Finans ve danışmanlık firmaları: banka verili PDF'ler, gizli tutulmuş

Bir finans ofisi, birinin tüm hayatının haritası gibi okunan belgelerle yürür. Her kahveyi ve her maaş yatışını gösteren hesap özetleri. Vergi beyannameleri. Hesap sahipliği belgeleri. Üst kısmına IBAN’lar basılmış kredi sözleşmeleri. Kuruşuna kadar bakiyeleri olan yatırım özetleri. Danışmanlık, servet yönetimi veya finansal planlamada çalışıyorsanız, bu sizin ham maddenizdir ve neredeyse tamamı bir PDF olarak gelir.

Sonra sıkıcı kısım gelir. Hesap özetinin son üç ayının tek bir dosyada birleştirilmesi gerekir. İmzalı talimatın bir portal yükleme sınırına sığması için sıkıştırılması gerekir. Banka para hareketi yapmadan önce sözleşmenin bir imzaya ihtiyacı vardır. Bunların hiçbiri zor değil. Soru, bunun nerede gerçekleştiğidir.

Bu sayfalarda gerçekte ne yazılıdır

Bir finansal PDF elinizden çıktığında sayfada ne olduğu konusunda net olmak yardımcı olur.

Tek bir hesap özeti genellikle tam hesap numarasını veya IBAN’ı, hesap sahibinin adını ve adresini ve o kişinin nasıl yaşadığına dair işlem işlem bir kaydı taşır. Bir vergi beyannamesi buna kimlik numarasını, beyan edilen geliri, indirimleri ve sıklıkla bir eşin bilgilerini de ekler. Bir hesap belgesi gerçek bir insanı gerçek bir bakiyeye bağlar. Bunlardan birkaçını bir araya getirin ve birini kendi bankasında taklit etmeye ya da finansının ürkütücü derecede eksiksiz bir profilini oluşturmaya yetecek kadarına sahip olursunuz.

Bir PDF’i göndermeden önce düzenlediğiniz her seferde etrafta dolaştırdığınız veri budur.

Kimsenin yükleme olarak düşünmediği yükleme

Çoğu çevrimiçi PDF aracı kaputun altında aynı şekilde çalışır. Dosyanız onların sunucusuna yukarı çıkar, birleştirme veya sıkıştırma orada çalışır ve sonuç geri iner. “Dosyalar bir saat sonra silinir” diye söz veren sayfa bunu gerçekten kastediyor olabilir. Yine de bunu doğrulayamazsınız ve bir düzenleyici, sizin gerekli özeniniz olarak “site öyle dedi”yi kabul etmeyecektir.

Bir müşterinin hesap özeti bir üçüncü tarafın sunucusunda, bir dakikalığına bile olsa oturduğunda, kontrol gitmiştir. Günlükler ve yedekler, söz verilen pencerenin ötesinde kopyalar tutabilir. Sunucu ihlal edilebilir. Araç, sahip olmadığı bir altyapı üzerinde çalışıyor olabilir, dosyayı kimsenin size söylemediği depolama ve işleme kuyruklarından geçirerek. Makinenizden hiç ayrılmayan bir hesap özeti, başka bir yerdeki bir ihlalde ortaya çıkamaz.

Finansal firmalar için bu soyut bir endişe değildir. Tam olarak dolandırıcılık şebekelerinin en çok istediği veriyi ele alan, düzenlemeye tabi bir işletmesiniz. Sızdırılmış bir hesap özetinden çekilen bir hesap numarası ve bir ad, müşterinin bankasına karşı sosyal mühendislik için bir başlangıç noktasıdır. Sonucun size düşmesi için ihlalin sizinki olması gerekmez.

Kuralların sizden beklediği şey

Bir finans veya danışmanlık firması bir müşterinin belgelerini ele aldığında, KVKK ve GDPR o veriyi, hızlı olan herhangi bir ücretsiz web sitesi üzerinden geçirebileceğiniz bir şey değil, emanet olarak tuttuğunuz bir şey olarak görür. Başkaları adına kişisel veri işliyorsunuz ve bu yükümlülükler getirir.

Onu güvende tutmak için uygun teknik önlemler uygulamanız beklenir (GDPR Madde 32). Finansal veri ekstra ağırlık taşır, çünkü ifşadan gelen zarar doğrudan ve anlıktır. Zincirdeki her tarafı bilmeniz gerekir ve yüklenen bir dosyayı alan rastgele bir PDF sitesi, o zincirde, genellikle sözleşmesi olmayan ve sizin kim olduğunuza dair fikri olmayan bir üçüncü taraftır. Eğer o site ihlal edilirse, hesap özeti ifşa olan müşteri bedelini ödeyen kişidir ve firmanız da dosyanın neden orada olduğunu açıklamak zorunda kalan taraftır.

Bir müşterinin vergi beyannamesini otuz saniye kazanmak için bilinmeyen bir araca yüklemek, sonradan soran herhangi birinin önünde savunması zor bir şeydir. Bunu yapan çoğu insan dosyanın binadan ayrıldığını hiç hayal etmedi. Araç bir hesap makinesi gibi hissettirdi.

Dosyayı cihazda tutun

Farklı türde bir PDF aracı vardır. Dosyanızı bir sunucuya göndermek yerine, tüm işlemi tarayıcının içinde çalıştırır. Kod cihazınıza bir kez iner, PDF tarayıcının kendi belleğinde açılır ve değişir ve bitmiş dosya doğrudan aynı makineye geri kaydedilir. Belge hiç seyahat etmez.

reader.me böyle çalışır ve finansal belgelere bu yüzden uyar. İmzalı bir talimatı bir portalın boyut sınırının altına indirmek için bir PDF sıkıştırdığınızda, dosya bilgisayarınızda, tarayıcınızda işlenir. Bize hiçbir şey yüklenmez, çünkü yüklenecek bir sunucu adımı yoktur. Sekmeyi kapatın ve çalışma belleği gider.

Bunu güvene almak zorunda değilsiniz. Tarayıcının DevTools’unu açın, Network sekmesine gidin, bir sıkıştırma çalıştırın ve izleyin. Hiçbir istek dosyanızı dışarı taşımaz. Hesap özeti herhangi bir istek gövdesinde yoksa, hiçbir yere gönderilmemiştir. Bu, bir kez çalıştırıp uyum sorumlunuza gösterebileceğiniz bir kontroldür.

Korumak ve imzalamak, hâlâ makinenizde

Finans işinde sürekli gelen iki iş vardır ve her ikisi de yerelde kalabilir.

Birincisi, bir dosyayı kilitlemektir. Bir müşteriye hesap özetini e-postayla göndermeden ya da bir vergi özetini bir üçüncü tarafa yollamadan önce, PDF’e bir parola ekleyebilirsiniz ki yalnızca amaçlanan kişi açsın. Şifreleme tarayıcınızda, cihazınızda uygulanır. Korunmamış orijinal makinenizden hiç ayrılmaz, parola da öyle.

İkincisi imzalamaktır. Sözleşmeler, talimatlar ve yetkilendirmelerin hepsi bir imzaya ihtiyaç duyar ve alışılmış refleks, yazdırmak, imzalamak, taramak ve bir imzalama sitesine yüklemektir. Bunun yerine PDF imzala ile tarayıcıda imzalayabilir, imzanızı sayfaya bırakabilir ve imzalı dosyayı yerelde kaydedebilirsiniz. Yazıcı yok, yükleme yok, para hareketini yetkilendiren bir belgeyi tutan üçüncü taraf yok.

Bunu bir alışkanlık yapın, tek seferlik değil

Değişim küçüktür. Herhangi bir müşterinin finansal PDF’i bir web aracına girmeden önce, tarayıcıda mı yoksa bir sunucuda mı işlendiğini sorun. Anlayamıyorsanız, DevTools testini bir kez çalıştırın ve meseleyi kapatın. İstemci tarafında çalışan bir araç seçin ve onu firmanın varsayılanı yapın, sonra bir sonraki yeni işe alımdan sağ çıkması için bunu prosedürlerinize yazın.

Zaten daha hızlı. Yükle-indir gidiş dönüşü yok ve ofis bağlantısı koptuğunda da çalışmaya devam ediyor. Bir müşterinin IBAN’ını ve üç aylık harcamasını listeleyen bir belge için, bunu doğru yapmak ekstra iş değildir. İşin kendisidir.

Hassas dosyaları yüklemenin neden en başta bir sorun olduğuna dair daha geniş resim için, GDPR ve PDF yüklemek hakkındaki yazımızı okuyun.