Thương mại điện tử: xử lý hóa đơn và dữ liệu khách hàng mà không tải lên

Vận hành một cửa hàng trực tuyến và bạn nhanh chóng tích lũy dữ liệu cá nhân của người khác. Mỗi đơn hàng là một cái tên, một địa chỉ giao hàng, một email, đôi khi một số điện thoại, và một bản ghi chính xác về việc ai đó đã mua gì. Hóa đơn, phiếu đóng gói, nhãn vận chuyển, giấy tờ trả hàng, mỗi thứ là một hồ sơ nhỏ về một khách hàng. Nhân lên với mỗi đơn hàng, và một cửa hàng đang ngồi trên một đống lớn thông tin cá nhân mà khách hàng đã tin tưởng giao cho nó chỉ bằng việc mua một thứ gì đó.

Và phần thủ tục hành chính hằng ngày đầy những tác vụ PDF nhỏ. Gộp một loạt hóa đơn thành một tệp cho kế toán. Nén một thư mục tài liệu đơn hàng để gửi email cho nhà cung cấp hay một sàn thương mại. Trích xuất chi tiết từ một hóa đơn để lưu lại. Mỗi việc đều là thường ngày, và mỗi việc đều là một thời điểm mà, với công cụ sai, dữ liệu cá nhân của khách hàng bị tải lên một máy chủ chẳng ai kiểm chứng.

Dữ liệu khách hàng là một trách nhiệm, không chỉ là một sản phẩm phụ

Người ta dễ coi giấy tờ đơn hàng như công việc hành chính buồn tẻ, nhưng mỗi hóa đơn buộc một con người thật với một địa chỉ và một lần mua hàng. Các quy định bảo vệ dữ liệu áp dụng cho tất cả những thứ đó: được thu thập để hoàn tất một đơn hàng, không phải để rải khắp các dịch vụ trực tuyến ngẫu nhiên. Với một cửa hàng nhỏ không có đội ngũ tuân thủ chuyên trách, rủi ro rất dễ bị bỏ qua chính vì các tác vụ trông quá đỗi tầm thường.

Một công cụ PDF trực tuyến miễn phí điển hình tải tệp của bạn lên máy chủ của họ, xử lý nó, rồi xóa sau đó theo một bộ đếm thời gian mà bạn không thể kiểm chứng. Với một loạt hóa đơn, đó là việc chuyển tên, địa chỉ và chi tiết đơn hàng của nhiều khách hàng sang một bên thứ ba không xác định. Một khách hàng mua một đôi giày không hề đồng ý cho địa chỉ của mình bị tải lên một trang web ngẫu nhiên chỉ để cửa hàng gộp một PDF.

reader.me phù hợp với một cửa hàng trực tuyến như thế nào

reader.me chạy hoàn toàn trong trình duyệt của bạn. Không có việc tải lên vì không có máy chủ nào thực hiện công việc; bộ máy chạy ngay trên chính máy của bạn, bên trong thẻ trình duyệt.

Vì thế khi bạn gộp một loạt hóa đơn, trình duyệt đọc chúng vào bộ nhớ trên máy tính của bạn, kết hợp chúng ngay tại đó, và trả cho bạn kết quả. Dữ liệu PDF của khách hàng không bao giờ di chuyển. Với một cửa hàng chịu trách nhiệm về thông tin của người mua, đó là sự khác biệt giữa công việc thường ngày và một cuộc chuyển dữ liệu mà bạn sẽ phải chịu trách nhiệm. Các tệp ở lại trên máy của bạn suốt cả quá trình.

Và nó có thể kiểm chứng được, điều này quan trọng nếu một khách hàng hay một cơ quan quản lý hỏi dữ liệu của họ được xử lý ra sao. Mở bất kỳ công cụ reader.me nào, mở công cụ dành cho nhà phát triển (F12), và theo dõi tab Network trong khi bạn xử lý một tệp. Không có gì được tải lên. Ngắt kết nối internet và nó vẫn hoạt động, vì dữ liệu vốn dĩ không bao giờ định rời đi.

Những công việc hằng ngày, được giữ riêng tư

• Gộp hóa đơn cho kế toán. Gộp một tháng hóa đơn thành một PDF ngăn nắp cho kế toán của bạn, ngay tại máy.
• Nén cho nhà cung cấp và sàn thương mại. Tài liệu đơn hàng và giấy tờ đã quét có thể rất nặng. Nén PDF để vừa với email mà không cần tải thông tin của khách hàng lên trước.
• Lưu chi tiết hóa đơn. Cần các con số hay địa chỉ từ một hóa đơn cho hệ thống của bạn? Trích xuất văn bản thay vì gõ lại, ngay tại máy.
• Biến giấy tờ đã quét thành dùng được. Một biên lai hay phiếu trả hàng đã quét trở nên tìm kiếm được sau khi OCR, và bản quét vẫn ở trên máy của bạn.
• Bảo vệ những gì bạn gửi. Gửi một loạt hóa đơn khách hàng cho kế toán của bạn? Khóa PDF bằng mật khẩu và chia sẻ khóa qua một kênh riêng.

Sự tin tưởng tăng lên theo số đơn hàng của bạn

Điều đặc biệt về một cửa hàng trực tuyến là khối lượng. Một thói quen cẩu thả không phải là một lần phơi bày; nó là một lần cho mỗi đơn hàng, lặp lại mỗi ngày. Tải hóa đơn lên một công cụ miễn phí có vẻ vô hại vì mỗi tệp dường như nhỏ nhặt, nhưng theo thời gian bạn đang làm điều đó với địa chỉ của hàng trăm khách hàng. Chính quy mô tầm thường đó là điều khiến việc làm cho đúng trở nên đáng giá.

Làm việc trong trình duyệt loại bỏ hoàn toàn rủi ro. Tài liệu của khách hàng đi từ đơn hàng của họ tới máy của bạn rồi tới kế toán hay nhà cung cấp của bạn, mà không qua dịch vụ PDF nào ở giữa. Không có chính sách xóa của bên ngoài nào để mà tin cậy, vì chẳng có gì được gửi đi cả. Khách hàng đã tin tưởng giao cho cửa hàng của bạn thông tin của họ chỉ bằng việc thanh toán; giữ dữ liệu đó trên chính máy của bạn, ở mọi bước, là phần thầm lặng của việc xứng đáng với niềm tin ấy. Mở bộ công cụ PDF, làm việc ngay tại máy, và dữ liệu của khách hàng sẽ ở lại đúng nơi họ đã mặc định rằng nó sẽ ở.