Mali müşaviriniz maaş bordrolarınızı rastgele PDF sitelerine mi yüklüyor?

Bu yıl maaş bordronuza kimlerin dokunduğunu bir düşünün. Siz, işvereniniz ve neredeyse kesinlikle bir mali müşavir ya da bir bordro ofisi. Şimdi de o PDF’in geçen ayınkiyle birleştirilmesi ya da banka için ayrı sayfalara bölünmesi gereken anı düşünün. Bu nerede gerçekleşti?

Pek çok profesyonel için cevap, arama sonuçlarının ilk sayfasında buldukları ücretsiz bir web sitesi. Bordronuzu sürükleyip bırakıyorlar, bir düğmeye tıklıyorlar, sonucu indiriyorlar ve yollarına devam ediyorlar. İşe yarıyor. Ama bu aynı zamanda maaşınızın, banka bilgilerinizin ve kimlik numaranızın hiç duymadığınız bir sunucuya yolculuk ettiği anlamına geliyor.

İşte üzerinde konuşmaya değer olan kısım bu.

Başkalarının elinden geçen belgeler

Hassas PDF’lerinizi nadiren kendiniz işlersiniz. Bunlar aracılardan geçer.

Bordro ofisleri ve mali müşavirler maaş bordrolarını, sözleşmeleri, vergi beyannamelerini ve banka belgelerini görür. İnsan kaynakları departmanları kimlik taramalarını, sosyal güvenlik numaralarını, istirahat raporlarını ve bazen sağlık raporlarını işler. Hukuk büroları boşanma evraklarından miras belgelerine kadar her şeyle ilgilenir. Bir kliniğin idari masası, sevk yazılarını ve tahlil sonuçlarını sigorta şirketi için tek bir dosyada birleştirir.

Bütün bu kişilerin her biri, bir noktada, bir PDF üzerinde sıkıcı bir işlem yapmak zorunda kalır. Dört dosyayı bir araya getirmek. 40 sayfalık bir taramadan 3 ila 7 arasındaki sayfaları çıkarmak. Bir dosyayı e-postaya sığacak kadar küçültmek. Bunların hiçbiri gösterişli bir iş değil ve tam da bu yüzden en güvenli araçla değil, en hızlı araçla yapılıyor.

”Bir saat sonra silinir” bir garanti değildir

Çoğu çevrimiçi PDF aracı dosyanızı kendi sunucusuna yükler, işlemi orada gerçekleştirir ve sonucu size geri gönderir. “Dosyalarınız 1 saat sonra silinir” diyen o küçük afiş tamamen samimi olabilir. Sorun şu ki bunu doğrulayamazsınız, onu kullanan mali müşavir de doğrulayamaz.

Bir bordro, ne kadar kısa bir süre için olursa olsun, başkasının sunucusunda durduğu andan itibaren birkaç şey herkesin kontrolünün dışına çıkar. Günlükler ve yedekler kopyaları vaat edilen süreden çok sonra da tutabilir. Sunucunun kendisi ihlale uğrayabilir. Araç, sahip olmadığı bir altyapı üzerinde çalışıyor olabilir ve dosyanızı kimsenin bahsetmediği depolama alanlarından ve işlem kuyruklarından geçirebilir. Bir dizüstü bilgisayardan hiç çıkmayan bir belge, başka bir yerde gerçekleşen bir ihlalde sızdırılamaz.

Bir tatil fotoğrafı için kimin umurunda. Ama üzerinde maaşınızın ve kimlik numaranızın yazdığı bir dosya için hesap farklıdır.

KVKK ve GDPR aslında onlardan ne ister

İşte profesyonellerin bazen atladığı kısım. Bir mali müşavir ya da insan kaynakları ofisi verilerinizi işlediğinde, KVKK ve GDPR bunu istediklerini yapabilecekleri kendi kişisel malları olarak görmez. Onlar başkaları adına kişisel veri işliyorlar ve bu bir takım yükümlülüklerle gelir.

Bu verileri güvende tutmak için uygun teknik tedbirleri uygulamaları beklenir (GDPR’da Madde 32). Verileri kimlerle paylaştıklarını bilmeleri gerekir ve yüklenen bir dosyayı alan rastgele bir PDF web sitesi bu zincirde üçüncü bir taraftır. Verilerinizi bir veri işleyene aktarırlarsa, bunu düzenleyen bir sözleşme olması gerekir. Ve o web sitesi bir ihlale uğrarsa, bedelini ödeyenler bordroları ifşa olan kişiler olur; hem stresle hem de daha kötüsüyle.

Bir müşterinin vergi beyannamesini otuz saniye kazanmak için bilinmeyen ücretsiz bir araca yüklemeyi bunların hiçbiriyle bağdaştırmak zor. Bunu yapan çoğu profesyonel, dosyanın nereye gittiğini hiç düşünmemiştir bile. Araç bir hesap makinesi gibi hissettiriyordu, bir veri aktarımı gibi değil.

Çözüm: dosyayı cihazda tutun

Farklı çalışan bir PDF aracı kategorisi var. Dosyanızı bir sunucuya göndermek yerine, tüm işlemi tarayıcının içinde çalıştırır. Kod cihaza bir kez indirilir, PDF’iniz tarayıcının kendi belleğinde açılıp değiştirilir ve bitmiş dosya doğrudan aynı makineye geri kaydedilir. Belge hiçbir yere gitmez.

reader.me işte böyle çalışır ve hassas belgelere uygun olmasının nedeni de budur. Bir bordro ofisi, bir yığın maaş bordrosunu birleştirmek için PDF birleştirme aracımızı kullandığında, bu dosyalar kendi bilgisayarlarında, kendi tarayıcılarında işlenir. Bize hiçbir şey yüklenmez, çünkü yükleme yapılacak bir sunucu adımı yoktur. Sekmeyi kapatın, çalışma belleği yok olur.

Buna körü körüne inanmak zorunda da değilsiniz. Tarayıcının DevTools’unu açın, Network sekmesine gidin, bir birleştirme işlemi çalıştırın ve izleyin: hiçbir istek dosyanızı dışarı taşımıyor. Dosya hiçbir isteğin gövdesinde yoksa, hiçbir yere gönderilmemiş demektir.

Aslında ne yapmalı

Eğer profesyonel sizseniz, tek bir alışkanlığınızı değiştirin. Bir müşterinin bordrosunu ya da sözleşmesini bir web aracına koymadan önce, işlemi tarayıcıda mı yoksa bir sunucuda mı yaptığını sorun. Anlayamıyorsanız, DevTools testini bir kez çalıştırıp öğrenin. İstemci tarafında çalışan bir araç seçin ve onu varsayılanınız yapın. Zaten daha hızlıdır, çünkü yükleme ve indirme gidiş-dönüşü yoktur, üstelik ofis Wi-Fi’si kesildiğinde de çalışmaya devam eder.

Eğer müşteri sizseniz, sormaya hakkınız var. Mali müşaviriniz ya da insan kaynaklarınız belgelerinizi bir sonraki sefer işlediğinde, PDF’lerinizi nasıl işlediklerini ve dosyaların bilgisayarlarından çıkıp çıkmadığını sorun. İyi bir cevap “her şey bizim makinemizde kalıyor”dur. Omuz silkmek ise üzerine gidilmeye değer bir işarettir. O sayfalarda sizin maaşınız ve kimliğiniz var ve bunların nereye gittiğini sormak son derece makul bir davranış.

İşin kendisi sıradan. Birkaç dosyayı birleştirmek saniyeler sürer. Tek soru, bu saniyelerin sizin cihazınızda mı yoksa bir yabancının sunucusunda mı geçtiği ve bir bordro söz konusu olduğunda bu, doğru cevaplanmaya değer bir soru.