İK uzmanları: CV ve aday verilerini yüklemeden işleyin

Bir İK uzmanı, sürekli olarak başkalarının kişisel verilerini işler; çoğu zaman aynı anda yüzlerce kişinin. Her CV bir isim, iletişim bilgisi, iş geçmişi ve bazen bir fotoğraf, doğum tarihi, adres demektir. Buna kimlik taramalarını, referans mektuplarını, geçmiş kontrolü sonuçlarını ve çalışma izni belgelerini ekleyin; tek bir adayın dosyası, kimlik hırsızlarının da veri koruma düzenleyicilerinin de tam olarak önem verdiği verilerin derli toplu bir paketine dönüşür. Adaylar bunu bir iş umuduyla teslim eder, gereği gibi korunacağına güvenerek.

Ve bu iş, küçük PDF görevleriyle doludur. Bir CV’yi, ön yazıyı ve referansları tek bir aday dosyasında birleştirmek. İşe alım müdürüne göndermek için taranmış belgelerden oluşan bir klasörü sıkıştırmak. Kayda geçirmek için bir CV’nin metnini çıkarmak. Her biri rutindir ve her biri, yanlış araçla bir adayın kişisel verisinin kimsenin denetlemediği bir sunucuya yüklendiği bir andır.

Aday verisi kişisel veridir

Bir CV’yi yalnızca bir belge olarak görmek kolaydır, ama o aslında, üçüncü taraf hizmetler arasında dolaştırılmasına rıza göstermemiş gerçek bir kişiye dair yoğun bir kişisel bilgi dosyasıdır. Veri koruma hukuku, aday verisini diğer her kişisel veri gibi ele alır: belirli bir amaçla toplanır, özenle işlenir, görmesi için hiçbir nedeni olmayan taraflarla paylaşılmaz. Geçmiş kontrolleri ve kimlik belgeleri riski daha da yükseltir.

Tipik bir ücretsiz çevrimiçi PDF aracı, dosyanızı sunucusuna yükler, işler ve daha sonra, doğrulayamayacağınız bir zamanlayıcıyla siler. Bir yığın CV ve kimlik taraması için bu, pek çok insanın kişisel verisinin bilinmeyen bir üçüncü tarafa aktarılması demektir. İşi alamamış bir aday, CV’sinin ve pasaport taramasının yalnızca bir PDF birleştirmek için rastgele bir web sitesine yüklendiğini öğrenince pek memnun olmazdı.

reader.me işe alımla nasıl örtüşüyor

reader.me tamamen tarayıcınızda çalışır. Yükleme yoktur, çünkü işi yapan bir sunucu yoktur; motor kendi makinenizde, tarayıcı sekmesinin içinde çalışır.

Yani bir adayın belgelerini birleştirdiğinizde, tarayıcınız onları bilgisayarınızdaki belleğe okur, hemen orada birleştirir ve sonucu size verir. Adayın PDF’i hiçbir yere gitmez. Başkalarının iş başvurularını işleyen herkes için bu, rutin bir iş ile hesabını vermeniz gereken bir veri aktarımı arasındaki farktır. Dosya, tüm süreç boyunca makinenizde kalır.

Ve doğrulanabilir; bir aday ya da bir veri koruma görevlisi başvuruların nasıl işlendiğini sorduğunda bu önem kazanır. Herhangi bir reader.me aracını açın, geliştirici araçlarını (F12) açın ve bir dosyayı işlerken Ağ (Network) sekmesini izleyin. Hiçbir şey yüklenmez. İnternet bağlantınızı kesin, yine de çalışır; çünkü veri zaten hiçbir zaman ayrılmayacaktı.

Günlük işler, gizli tutulmuş

• Aday dosyası oluşturun. CV’yi, ön yazıyı, referansları ve belgeleri tek bir düzenli PDF’te yerel olarak birleştirin.
• İşe alım müdürleri için sıkıştırın. Taranmış belgeler ve portfolyolar ağırlaşır. Adayın belgelerini önce yüklemeden e-postaya sığması için PDF’i sıkıştırın.
• Bir CV’nin içeriğini kayda geçirin. Kayıtlarınız ya da sisteminiz için bir CV’deki metne mi ihtiyacınız var? Yeniden yazmak yerine yerel olarak metni çıkarın.
• Taranmış bir belgeyi kullanılabilir kılın. Taranmış bir referans ya da sertifika, OCR sonrası aranabilir hale gelir ve tarama makinenizde kalır.
• Hassas dosyaları koruyun. Bir müşteriye kimlik taramaları ya da geçmiş kontrolleri mi gönderiyorsunuz? PDF’i bir parolayla kilitleyin ve anahtarı ayrı bir kanaldan paylaşın.

Adalet üzerine bir not da

Aday verisini sıkı tutmanın daha sessiz bir nedeni daha var: adalet. Bir CV çoğu zaman, birinin işi yapıp yapamayacağıyla hiçbir ilgisi olmayan ayrıntılar taşır; bir fotoğraf, bir yaş, bir adres. Bu veri ne kadar az yere yayılırsa, kimsenin niyet etmediği biçimlerde kullanılma olasılığı da o kadar azalır. Bir adayın dosyasını çevrimiçi hizmetlere saçmak yerine kendi makinenizde tutmak, başvuranlara hak ettikleri özeni göstermenin bir parçasıdır.

İşe alımın hacmi, çevrimiçi araçların pratikliğini cazip kılar; ama hacim, tam da bunun neden önemli olduğunun nedenidir: yüzlerce adaya uygulanan dikkatsiz bir alışkanlık, yüzlerce küçük ifşa demektir. Tarayıcıda çalışmak bu riski tamamen ortadan kaldırır. Adayın belgeleri onun elinden sizinkine, oradan işe alım müdürüne geçer ve arada hiçbir PDF hizmetinden geçmez. PDF araçlarını açın, işi yerel olarak yapın ve başvurularıyla size güvenen insanlar korunmuş kalsın.