E-ticaret: faturaları ve müşteri verilerini yüklemeden işleyin

Bir çevrimiçi mağaza işletin ve başkalarının kişisel verisini hızla biriktirirsiniz. Her sipariş bir isim, bir kargo adresi, bir e-posta, bazen bir telefon numarası ve birinin tam olarak ne satın aldığının kaydıdır. Faturalar, irsaliyeler, kargo etiketleri, iade evrakları; her biri bir müşteri hakkında küçük bir dosya. Bunu her siparişle çarpın; bir mağaza, müşterilerin yalnızca bir şey satın alarak ona güvendiği büyük bir kişisel bilgi yığınının üstünde oturur.

Ve günlük idari işler küçük PDF görevleriyle doludur. Bir grup faturayı muhasebeci için tek bir dosyada birleştirmek. Bir tedarikçiye ya da pazaryerine e-postayla göndermek için bir klasör dolusu sipariş belgesini sıkıştırmak. Kayıtlarınız için bir faturadan ayrıntıları çıkarmak. Her biri rutindir ve her biri, yanlış araçla müşterilerin kişisel verisinin kimsenin denetlemediği bir sunucuya yüklendiği bir andır.

Müşteri verisi yalnızca bir yan ürün değil, bir sorumluluktur

Sipariş evrakını sıkıcı bir idari iş olarak görmek kolaydır, ama her fatura gerçek bir kişiyi bir adrese ve bir satın almaya bağlar. Veri koruma kuralları hepsi için geçerlidir: bir siparişi karşılamak için toplanır, rastgele çevrimiçi hizmetlere saçılmak için değil. Ayrı bir uyum ekibi olmayan küçük bir mağaza için risk, tam da görevler bu kadar sıradan hissettirdiği için gözden kaçırmak kolaydır.

Tipik bir ücretsiz çevrimiçi PDF aracı, dosyanızı sunucusuna yükler, işler ve daha sonra, doğrulayamayacağınız bir zamanlayıcıyla siler. Bir grup fatura için bu, pek çok müşterinin adının, adresinin ve sipariş ayrıntısının bilinmeyen bir üçüncü tarafa aktarılması demektir. Bir çift ayakkabı alan bir müşteri, mağaza bir PDF birleştirsin diye adresinin rastgele bir web sitesine yüklenmesini kabul etmemişti.

reader.me bir çevrimiçi mağazaya nasıl uyar

reader.me tamamen tarayıcınızda çalışır. Yükleme yoktur, çünkü işi yapan bir sunucu yoktur; motor kendi makinenizde, tarayıcı sekmesinin içinde çalışır.

Yani bir grup faturayı birleştirdiğinizde, tarayıcınız onları bilgisayarınızdaki belleğe okur, hemen orada birleştirir ve sonucu size verir. Müşterilerin PDF verisi hiçbir yere gitmez. Alıcıların bilgilerinden sorumlu bir mağaza için bu, rutin bir iş ile hesabını vermeniz gereken bir veri aktarımı arasındaki farktır. Dosyalar, tüm süreç boyunca makinenizde kalır.

Ve doğrulanabilir; bir müşteri ya da bir düzenleyici verilerinin nasıl işlendiğini sorduğunda bu önem kazanır. Herhangi bir reader.me aracını açın, geliştirici araçlarını (F12) açın ve bir dosyayı işlerken Ağ (Network) sekmesini izleyin. Hiçbir şey yüklenmez. İnternet bağlantınızı kesin, yine de çalışır; çünkü veri zaten hiçbir zaman ayrılmayacaktı.

Günlük işler, gizli tutulmuş

• Muhasebe için faturaları gruplayın. Bir aylık faturayı muhasebeciniz için tek bir düzenli PDF’te yerel olarak birleştirin.
• Tedarikçiler ve pazaryerleri için sıkıştırın. Sipariş belgeleri ve taranmış evraklar ağırlaşır. Müşterilerin bilgilerini önce yüklemeden e-postaya sığması için PDF’i sıkıştırın.
• Fatura ayrıntılarını kayda geçirin. Sisteminiz için bir faturadaki sayılara ya da adreslere mi ihtiyacınız var? Yeniden yazmak yerine yerel olarak metni çıkarın.
• Taranmış evrakı kullanılabilir kılın. Taranmış bir fiş ya da iade formu, OCR sonrası aranabilir hale gelir ve tarama makinenizde kalır.
• Gönderdiğinizi koruyun. Muhasebecinize bir grup müşteri faturası mı gönderiyorsunuz? PDF’i bir parolayla kilitleyin ve anahtarı ayrı bir kanaldan paylaşın.

Güven, sipariş sayınızla birlikte büyür

Bir çevrimiçi mağazada işin püf noktası hacimdir. Dikkatsiz bir alışkanlık tek bir ifşa değildir; sipariş başına bir tane, her gün tekrarlanır. Faturaları ücretsiz bir araca yüklemek zararsız hissettirir, çünkü her dosya önemsiz görünür; ama bunu zamanla yüzlerce müşterinin adresiyle yapıyorsunuz. Sıradan ölçek, tam da bunu doğru yapmaya değer kılan şeydir.

Tarayıcıda çalışmak bu riski tamamen ortadan kaldırır. Müşterilerin belgeleri siparişlerinden makinenize, oradan muhasebecinize ya da tedarikçinize geçer ve arada hiçbir PDF hizmetinden geçmez. Güvenecek dışarıdaki bir silme politikası yoktur, çünkü hiçbir şey gönderilmemiştir. Müşteriler yalnızca ödeme yaparak bilgilerini mağazanıza emanet etti; o veriyi her adımda kendi makinenizde tutmak, o güveni kazanmanın sessiz kısmıdır. PDF araçlarını açın, işi yerel olarak yapın ve müşterilerinizin verisi, olacağını varsaydıkları yerde kalsın.