ฟรีแลนซ์: ใบแจ้งหนี้และสัญญาใน PDF โดยไม่อัปโหลดอะไรเลย

เมื่อคุณทำงานให้ตัวเอง คุณก็เป็นแผนกธุรการของตัวเองด้วย ไม่มีใครอื่นส่งใบแจ้งหนี้ ตามลายเซ็น หรือย่อไฟล์ให้พอดีกับกล่องจดหมายของลูกค้า นั่นคือคุณ มักจะเป็นตอนปลายวันที่คุณอยากทำงานที่ได้เงินจริงมากกว่า

งานธุรการส่วนใหญ่นั้นขับเคลื่อนด้วย PDF ใบแจ้งหนี้ที่คุณส่ง สัญญาที่คุณเซ็นก่อนเริ่มงาน ใบเสนอราคาที่ลูกค้าขอเมื่อสัปดาห์ก่อน และวิธีที่เร็วที่สุดในการจัดการกับ PDF เหล่านั้น สำหรับฟรีแลนซ์หลายคน คือเว็บไซต์ฟรีอันไหนก็ตามที่โผล่มาเป็นอันแรกในการค้นหา ลากไฟล์เข้าไป กดปุ่ม ดาวน์โหลด ส่ง เสร็จ

ยกเว้นว่าไฟล์เหล่านั้นมีชื่อของคุณ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณ ข้อมูลธนาคารของคุณ บริษัทของลูกค้าคุณ และอัตราค่าบริการของคุณ วางอยู่ตรงนั้นบนหน้ากระดาษ การอัปโหลดมันไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่คุณไม่เคยได้ยินชื่อเพื่อประหยัดเวลาสามสิบวินาทีเป็นนิสัยที่ควรคิดทบทวนใหม่

PDF ที่ฟรีแลนซ์จับทุกสัปดาห์

รายการนั้นสั้นและซ้ำเดิม ใบแจ้งหนี้ที่ส่งออกและบางครั้งก็มีเข้ามา สัญญาและข้อตกลงรักษาความลับ (NDA) ที่คุณต้องให้เซ็นก่อนเริ่มงาน ใบเสนอราคาและประมาณการที่ภายหลังกลายเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จและสแกนค่าใช้จ่ายสำหรับการยื่นภาษีของคุณเอง บางครั้งก็เป็นกองของทั้งหมดข้างต้น ส่งให้นักบัญชีของคุณไตรมาสละครั้ง

ทุกอย่างนั้นต้องผ่านการดำเนินการน่าเบื่อบางอย่างในสักจุดหนึ่ง เซ็นมัน รวมสามไฟล์เป็นหนึ่ง ทำสแกน 20 MB ให้เล็กพอจะอีเมลได้ ไม่มีอะไรในนั้นที่ยาก คำถามเดียวคือมันเกิดขึ้นที่ไหน

”ไฟล์ของคุณจะถูกลบในหนึ่งชั่วโมง” ไม่ใช่สิ่งที่คุณตรวจสอบได้

เครื่องมือ PDF ออนไลน์ส่วนใหญ่ทำงานแบบเดียวกัน ไฟล์ของคุณอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ของพวกเขา การดำเนินการรันที่นั่น แล้วผลลัพธ์ก็กลับมาหาคุณ แบนเนอร์ที่สัญญาว่าไฟล์ของคุณจะถูกลบหลังหนึ่งชั่วโมงอาจซื่อสัตย์อย่างสมบูรณ์ ปัญหาคือคุณไม่มีทางยืนยันได้

เมื่อใบแจ้งหนี้ของคุณไปนั่งอยู่บนเครื่องของคนอื่นแล้ว แม้เพียงชั่วครู่ บางอย่างก็หลุดจากมือคุณ ข้อมูลสำรองและล็อกสามารถเก็บสำเนาไว้เกินกรอบเวลาที่สัญญา เซิร์ฟเวอร์ถูกเจาะได้ เครื่องมืออาจทำงานบนโครงสร้างพื้นฐานที่มันเช่ามา ส่งไฟล์ของคุณผ่านคิวและที่จัดเก็บที่ไม่มีใครบอกคุณ สัญญาที่ไม่เคยออกจากแล็ปท็อปของคุณก็ไม่อาจรั่วไหลในการละเมิดที่เกิดขึ้นที่อื่นได้

สำหรับมีม ใครจะแคร์ แต่สำหรับสัญญาที่เซ็นแล้วซึ่งมีชื่อลูกค้าของคุณและค่าจ้างของคุณอยู่บนนั้น สมการมันต่างออกไป

เซ็นโดยไม่ต้องพิมพ์ และไม่ต้องพิมพ์ความจริงออกมา

นี่คืออันที่ทำให้คนติดกับ ลูกค้าส่งสัญญามา คุณพิมพ์มันออกมา เซ็นด้วยปากกา สแกนกลับเข้าไป แล้วอีเมลสแกนนั้น เสียไปครึ่งชั่วโมง บวกกับช่วงที่คุณตามหาเครื่องพิมพ์ที่ใช้งานได้

คุณไม่ต้องทำอะไรแบบนั้นเลย คุณสามารถเปิดสัญญา วางลายเซ็นของคุณลงบนหน้า แล้วบันทึก PDF ที่เซ็นแล้ว ทั้งหมดในเบราว์เซอร์ ไฟล์อยู่บนอุปกรณ์ของคุณตลอดเวลา เซ็น PDF ด้วยวิธีนี้ แล้วสัญญาที่คุณส่งกลับไปก็เป็นไฟล์ดิจิทัลที่สะอาด ไม่ใช่ภาพถ่ายเบี้ยว ๆ ของกระดาษพิมพ์ ภาพลายเซ็นของคุณก็ไม่เคยถูกอัปโหลดเช่นกัน เพราะไม่มีที่ให้มันอัปโหลดไป

วิธีนี้ใช้ได้กับ NDA ก่อนโปรเจกต์ สัญญาตอนเริ่มงาน ใบรับมอบงานตอนจบ อะไรก็ตามที่ต้องมีชื่อคุณอยู่บนนั้นก็ส่งออกได้ในวันเดียวกัน

รวมใบเสนอราคา สัญญา และใบแจ้งหนี้ให้เป็นไฟล์เดียว

ลูกค้าสับสนกับไฟล์แนบที่แยกกัน ใบเสนอราคาอยู่ในอีเมลหนึ่ง สัญญาอยู่ในอีกอีเมล ใบแจ้งหนี้อยู่ที่ไหนสักแห่งในเธรด เมื่อคุณส่งต่อให้นักบัญชี สามไฟล์ที่กระจัดกระจายก็กลายเป็นสามสิ่งที่จะหายไป

การเอามันรวมเป็น PDF เดียวแก้เรื่องนั้นได้ รวม PDF ของคุณ ให้เป็นเอกสารเดียวตามลำดับ แล้วสิ่งที่คุณส่งก็เป็นไฟล์เดียวที่เล่าเรื่องทั้งหมด ใบเสนอราคา สัญญาที่เซ็นแล้ว ใบแจ้งหนี้สุดท้าย เรียงในลำดับที่ถูกต้อง นักบัญชีของคุณได้ไฟล์ที่เป็นระเบียบหนึ่งไฟล์ต่อโปรเจกต์ แทนที่จะเป็นโฟลเดอร์ที่เต็มไปด้วยไฟล์ตกหล่น ทั้งหมดประมวลผลบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ไม่มีอะไรถูกส่งขึ้นเซิร์ฟเวอร์

ย่อไฟล์เพื่อให้มันส่งถึงจริง ๆ

สัญญาที่สแกนและใบแจ้งหนี้ที่มีรูปภาพเยอะมีขนาดบวมเร็ว หน้าสแกนไม่กี่หน้าอาจแตะ 15 หรือ 20 MB และกล่องจดหมายจำนวนมากตีกลับอะไรก็ตามที่เกิน 10 ดังนั้นอีเมลสำคัญของคุณจึงไม่เคยส่งถึง และคุณรู้ตัวสองวันต่อมาเมื่อลูกค้าถามว่าใบแจ้งหนี้หายไปไหน

บีบ PDF ก่อน แล้วเอกสารเดียวกันก็ลดลงเหลือเศษเสี้ยวของขนาดเดิมขณะที่ยังอ่านได้ มันผ่านอีเมลไปได้ลื่น อัปโหลดไปยังพอร์ทัลลูกค้าได้โดยไม่บ่น และคุณก็ข้ามการโต้ตอบไปมาได้ เหมือนทุกอย่างในที่นี้ การย่อเกิดขึ้นในเบราว์เซอร์ของคุณ ไฟล์ที่คุณกำลังบีบจึงไม่เคยออกจากห้อง

ทำไมการอยู่ในเครื่องจึงสำคัญกว่าเมื่อมันคือธุรกิจของคุณเอง

เมื่อคุณเป็นลูกจ้าง ความผิดพลาดเรื่องข้อมูลเป็นปัญหาของบริษัท เมื่อคุณเป็นฟรีแลนซ์ มันเป็นของคุณคนเดียว สัญญาของลูกค้าคุณรั่ว ข้อมูลธนาคารของคุณเองถูกเปิดเผย เอกสารภาษีนั่งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของคนแปลกหน้า ไม่มีแผนกไอทีมารองรับ และมีชื่อเสียงที่ขึ้นอยู่กับว่าคุณเป็นคนที่จัดการเรื่องต่าง ๆ อย่างถูกต้อง

การเก็บไฟล์ไว้บนอุปกรณ์ของคุณขจัดคำถามทั้งหมด ไม่มีขั้นตอนเซิร์ฟเวอร์ จึงไม่มีอะไรให้รั่ว ไม่มีแบนเนอร์ให้เชื่อ ไม่มีนโยบายให้อ่าน คุณพิสูจน์ได้ด้วย เปิด DevTools ของเบราว์เซอร์ ดูแท็บ Network ขณะที่คุณเซ็นหรือรวม แล้วคุณจะเห็นว่าไม่มีคำขอใดนำไฟล์ของคุณออกไป ถ้ามันไม่อยู่ในคำขอใดเลย มันก็ไม่ได้ไปไหน

ถ้าคุณจัดการใบแจ้งหนี้และสัญญาของลูกค้าให้คนอื่นด้วย ตรรกะเดียวกันนี้ลึกกว่าสำหรับนักบัญชีและสำนักงานบัญชี ซึ่งเราครอบคลุมไว้ใน นักบัญชีจัดการสลิปเงินเดือนอย่างไร

ด้านธุรการของการเป็นฟรีแลนซ์จะไม่มีวันหายไป ใบแจ้งหนี้ต้องส่ง สัญญาต้องเซ็น ไฟล์ต้องย่อ สิ่งเดียวที่คุณได้ตัดสินใจคือทั้งหมดนั้นจะเกิดขึ้นบนเครื่องของคุณเองหรือบนเครื่องของคนอื่น สำหรับเอกสารที่มีรายได้เลี้ยงชีพของคุณพิมพ์อยู่ ก็เก็บมันไว้บนเครื่องของคุณ