Serbest çalışanlar: PDF olarak faturalar ve sözleşmeler, hiçbir şey yüklenmeden

Kendi hesabınıza çalıştığınızda, aynı zamanda kendi idari biriminizsinizdir. Faturayı başkası göndermez, imzanın peşine başkası düşmez, dosyayı bir müşterinin gelen kutusuna sığması için başkası küçültmez. Bu sizsiniz, genellikle gerçek ücretli işi yapmayı tercih edeceğiniz bir günün sonunda.

O idari işin çoğu PDF’lerle yürür. Gönderdiğiniz fatura. Başlamadan önce imzaladığınız sözleşme. Bir müşterinin geçen hafta istediği teklif. Ve bu PDF’lerle başa çıkmanın en hızlı yolu, birçok serbest çalışan için, aramada ilk çıkan ücretsiz web sitesi her neyse odur. Dosyayı sürükle, bir düğmeye tıkla, indir, gönder. Bitti.

Yalnız o dosyalarda adınız, vergi numaranız, banka bilgileriniz, müşterinizin şirketi ve ücretleriniz tam da sayfada oturuyor. Onları otuz saniye kazanmak için adını hiç duymadığınız bir sunucuya yüklemek, yeniden düşünmeye değer bir alışkanlıktır.

Bir serbest çalışanın her hafta dokunduğu PDF’ler

Liste kısadır ve tekrar eder. Giden faturalar ve ara sıra gelen biri. İş başlamadan önce imzalatmanız gereken sözleşmeler ve gizlilik anlaşmaları. Sonradan faturaya dönüşen teklifler ve tahminler. Kendi vergi beyannameniz için makbuzlar ve masraf taramaları. Bazen yukarıdakilerin hepsinden bir yığın, üç ayda bir muhasebecinize giden.

Bunların her biri bir noktada kendisine yapılmış sıkıcı bir işleme ihtiyaç duyar. İmzala. Üç dosyayı bir araya getir. 20 MB’lık bir taramayı e-postayla gönderilecek kadar küçük yap. Bunların hiçbiri zor değil. Tek soru, bunun nerede gerçekleştiğidir.

”Dosyalarınız bir saat içinde silinir” kontrol edebileceğiniz bir şey değildir

Çoğu çevrimiçi PDF aracı aynı şekilde çalışır. Dosyanız onların sunucusuna yüklenir, işlem orada çalışır ve sonuç size geri döner. Dosyanızın bir saat sonra silineceğini vaat eden afiş tamamen dürüst olabilir. Sorun, bunu doğrulamanın hiçbir yolunun olmamasıdır.

Faturanız bir kez başka birinin makinesinde, bir an için bile olsa, otururken, birkaç şey elinizden kayar. Yedekler ve günlükler, söz verilen pencerenin ötesinde kopyalar tutabilir. Sunucu ihlal edilebilir. Araç, kiraladığı bir altyapı üzerinde çalışıyor olabilir, dosyanızı kimsenin size söylemediği depolama ve kuyruklardan geçirerek. Dizüstü bilgisayarınızdan hiç ayrılmayan bir sözleşme, başka bir yerde olan bir ihlalde sızamaz.

Bir mizah görseli için kimin umurunda. Üzerinde müşterinizin adı ve ücretiniz olan imzalı bir sözleşme içinse, hesap farklıdır.

Yazdırmadan imzalayın, ve gerçeği yazdırmadan

İşte insanları yakalayan o iş. Bir müşteri bir sözleşme gönderir. Yazdırır, kalemle imzalar, geri tarar ve taramayı e-postayla gönderirsiniz. Yarım saat gitti, üstüne çalışan bir yazıcı aradığınız kısım.

Bunların hiçbirine ihtiyacınız yok. Sözleşmeyi açabilir, imzanızı sayfaya bırakabilir ve imzalı PDF’i kaydedebilirsiniz, tümü tarayıcıda. Dosya tüm bu süre boyunca cihazınızda kalır. PDF imzala bu şekilde, ve geri gönderdiğiniz sözleşme, bir çıktının eğri büğrü bir fotoğrafı değil, temiz bir dijital dosyadır. İmza görseliniz de yüklenmez, çünkü yükleneceği bir yer yoktur.

Bu, bir projeden önceki gizlilik anlaşması, başlangıçtaki sözleşme, sondaki teslim kabulü için işe yarar. Adınızı taşıması gereken her şey aynı gün gider.

Teklifi, sözleşmeyi ve faturayı tek bir dosyada birleştirin

Müşteriler ayrı ekleri takip etmeyi bırakır. Teklif bir e-postada, sözleşme bir diğerinde, fatura zincirin bir yerinde. Bir muhasebeciye devrettiğinizde, üç başıboş dosya, yanlış yerleştirilecek üç şey olur.

Bunları tek bir PDF’e koymak bunu çözer. PDF’lerinizi birleştirin, sırayla, ve gönderdiğiniz şey tüm hikâyeyi anlatan tek bir dosya olur. Teklif, imzalı sözleşme, son fatura, doğru sırayla istiflenmiş. Muhasebeciniz başıboşlarla dolu bir klasör yerine proje başına tek bir derli toplu dosya alır. Hepsi bilgisayarınızda işlenir, hiçbir şey bir sunucuya gönderilmez.

Dosyayı gerçekten ulaşacak şekilde küçültün

Taranmış sözleşmeler ve görsel ağırlıklı faturalar boyut olarak hızla şişer. Birkaç taranmış sayfa 15 veya 20 MB’a ulaşabilir ve birçok gelen kutusu 10’un üzerindeki herhangi bir şeyi geri çevirir. Böylece önemli e-postanız hiç ulaşmaz ve bunu iki gün sonra, müşteri faturanın nereye gittiğini sorduğunda öğrenirsiniz.

Önce PDF’i sıkıştırın ve aynı belge, okunur kalırken boyutun küçük bir kısmına iner. E-postadan rahatça geçer, şikâyetsiz müşteri portallarına yüklenir ve gidip gelmeyi atlarsınız. Buradaki her şey gibi, küçültme tarayıcınızda olur, böylece sıkıştırdığınız dosya odadan hiç ayrılmaz.

Kendi işiniz olduğunda yerel neden daha çok önemlidir

Bir çalışan olduğunuzda, bir veri kayması şirketin sorunudur. Bir serbest çalışan olduğunuzda, yalnızca sizin sorununuzdur. Müşterinizin sözleşmesinin sızması, kendi banka bilgilerinizin ifşa olması, bir yabancının sunucusunda oturan bir vergi belgesi. Bunu emecek bir BT departmanı yok ve işleri düzgün ele alan kişi olmanıza bağlı bir itibar var.

Dosyayı cihazınızda tutmak tüm bu soruyu ortadan kaldırır. Bir sunucu adımı yok, dolayısıyla sızacak bir şey yok, güvenilecek bir afiş yok, okunacak bir politika yok. Bunu kanıtlayabilirsiniz de. Tarayıcınızın DevTools’unu açın, imzalarken veya birleştirirken Network sekmesini izleyin ve hiçbir isteğin dosyanızı dışarı taşımadığını göreceksiniz. Herhangi bir istekte yoksa, hiçbir yere gitmemiştir.

Başkaları için de müşteri faturaları ve sözleşmeleri ele alıyorsanız, aynı mantık muhasebeciler ve mali müşavirler için daha derine iner ki bunu muhasebeciler bordroları nasıl ele alır yazısında ele aldık.

Serbest çalışmanın idari tarafı hiçbir zaman ortadan kalkmayacak. Faturaların gönderilmesi, sözleşmelerin imzalanması, dosyaların küçültülmesi gerekiyor. Karar verebileceğiniz tek şey, tüm bunların kendi makinenizde mi yoksa başka birininkinde mi gerçekleşeceğidir. Üzerinde geçim kaynağınız yazılı belgeler için, onu kendinizinkinde tutun.