Khu vực công: xử lý hồ sơ công dân mà không tải dữ liệu của họ lên mạng

Một cơ quan hành chính công nắm giữ một số dữ liệu nhạy cảm nhất tồn tại, và nó không có quyền lựa chọn. Một hồ sơ xin trợ cấp phơi bày toàn bộ tình hình tài chính của một người. Một hồ sơ vụ việc có thể chứa bản quét giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận y tế, kết quả lý lịch tư pháp, thông tin của một đứa trẻ. Người dân không tự nguyện trao những thứ này; họ buộc phải làm vậy để nhận được một dịch vụ mà họ có quyền hưởng. Điều đó nâng cao tiêu chuẩn về cách xử lý hồ sơ của họ.

Rồi một nhân viên có một việc hết sức bình thường phải làm. Gộp các tài liệu trong một hồ sơ vụ việc thành một tệp PDF. Nén một thư mục đã quét cho vừa với hệ thống email. Làm cho một bản ghi quét cũ có thể tìm kiếm được. Cách nhanh nhất để làm mỗi việc này là dùng một công cụ trực tuyến miễn phí, và chính cái cách nhanh ấy là lúc dữ liệu của một công dân kết thúc trên một máy chủ mà cơ quan chưa bao giờ kiểm tra.

Ở đây áp dụng một tiêu chuẩn khác

Khi một công ty tư nhân bất cẩn với dữ liệu, đó là một vụ rò rỉ. Khi một cơ quan công bất cẩn với dữ liệu của công dân, đó cũng là một sự bội tín mà người dân không thể tránh khỏi việc phải trao đi. Dữ liệu được thu thập theo thẩm quyền pháp lý, thường không có lựa chọn thực sự nào khác cho người dân, và điều đó đi kèm với nghĩa vụ bảo vệ cao hơn, chứ không thấp hơn, so với khu vực tư nhân.

Một công cụ PDF trực tuyến điển hình tải tệp lên máy chủ của nó, xử lý ở đó, rồi xóa sau theo một lịch trình mà không ai có thể kiểm chứng. Đối với hồ sơ vụ việc của một công dân, đó là việc chuyển dữ liệu cá nhân cho một bên thứ ba không rõ danh tính, thường ở một khu vực tài phán khác, được điều chỉnh bởi những điều khoản mà không ai trong văn phòng đã đọc. Đó chính xác là kiểu xử lý không kiểm soát mà các quy định về dữ liệu của khu vực công sinh ra để ngăn chặn. “Chỉ là để gộp tệp PDF thôi mà” không phải là điều bạn muốn xuất hiện trong một báo cáo sự cố.

reader.me phù hợp với khu vực công như thế nào

reader.me chạy hoàn toàn trong trình duyệt. Không có việc tải lên vì không có máy chủ nào làm công việc đó; bộ máy xử lý chạy ngay trên chính máy tính của văn phòng, bên trong tab trình duyệt.

Nên khi một nhân viên gộp một hồ sơ vụ việc, trình duyệt đọc các tài liệu vào bộ nhớ trên chính máy tính đó, kết hợp chúng ngay tại chỗ, và tạo ra kết quả. Tệp PDF của công dân không bao giờ di chuyển đi đâu. Đối với một cơ quan công, đó là sự khác biệt giữa công việc thường nhật và một vụ chuyển dữ liệu phải báo cáo. Tệp ở lại bên trong văn phòng suốt cả quá trình.

Và điều đó có thể kiểm chứng được, điều quan trọng khi một cán bộ bảo vệ dữ liệu hoặc một kiểm toán viên đặt câu hỏi. Mở bất kỳ công cụ reader.me nào, mở công cụ dành cho nhà phát triển (F12), và theo dõi tab Network trong khi xử lý một tệp. Không có gì được tải lên. Ngắt máy khỏi internet và nó vẫn hoạt động, vì dữ liệu vốn dĩ không bao giờ có ý định rời đi.

Những công việc văn phòng hằng ngày, giữ lại trong nội bộ

• Lắp ráp một hồ sơ vụ việc. Gộp đơn từ, tài liệu chứng minh và thư từ trao đổi thành một tệp PDF, ngay tại chỗ.
• Nén cho các hệ thống nội bộ. Tệp quét rất nặng, còn giới hạn của email hay hệ thống quản lý tài liệu là có thật. Nén tệp PDF mà không cần gửi tài liệu của công dân đi đâu trước.
• Làm cho một bản ghi lưu trữ có thể tìm kiếm được. Các tệp quét cũ trở nên có thể tìm kiếm sau khi OCR, để nhân viên thực sự tìm được thứ họ cần. Bản quét ở lại trên máy.
• Thêm chữ ký chính thức. Ký một quyết định hay một biểu mẫu bằng công cụ ký, không có dịch vụ ký của bên thứ ba nào giữ tài liệu.
• Bảo vệ những gì bạn gửi đi. Gửi cho công dân chính tệp của họ, hay chuyển một tệp giữa các phòng ban? Khóa nó bằng mật khẩu và chia sẻ chìa khóa qua một kênh riêng.

Trách nhiệm giải trình được tích hợp sẵn, không phải chỉ là lời hứa

Các cơ quan công phải có khả năng giải trình về những gì xảy ra với dữ liệu mà họ nắm giữ. Điều đó khó làm một cách trung thực khi một phần quy trình chạy qua những máy chủ bên ngoài mà bạn chỉ biết tin vào chính sách xóa dữ liệu của họ. Xử lý trong trình duyệt khép lại khoảng trống đó: không có bên thứ ba nào để giải trình, vì chẳng có bên nào cả. Tệp đi từ công dân, đến máy tính của văn phòng, đến nơi nó cần đến, mà không qua dịch vụ PDF nào ở giữa.

Một nhân viên cũng không nên phải chọn giữa việc hoàn thành công việc và bảo vệ người mà tệp đó thuộc về. Một công cụ chạy cục bộ xóa bỏ sự lựa chọn đó. Công dân đã trao dữ liệu của họ vì họ buộc phải làm vậy. Giữ nó bên trong văn phòng, ở mọi bước, là điều tối thiểu mà cơ quan hành chính nợ họ. Mở các công cụ PDF, làm việc trong trình duyệt, và dữ liệu ở lại đúng nơi mà niềm tin của công chúng đòi hỏi.