Kiến trúc sư và kỹ sư: giữ bản vẽ mật ngay trên máy của bạn

Thành quả mà một studio kiến trúc hay kỹ thuật tạo ra chính là giá trị của nó, và rất nhiều trong số đó nằm trong các file PDF. Mặt bằng, mặt đứng, tính toán kết cấu, hồ sơ dự thầu, một bài dự thi mà không được phép bị nhìn thấy trước thời hạn. Những tài liệu này thường được bảo vệ bởi một NDA, một điều khoản bảo mật của khách hàng, hay đơn giản là sự thật thương mại rằng một bản vẽ bị rò rỉ sẽ giúp đối thủ cạnh tranh và làm hại bạn.

Chúng cũng rất to. Một bộ bản vẽ thì nặng, và đó là nơi rắc rối bắt đầu, bởi vì nhu cầu thường ngày là thu nhỏ một file hay gộp một bộ chính là thứ đẩy những bản vẽ đó đến một máy chủ mà lẽ ra chúng không bao giờ nên chạm tới.

File lớn, nội dung nhạy cảm, một kết hợp tệ hại

Hãy hình dung những tác vụ thường nhật. Một cổng đấu thầu sẽ không nhận một file vượt quá một kích thước nhất định, nên bạn cần nén bộ bản vẽ. Khách hàng muốn mọi thứ gói trong một PDF, nên bạn gộp các tờ lại. Một tư vấn viên gửi một báo cáo kết cấu đã quét cần phải tìm kiếm được, nên bạn OCR nó. Mỗi việc đều là thường nhật, và mỗi việc đều cám dỗ bạn dùng một công cụ trực tuyến miễn phí.

Công cụ đó tải file của bạn lên. Với một bộ bản vẽ dưới NDA, hay một bài dự thi trong thời gian cấm tiết lộ, thì “được tải lên một máy chủ bên thứ ba và xóa sau, cứ tin chúng tôi đi” là một vấn đề thực sự. Bạn đã ký một thỏa thuận bảo mật rồi lại trao tài liệu mật cho một công ty không hề là một bên trong thỏa thuận đó. Nếu file còn có giá trị thương mại, thì bạn đã đặt tài sản trí tuệ của chính mình lên máy của người khác chỉ để tiết kiệm hai phút.

reader.me làm việc ngay tại nơi file đang ở

reader.me chạy trong trình duyệt của bạn. Không tải lên, vì không có máy chủ nào làm việc xử lý; bộ máy chạy trên chính máy tính của bạn bên trong tab trình duyệt.

Khi bạn nén một bộ bản vẽ nặng, trình duyệt của bạn đọc PDF vào bộ nhớ trên máy của bạn, nén nó ngay tại đó, và trả lại cho bạn file nhỏ hơn. Bản vẽ không bao giờ rời khỏi studio. Đó là sự khác biệt giữa việc mang công cụ đến bàn làm việc của bạn và việc gửi chuyển phát nhanh bản thiết kế của bạn đến một địa chỉ bạn không nhìn thấy.

Bạn có thể kiểm chứng điều đó, điều rất quan trọng khi một khách hàng hỏi bạn xử lý tài liệu của họ như thế nào. Mở bất kỳ công cụ reader.me nào, mở công cụ dành cho nhà phát triển (F12), và theo dõi tab Network trong khi bạn xử lý một file. Không có gì được tải lên. Ngắt kết nối internet và nó vẫn hoạt động, bởi vì file vốn chưa bao giờ định di chuyển.

Những việc PDF thường ngày của studio, được giữ riêng tư

• Nén cho một cổng đấu thầu. Bộ bản vẽ vượt quá giới hạn tải lên rất nhanh. Nén PDF để vừa mà không phải gửi bản thiết kế của bạn đến một dịch vụ nén trước.
• Kết hợp một bộ bản vẽ. Gộp bản vẽ, tiến độ và báo cáo thành một sản phẩm bàn giao cho khách hàng hay cơ quan quy hoạch, ngay tại máy.
• Đánh dấu rõ bản nháp. Phát hành một bộ chưa phải bản cuối? Thêm một hình mờ “DRAFT” hoặc “CONFIDENTIAL” trên các tờ để bản in không thể bị nhầm với bản phát hành chính thức. Hình mờ được nhúng vào ngay trên máy của bạn.
• Làm cho báo cáo đã quét tìm kiếm được. Báo cáo tính toán đã quét của một tư vấn viên trở nên tìm kiếm được sau khi OCR, mà không phải tải công sức của họ hay của bạn lên.
• Khóa những gì bạn gửi đi. Gửi bản vẽ cho một nhà thầu? Bảo vệ file bằng mật khẩu và chia sẻ chìa khóa riêng, để một email được chuyển tiếp không làm lộ cả bộ.

Tính bảo mật mà bạn thực sự có thể bảo vệ

Một NDA là một lời hứa về nơi thông tin đi đến. Phần lớn các studio giữ lời ở những mặt trận hiển nhiên, ổ đĩa được khóa, email cẩn thận, nhưng một công cụ PDF trực tuyến miễn phí lại là một ngoại lệ lặng lẽ làm hỏng phần còn lại. Bạn có thể cẩn thận với mọi file mà vẫn trao cả một bộ bản vẽ cho máy chủ của người lạ chỉ vì bạn cần nó dưới 25 megabyte.

Xử lý trong trình duyệt khép lại khoảng trống đó. Bản thiết kế đi từ máy của bạn, đến khách hàng hoặc cổng thông tin, mà không qua bất kỳ dịch vụ PDF nào ở giữa. Khi một khách hàng hỏi, hay một NDA yêu cầu bạn xác nhận, bạn có thể nói thẳng rằng tài liệu không hề được tải lên bất cứ đâu. Không có chính sách xóa file của bên thứ ba nào để phải trông cậy, bởi vì chẳng có gì được gửi đi để mà xóa.

Bản vẽ của bạn chính là tài sản

Với một studio, các file không chỉ là tài liệu mật, chúng chính là sản phẩm. Thiết kế, chi tiết, sự phán đoán kỹ thuật được kết tinh trong một bộ bản vẽ là thứ mà khách hàng trả tiền và đối thủ rất muốn được xem sớm. Đối xử cẩu thả với những file đó vì thấy tác vụ có vẻ nhỏ chính là cách những công sức tốt bị rò rỉ.

Công việc sẽ không dừng lại. Sẽ luôn có một giới hạn cổng thông tin cần vượt qua, một bộ cần gộp, một bản quét cần OCR. Hãy làm chúng trong trình duyệt của bạn, trên một công cụ giữ file ngay trên máy của bạn, và bản thiết kế của bạn ở lại đúng nơi của nó: bên trong studio đã vẽ ra chúng.