Photos d’accident et scans donnent des fichiers lourds. Compressez-les pour qu’ils tiennent dans un e-mail ou sous la limite d’un portail, sans téléverser au préalable les documents du client.
• Rendre un rapport scanné consultable. Un rapport médical faxé ou scanné n’est qu’une image jusqu’à ce que vous lanciez l’OCR, pour pouvoir le rechercher et le citer. Le scan reste sur votre machine.
• Faire signer une police. Ajoutez une signature à un document de police ou à un formulaire de sinistre avec l’outil de signature, sans imprimer, sans service de signature tiers détenant le fichier.
• Protéger ce que vous envoyez. Vous envoyez par e-mail une police contenant des données personnelles à un client ? Verrouillez-la par un mot de passe d’abord et partagez la clé par un autre canal.

Voilà à quoi ressemble la « minimisation des données » en pratique

Le discours sur la protection des données peut paraître abstrait jusqu’au mardi où vous avez quarante sinistres à traiter. Le principe concret en dessous est simple : les données du client doivent passer entre le moins de mains possible. Chaque serveur par lequel transite un fichier est une partie de plus qui pourrait être piratée, mise sous injonction, ou tout simplement négligente.

Le traitement dans le navigateur est la version la plus propre de ce principe. Le nombre de parties supplémentaires manipulant le fichier n’est pas réduit à quelques-unes de confiance ; il est nul. Le document va du client à votre machine, puis là où il doit finir, et ne passe par aucun service PDF entre les deux.

Pour les agences et ceux à qui elles rendent des comptes

Si vous dirigez une agence, c’est aussi plus facile à assumer. Vous pouvez dire à un client, en toute honnêteté, que son sinistre a été traité sans être téléversé vers des services extérieurs. Vous pouvez montrer à un auditeur que l’outil que vous utilisez ne transmet aucun fichier. Vous ne dépendez pas de la promesse de suppression d’un tiers ; il n’y a rien à supprimer parce que rien n’a été envoyé.

L’assurance restera toujours un déluge de PDF remplis des détails les plus sensibles d’autrui. Les tâches ne changent pas. L’endroit où vont les fichiers, lui, peut changer. Ouvrez les outils PDF, faites le travail dans votre navigateur, et gardez les données de vos clients là où ils vous ont fait confiance pour les garder.