Nhà nghiên cứu: làm việc với bài báo và dữ liệu mà không cần tải lên

Một ngày làm việc của nhà nghiên cứu đầy ắp những file PDF chưa được phép công khai. Một bản thảo đang trong quá trình bình duyệt. Một đề xuất tài trợ trước khi nộp. Một bài báo bạn đang bình duyệt trong thời gian cấm tiết lộ. Một phụ lục dữ liệu chứa thông tin người tham gia mà hội đồng đạo đức đã phê duyệt với những điều kiện nghiêm ngặt. Đây không chỉ là những file; nhiều file trong số đó đi kèm những nghĩa vụ chính thức về việc ai được xem chúng và chúng có thể đi đến đâu.

Rồi bạn cần làm một việc rất đỗi bình thường với một file. Gộp các hình minh họa vào phần nội dung chính. Nén một PDF nặng để vừa với giới hạn dung lượng tải lên của tạp chí. Làm cho một tài liệu tham khảo đã quét trở nên có thể tìm kiếm được. Cách nhanh nhất là tìm một công cụ trực tuyến miễn phí và thả file vào đó. Và đó chính là khoảnh khắc nghĩa vụ lặng lẽ bị phá vỡ, bởi vì file đó vừa được gửi đến một máy chủ mà bạn chưa bao giờ kiểm chứng.

Vấn đề với “chỉ lần này thôi”

Tính bảo mật trong nghiên cứu không phải là cảm tính, mà thường là một điều kiện được ghi thành văn bản. Bình duyệt mù đôi phụ thuộc vào việc bản thảo không bị rò rỉ. Phê duyệt đạo đức cho dữ liệu trên người thường quy định rõ dữ liệu được lưu trữ như thế nào và ở đâu, đồng thời cấm chuyển giao cho bên thứ ba. Một lệnh cấm tiết lộ trước khi xuất bản là một hợp đồng với tạp chí.

Một công cụ PDF trực tuyến điển hình yêu cầu bạn tải tài liệu lên máy chủ của họ, nơi nó được xử lý và, theo lời họ, được xóa sau đó. Với một tấm ảnh kỳ nghỉ thì chẳng sao. Nhưng với một bản thảo bạn đang bình duyệt mù, hay một bộ dữ liệu được bảo vệ bởi một quy trình đạo đức, thì “được tải lên một bên thứ ba không xác định và xóa theo một bộ đếm thời gian bạn không nhìn thấy” chính xác là điều mà các thỏa thuận của bạn được lập ra để ngăn chặn. Bạn không thể cam đoan với một tạp chí hay một hội đồng đạo đức rằng file vẫn ở đúng nơi của nó nếu bạn đã trao nó cho một máy chủ mà bạn không kiểm soát.

reader.me khác biệt như thế nào

reader.me chạy các công cụ ngay trong trình duyệt của bạn. Không có bước tải lên vì không có máy chủ nào làm việc đó. Bộ máy xử lý được nạp ngay vào tab trình duyệt và chạy trên chính máy của bạn.

Vì vậy khi bạn nén một PDF nặng, trình tự sẽ là: trình duyệt của bạn đọc file vào bộ nhớ trên laptop của bạn, thực hiện việc nén ngay tại đó, và trả lại cho bạn kết quả. File không bao giờ được truyền đi. Đó là sự khác biệt giữa việc dùng một xưởng làm việc bạn mang về nhà và việc thả tài liệu của bạn qua khe nhận thư của một người lạ.

Bạn không cần phải tin lời suông. Mở bất kỳ công cụ reader.me nào, mở công cụ dành cho nhà phát triển của trình duyệt (F12), và theo dõi tab Network trong khi bạn xử lý một file. Bạn sẽ không thấy có lần tải lên nào. Muốn chắc chắn hoàn toàn? Hãy tắt Wi-Fi và làm offline. Nó vẫn hoạt động, điều chỉ có thể xảy ra vì file chưa bao giờ định đi đâu cả.

Những việc thường ngày, được làm một cách riêng tư

Những tác vụ mà nhà nghiên cứu hay dùng nhất, tất cả đều chạy cục bộ:

• Nén để nộp bài. Các cổng tạp chí rất thích đặt giới hạn dung lượng tải lên. Nén PDF xuống dưới giới hạn mà không phải gửi bản thảo chưa công bố của bạn đến một dịch vụ nén trước.
• Làm cho bản quét tìm kiếm được. Một tài liệu tham khảo cũ hay một hình minh họa đã quét chỉ là một hình ảnh cho đến khi bạn chạy OCR, thao tác thêm một lớp văn bản thực sự để bạn có thể tìm kiếm và trích dẫn nó. Bản quét không bao giờ rời khỏi máy của bạn.
• Rút trích dẫn và dữ liệu ra. Cần đúng câu chữ hay con số từ một nguồn? Trích xuất văn bản thay vì gõ lại, ngay tại máy.
• Lắp ráp tài liệu cuối cùng. Gộp bản thảo, hình minh họa và tài liệu bổ sung thành một file để nộp.
• Khóa bản nháp trước khi chia sẻ. Gửi một bản nháp nhạy cảm cho đồng tác giả? Bảo vệ nó bằng mật khẩu và gửi chìa khóa riêng.

Một lưu ý về siêu dữ liệu

Một điều đáng để nhà nghiên cứu quan tâm: PDF mang theo siêu dữ liệu ẩn, bao gồm tên tác giả, chi tiết phần mềm, và đôi khi cả lịch sử chỉnh sửa. Với bình duyệt mù đôi thì điều này quan trọng, bởi một bản thảo nêu tên bạn trong thuộc tính của nó thì không thực sự là mù. Đó là lý do để cẩn trọng về những gì đã được nhúng vào file trước khi bạn nộp, và là lý do để ưu tiên những công cụ không thêm dấu vết của riêng chúng vào bên trên.

Vì sao điều này phù hợp với cách nghiên cứu vốn vận hành

Nhà nghiên cứu được đào tạo để ghi chép nguồn gốc, tuân thủ quy trình và không làm tắt với dữ liệu. Một công cụ lặng lẽ tải file của bạn lên đi ngược lại tất cả những điều đó. Một công cụ làm việc ngay trên máy của bạn thì phù hợp với chúng. Bạn giữ quyền lưu giữ tài liệu từ đầu đến cuối, đó chính xác là điều mà các thỏa thuận, các phê duyệt đạo đức, và chính những tiêu chuẩn của bạn đã đòi hỏi.

Lần tới khi bạn cần nén một bản thảo hay OCR một tài liệu tham khảo, bạn không phải chọn giữa việc hoàn thành công việc và việc giữ lời. Mở các công cụ PDF, làm việc ngay trong trình duyệt, và file vẫn ở đúng nơi của nó: bên bạn.