Site yöneticileri: sakinlerin belgelerini yüklemeden işleyin

Bir binayı ya da bir kat malikleri topluluğunu yönetmek bir evrak işidir ve evrak başkalarının kişisel verileriyle doludur. İsimleri, daire numaralarını ve iletişim bilgilerini içeren bir kat malikleri listesi. Kimin ne söylediğini ve nasıl oy verdiğini kaydeden toplantı tutanakları. Faturalar, ödeme kayıtları, aidatları geciken kimler. Tedarikçilerle sözleşmeler, sigorta belgeleri, ara sıra bir uyuşmazlık dosyası. Bir site yöneticisi, kendilerini hiçbir zaman veri teslim eden kişiler olarak düşünmemiş çok sayıda insan hakkında şaşırtıcı miktarda hassas bilgi tutar.

Ve sürekli küçük PDF işleri vardır. Tutanakları katılım çizelgesi ve bütçeyle birleştirmek. Yönetim kuruluna e-posta atmak için taranmış faturalar klasörünü sıkıştırmak. Dağıtmadan önce kat malikleri listesini korumak. Her biri rutindir ve her biri, bir binanın sakinlerinin verilerinin kimsenin seçmediği bir sunucuya yüklenmesi için bir fırsattır.

Başkalarının verileri, sizin sorumluluğunuz

Bir kat malikleri topluluğu, üyelerinin bilgilerinin rastgele çevrimiçi hizmetlerce işlenmesi için kaydolmadı. Bu verileri dikkatle işlemesi için güvenilen kişi yöneticidir ve bu giderek artan ölçüde sadece nezaket değil, yasal bir görevdir. Bir kat malikleri listesi kişisel veridir. Ödeme ve borç kayıtları hassastır. Tutanaklar uyuşmazlıkları ve kişisel durumları içerebilir. Bunları yanlış işlerseniz sadece kendinizi utandırmazsınız; bilgilerini korumak için topluluğa güvenen sakinleri ifşa edersiniz.

Tipik bir ücretsiz çevrimiçi PDF aracı dosyayı sunucusuna yükler, işler ve sonra kontrol edemeyeceğiniz bir takvime göre siler. Bir kat malikleri listesi ya da bir borçlular raporu için bu, sakinlerin kişisel verilerinin bilinmeyen bir üçüncü tarafa aktarılmasıdır. Bir kat maliki “o PDF’i birleştirdiğinde benim verim nereye gitti?” diye sorsa, “ücretsiz bir web sitesine, sanırım bir şeyleri siliyor” kimsenin vermek isteyeceği bir yanıt değildir.

reader.me bu işe nasıl uyar

reader.me tamamen tarayıcınızda çalışır. Yükleme yoktur çünkü işi yapan bir sunucu yoktur; motor, kendi bilgisayarınızda, tarayıcı sekmesinin içinde çalışır.

Yani bir toplantı dosyası için belgeleri birleştirdiğinizde, tarayıcınız bunları makinenizdeki belleğe okur, tam orada birleştirir ve sonucu size verir. Sakinlerin PDF’i asla yolculuk etmez. Başkalarının verilerini yöneten biri için bu, rutin bir iş ile kontrolsüz bir veri aktarımı arasındaki farktır. Dosya, tüm süre boyunca masanızda kalır.

Ve bunu kanıtlayabilirsiniz; bir kat maliki ya da yönetim kurulu verilerini nasıl işlediğinizi sorarsa bu işe yarar. Herhangi bir reader.me aracını açın, geliştirici araçlarını açın (F12) ve bir dosyayı işlerken Ağ (Network) sekmesini izleyin. Hiçbir şey yüklenmez. İnternetten ayrılın, yine de çalışır, çünkü veriler zaten hiçbir zaman ayrılmayacaktı.

Günlük işler, gizli tutulur

• Toplantı dosyasını oluşturun. Gündemi, tutanakları, bütçeyi ve faturaları kat malikleri için tek bir temiz PDF’de yerel olarak birleştirin.
• E-posta için sıkıştırın. Taranmış faturalar ve raporlar hızla ağırlaşır. Sakinlerin belgelerini önce yüklemeden bir e-postaya sığacak şekilde PDF’i sıkıştırın.
• Hassas listeleri koruyun. Bir kat malikleri listesini ya da bir borçlular raporunu mu dağıtıyorsunuz? Bir parolayla kilitleyin ve anahtarı ayrı olarak paylaşın, böylece iletilen bir e-posta herkesin bilgilerini ifşa etmesin.
• Taranmış kayıtları aranabilir hâle getirin. Eski taranmış faturalar ya da sözleşmeler OCR’dan sonra aranabilir hâle gelir, böylece bir şeyleri gerçekten bulabilirsiniz. Tarama makinenizde kalır.
• Belgeleri imzalayın. Bir tedarikçi sözleşmesini ya da resmî bir bildirimi imza aracıyla imzalayın; belgeyi tutan üçüncü taraf bir hizmet olmaz.

Güven işin tamamıdır

Bir site yöneticisinin işi güven üzerine yürür. Kat malikleri bilgilerini, paralarını ve sorunlarını teslim eder ve bunların hepsiyle yetkin birinin ilgilendiğini varsayar. Bir binanın kat malikleri listesini otuz saniyelik bir işi yapmak için sessizce yükleyen ücretsiz bir çevrimiçi araç, o güvenin, işler ters gidene kadar kimsenin görmediği küçük bir ihlalidir.

Tarayıcıda çalışmak riski tamamen ortadan kaldırır. Sakinlerin belgeleri makinenizden gitmeleri gereken yere gider ve arada hiçbir PDF hizmetinden geçmez. Güveneceğiniz bir dış silme politikası yoktur, çünkü hiçbir şey gönderilmemiştir. Üyelerinin bilgilerini size emanet eden bir topluluk için, onu her adımda kendi makinenizde tutmak tam olarak işin hak ettiği standarttır. PDF araçlarını açın, işi tarayıcıda yapın ve sakinlerin verileri olması gereken yerde kalsın: yönetmeleri için güvendikleri kişiyle.