Avukatlar için PDF: dava dosyalarını hiçbir şey yüklemeden düzenleyin

Masanıza yeni bir dava düşer ve bir hafta içinde kırk PDF’e dönüşür. İmzalı vekâletname, taranmış kimlik, birinin eğri açıyla fotoğrafladığı bir sözleşme, üç tur yazışma, bir bilirkişi raporu, müşterinin yanlış sırayla e-postayla gönderdiği ekler. Bunların herhangi biri işe yarar hale gelmeden önce hepsini tek bir temiz dosyada toparlamanız gerekir: parçaları birleştirin, sayfaları doğru sıraya koyun, imzalamanız gereken yere imzayı atın.

İşin kendisi sıkıcıdır. Ama altında yatan şey öyle değil. O dosyaların her biri, size başka kimseye anlatmayacağı şeyleri anlatan bir müşteriye aittir ve bunu gizli tutma göreviniz, bir dilekçe hazırlamak için aceleniz var diye duraklamaz.

Gizlilik bir ayar değildir, işin ta kendisidir

Mesleki sır saklama yükümlülüğü ve gizlilik görevi internetten daha eskidir ve “ben sadece birkaç PDF’i birleştiriyordum” diye bir istisnaları yoktur. AB, Birleşik Krallık ve ABD’deki baro kuralları aşağı yukarı aynı şeyi söyler: bir müşterinin sizinle paylaştığı bilgi aranızda kalır ve onu korumak için makul adımlar atarsınız. İşte ücretsiz çevrimiçi araçların sessizce bir soruna dönüştüğü yer de o son kısımdır.

Çoğu PDF sitesi, dosyanızı bir sunucuya yükleyerek, işlemi orada çalıştırarak ve sonucu geri göndererek çalışır. Bir tatil fotoğrafı için kimin umurunda. Ama bir müşterinin boşanma evrakı, bir uzlaşma taslağı ya da bir tanık ifadesi için, az önce ayrıcalıklı bir materyalin kopyasını üçüncü bir tarafa teslim etmiş oldunuz. Paylaşmak istememiştiniz. Birleştirmek istemiştiniz. Ama dosya binadan çıktı ve artık güvenliği, hiç konuşmadığınız bir şirkete ve okumadığınız bir gizlilik politikasına bağlı.

O sitelerdeki güven verici cümle, “dosyalar bir saat sonra silinir”, ona güvenmeye çalışana kadar kulağa hoş gelir. Bunu doğrulayamazsınız. Günlükler ve yedekler, kopyaları süreden çok sonra da tutabilir. Sunucu ihlale uğrayabilir. Ve uğrarsa, dava dosyası sızan kişi sizin müşterinizdir; bu da sizi bağlayan her meslek kuralı uyarınca onu sizin sorununuz haline getirir.

”Makul adımlar” gerçekte neye benzer

Düzenleyici kurumlar bu konuda somutlaştı. GDPR, kişisel veriler için uygun teknik tedbirler bekler ve bir dava dosyası baştan sona kişisel veridir: isimler, adresler, sağlık ayrıntıları, mali kayıtlar, bazen cezai iddialar. Bunu rastgele bir web aracından geçirirseniz, zincirinize hiç denetlemediğiniz ve hiçbir sözleşmenizin olmadığı bir veri işleyen eklemiş olursunuz. (Bu maruziyet hakkında daha fazlasını PDF yüklemenin GDPR riskleri yazısında ele aldım, ayrıntı isterseniz.)

Makul adımları atmanın en temiz yolu, en başta sızdırılacak bir şey olmadığından emin olmaktır. Dizüstü bilgisayarınızdan hiç çıkmayan bir dosya, başka bir yerdeki bir ihlalde ifşa edilemez. Sunucu yerine tarayıcıda çalışan araçların ardındaki tüm fikir budur.

Hiçbir şey yüklemeden bir dava dosyası oluşturmak

Dosya makinenizde kaldığında o sıkıcı kısım şöyle işler. Aşağıdaki her şey tarayıcınızda yerel olarak çalışır. PDF, bilgisayarınızın belleğine okunur, işlem orada gerçekleşir ve bitmiş dosya doğrudan size geri kaydedilir. Hiçbir yere hiçbir şey gönderilmez.

Parçaları birleştirin. Vekâletnameniz, sözleşmeniz, yazışmalarınız ve ekleriniz ayrı dosyalar halinde elinizde. Onları istediğiniz sırayla PDF birleştirme aracına bırakın ve tek bir dosya elde edin. Mahkeme on bir ek değil, tek bir indeksli belge ister ve bir dönüştürme sitesine hiçbir şey e-postayla göndermeden bu noktaya bu şekilde varırsınız.

Sırayı doğru yapın. Taramalar asla temiz gelmez. 7. sayfa baş aşağı, ekler ters, imza sayfası en başa kaçmış. Dosyayı PDF yeniden sıralama aracında açın, sayfaları ihtiyacınız olan sıraya sürükleyin, boş tarama artığı sayfayı atın ve dışa aktarın. Masada kâğıt karıştırmakla aynı fikir, yalnızca kâğıt müşterinin gizli dosyası ve sıralanmak için bir yabancının sunucusundan geçmiyor.

İmzalanması gerekeni imzalayın. Vekâletnameler, yetki formları, üst yazılar, rutin onaylar. PDF imzalama aracını açın, imzanızı bir izleme paneliyle ya da parmağınızla çizin, çizginin üzerine yerleştirin, indirin. Gündelik belgeler için bu tür bir imza AB’de ve dünyanın çoğunda yasal olarak geçerlidir. Bir belge özel olarak nitelikli elektronik imza, bir noter senedi ya da belirli resmî başvurular gerektirdiğinde, bunun için yapılmış sertifika tabanlı bir hizmet kullanın, çünkü çizilmiş bir imza o gereksinimi karşılamaz. Günlük yığın için ise tam anlamıyla yeterlidir.

Üç adım, tek temiz bir dosya ve dosya tüm bu süre boyunca cihazınızda durdu.

Bir dakikada kendiniz kontrol edin

Hiçbir şeyin yüklenmediğine sözüme inanmak zorunda değilsiniz. Birleştirme aracını açın, DevTools’u açmak için F12’ye basın, Network sekmesine geçin, “Preserve log”u işaretleyin ve baştan sona bir dosya oluşturun. Ne olduğunu izleyin: sayfa en başta yüklenir ve sonra siz birleştirip indirirken hiçbir şey hareket etmez. Dosyanız hiçbir isteğin gövdesinde görünmüyorsa, hiç gönderilmemiş demektir.

Daha zor bir test mi istiyorsunuz? Aracı yükleyin, dizüstü bilgisayarınızı uçak moduna alın ve dosyayı ağ tamamen kapalıyken oluşturun. Yine çalışır, çünkü en baştan bir sunucu adımı zaten yoktu. Aynısını yükleme yapan bir araçta deneyin; başla düğmesine bastığınız an bir hata alırsınız. İşte gizlilik görevinizin önemsediği fark tam da bu.

Sürdürmeye değer bir alışkanlık

Bir başvuru tarihinden önce akşam saat altıda iki PDF’i birleştirirken her seferinde bir gizlilik politikası okumayacaksınız. Kimse okumuyor. Bu yüzden güvenli seçeneği varsayılan hale getirin. Tarayıcıda işlem yapan bir araç seçin, yer imine ekleyin ve müşteri dosyalarını göremediğiniz sunuculara göndermeyi bırakın. Zaten daha hızlıdır, çünkü yükle-indir gidiş-dönüşü yoktur ve ofis Wi-Fi’si kesildiğinde de çalışmaya devam eder; ki bir şeyin teslim günü her zaman kesilir.

Bir dava dosyasını toparlamak ve imzalamak, hafta boyunca yaptığınız en az ilgi çekici şeydir. Tek gerçek soru, siz bunu yaparken müşterinin belgelerinin büroda kalıp kalmadığıdır ve ayrıcalıklı materyal için bu sorunun tek bir doğru cevabı vardır.