公部門：處理市民檔案，無須上傳他們的資料

公共行政機關掌握著世上最敏感的一些資料，而且它沒有選擇的餘地。一份福利申請攤開了某人的完整財務狀況；一份案件卷宗裡可能放著身分證掃描、醫療證明、犯罪紀錄查核、孩子的個資。市民並非自願交出這些資訊，他們是為了取得自己應得的服務而不得不交。這就把處理他們檔案的標準拉得更高。

接著，一名承辦人員有件再平常不過的事要做：把一份案件卷宗裡的文件合併成一個 PDF；壓縮一個掃描資料夾好讓它符合電郵系統的限制；把一份舊的掃描紀錄變成可搜尋。要快速完成每一件事，最便捷的方法就是一個免費的線上工具，而正是這種便捷，讓市民的資料落到了一個行政機關從未審查過的伺服器上。

這裡適用的是另一套標準

當一家私人公司對資料粗心大意，那是一次外洩。當一個公務機關對市民的資料粗心大意，那同樣是對一份人們無從拒絕給予的信任的辜負。這些資料是依法定權限蒐集而來，當事人往往別無真正的選擇，這也帶來了一份保護它的責任，這份責任比私部門更高，而非更低。

一個典型的線上 PDF 工具會把檔案上傳到它的伺服器，在那裡處理，之後再依一套無人能驗證的排程刪除。對一份市民的案件卷宗而言，這就是把個人資料移轉給一個不明的第三方，往往還位於另一個司法管轄區，受到辦公室裡沒人讀過的條款所規範。這正是公部門資料規範所要防止的那種失控處理。「只是為了合併那個 PDF 而已」並不是你會想寫進事件報告裡的話。

reader.me 如何契合公部門

reader.me 完全在瀏覽器中運作。沒有上傳，因為沒有伺服器在做這件工作；引擎跑在辦公室自己的機器上，就在瀏覽器分頁裡。

所以當承辦人員合併一份案件卷宗時，瀏覽器會把文件讀進那台電腦的記憶體裡，就地把它們合併，然後產出結果。市民的 PDF 從未離開。對一個公務機關來說，這就是例行工作與一次須申報的資料移轉之間的差別。檔案自始至終都留在辦公室內。

而且這是可驗證的，當資料保護長或稽核人員開口詢問時，這點很重要。打開任何一個 reader.me 工具，開啟開發者工具（F12），在處理檔案時觀察 Network（網路）分頁。沒有任何上傳。把機器從網際網路斷開，它照樣運作，因為這些資料本來就不會離開。

那些日常的辦公室工作，留在內部完成

• 彙整案件卷宗。 在本機合併申請表、佐證文件與往來信件，成為一個 PDF。
• 為內部系統壓縮。 掃描檔很重，電郵或文件管理系統的限制是實際存在的。壓縮 PDF，無須先把市民的文件送往任何地方。
• 讓歸檔紀錄變得可搜尋。 舊的掃描檔在 OCR 之後變得可搜尋，員工才真的找得到所需。掃描檔留在機器上。
• 加上正式簽章。 用簽署工具在一份裁決或表單上簽名，沒有任何第三方簽署服務持有該文件。
• 保護你寄出去的東西。 要把市民自己的檔案寄回給他，或是在部門之間傳遞？用密碼鎖住它，並透過另一個管道分享金鑰。

內建的當責，而非口頭的承諾

公務機關必須能夠就其所掌握資料的去向負責。當工作流程有一部分要經過外部伺服器，而你只能憑信任接受它們的刪除政策時，要誠實做到這點就很難。在瀏覽器中處理便彌合了這道缺口：沒有第三方需要交代，因為根本沒有第三方。檔案從市民手中，到辦公室的機器上，再到它該去的地方，中間不經過任何 PDF 服務。

承辦人員也不該被迫在「把事情做完」與「保護這份檔案的當事人」之間做選擇。一個在本機運作的工具消除了這個選擇。市民交出了他們的資料，是因為他們不得不。讓它在每一個環節都留在辦公室內，是行政機關最起碼欠他們的。打開 PDF 工具，在瀏覽器裡把工作做完，資料就會留在公眾信任所要求它留下的地方。