Kamu sektörü: vatandaşların dosyalarını verilerini yüklemeden işleyin

Bir kamu yönetimi, var olan en hassas verilerin bir kısmını elinde tutar ve bunu seçme şansı yoktur. Bir sosyal yardım başvurusu, birinin tüm mali durumunu içerir. Bir dava dosyasında bir kimlik taraması, bir sağlık raporu, bir adli sicil kaydı, bir çocuğun bilgileri bulunabilir. Vatandaşlar bunları teslim etmeyi gönüllü olarak seçmez; hak ettikleri bir hizmeti alabilmek için bunu yapmak zorundadırlar. Bu da dosyalarının nasıl işlenmesi gerektiği konusundaki çıtayı yükseltir.

Sonra bir memurun yapması gereken son derece sıradan bir iş çıkar. Bir dava dosyasındaki belgeleri tek bir PDF’de birleştirmek. Taranmış bir klasörü e-posta sistemine sığacak şekilde sıkıştırmak. Eski taranmış bir kaydı aranabilir hâle getirmek. Bunların her birini yapmanın hızlı yolu ücretsiz bir çevrimiçi araçtır ve işte o hızlı yol, bir vatandaşın verilerinin yönetimin hiç denetlemediği bir sunucuda son bulduğu yoldur.

Burada farklı bir standart geçerlidir

Özel bir şirket verilerle dikkatsiz davrandığında, bu bir ihlaldir. Bir kamu kurumu vatandaşların verileriyle dikkatsiz davrandığında, bu aynı zamanda insanların vermekten kaçınamadığı bir güvenin ihlalidir. Veriler yasal yetkiyle, çoğunlukla kişi için gerçek bir alternatif olmadan toplanmıştır ve bu, özel sektörünkinden daha düşük değil daha yüksek bir koruma yükümlülüğü getirir.

Tipik bir çevrimiçi PDF aracı dosyayı sunucusuna yükler, orada işler ve sonra kimsenin doğrulayamayacağı bir takvime göre siler. Bir vatandaşın dava dosyası için bu, kişisel verilerin bilinmeyen bir üçüncü tarafa, çoğunlukla başka bir yargı bölgesindeki birine aktarılması anlamına gelir ve bu, ofisteki hiç kimsenin okumadığı koşullarca yönetilir. Bu, tam olarak kamu sektörü veri kurallarının önlemek için var olduğu türden kontrolsüz bir işlemedir. “Sadece PDF’i birleştirmek içindi” cümlesi, bir olay raporunda görmek isteyeceğiniz bir şey değildir.

reader.me kamu sektörüne nasıl uyar

reader.me tamamen tarayıcıda çalışır. Yükleme yoktur çünkü işi yapan bir sunucu yoktur; motor, ofisin kendi makinesinde, tarayıcı sekmesinin içinde çalışır.

Yani bir memur bir dava dosyasını birleştirdiğinde, tarayıcı belgeleri o bilgisayardaki belleğe okur, tam orada birleştirir ve sonucu üretir. Vatandaşın PDF’i asla yolculuk etmez. Bir kamu kurumu için bu, rutin bir iş ile raporlanması gereken bir veri aktarımı arasındaki farktır. Dosya, tüm bu süre boyunca ofisin içinde kalır.

Ve bu doğrulanabilir; bir veri koruma görevlisi ya da bir denetçi sorduğunda bu önemlidir. Herhangi bir reader.me aracını açın, geliştirici araçlarını açın (F12) ve bir dosyayı işlerken Ağ (Network) sekmesini izleyin. Hiçbir şey yüklenmez. Makineyi internetten ayırın, yine de çalışır, çünkü veriler zaten hiçbir zaman ayrılmayacaktı.

Günlük ofis işleri, kurum içinde tutulur

• Bir dava dosyası oluşturun. Başvuruyu, destekleyici belgeleri ve yazışmaları tek bir PDF’de yerel olarak birleştirin.
• İç sistemler için sıkıştırın. Taranmış dosyalar ağırdır ve e-posta ya da belge yönetimi sınırları gerçektir. Vatandaşın belgelerini önce hiçbir yere göndermeden PDF’i sıkıştırın.
• Arşivlenmiş bir kaydı aranabilir hâle getirin. Eski taranmış dosyalar OCR’dan sonra aranabilir hâle gelir, böylece personel ihtiyaç duyduğu şeyi gerçekten bulabilir. Tarama makinede kalır.
• Resmî bir imza ekleyin. Bir kararı ya da formu imza aracıyla imzalayın; belgeyi tutan üçüncü taraf bir imzalama hizmeti olmaz.
• Gönderdiğinizi koruyun. Bir vatandaşa kendi dosyasını mı gönderiyorsunuz ya da birimler arasında mı aktarıyorsunuz? Bir parolayla kilitleyin ve anahtarı ayrı olarak paylaşın.

Hesap verebilirlik vaat edilmez, içine yerleşiktir

Kamu kurumları, ellerinde tuttukları verilere ne olduğunun hesabını verebilmek zorundadır. İş akışının bir kısmı, silme politikalarına inanç üzerinden güvendiğiniz dış sunucular üzerinden geçtiğinde bunu dürüstçe yapmak zordur. Tarayıcıda işleme bu boşluğu kapatır: hesabını vereceğiniz bir üçüncü taraf yoktur, çünkü öyle biri yoktur. Dosya vatandaştan ofisin makinesine, oradan da gitmesi gereken yere gider ve arada hiçbir PDF hizmetinden geçmez.

Bir memur ayrıca işi bitirmek ile dosyanın sahibi olan kişiyi korumak arasında seçim yapmak zorunda kalmamalıdır. Yerel olarak çalışan bir araç bu seçimi ortadan kaldırır. Vatandaş verilerini teslim etti çünkü etmek zorundaydı. Onu her adımda ofisin içinde tutmak, yönetimin ona borçlu olduğu en azından budur. PDF araçlarını açın, işi tarayıcıda yapın ve veriler kamu güveninin gerektirdiği yerde kalsın.