นักบัญชีของคุณอัปโหลดสลิปเงินเดือนขึ้นเว็บ PDF มั่ว ๆ หรือเปล่า?

ลองนึกดูว่าปีนี้มีใครเคยจับสลิปเงินเดือนของคุณบ้าง ตัวคุณเอง นายจ้างของคุณ และเกือบจะแน่นอนว่ามีนักบัญชีหรือฝ่ายเงินเดือนด้วย ทีนี้ลองนึกถึงตอนที่ไฟล์ PDF นั้นต้องถูกนำไปรวมกับของเดือนก่อน หรือถูกแยกออกเป็นหน้า ๆ เพื่อส่งให้ธนาคาร เรื่องนั้นเกิดขึ้นที่ไหน?

สำหรับมืออาชีพหลายคน คำตอบคือเว็บไซต์ฟรีที่เจอในหน้าแรกของผลการค้นหา พวกเขาลากสลิปเงินเดือนของคุณเข้าไป กดปุ่ม ดาวน์โหลดผลลัพธ์ แล้วก็ทำงานต่อ มันใช้งานได้ แต่มันก็หมายความว่าเงินเดือนของคุณ ข้อมูลบัญชีธนาคารของคุณ และเลขบัตรประชาชนของคุณ เพิ่งเดินทางไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่คุณไม่เคยได้ยินชื่อมาก่อน

นั่นแหละคือส่วนที่ควรเอามาพูดกัน

เอกสารที่ผ่านมือคนอื่น

คุณแทบไม่ได้จัดการไฟล์ PDF ที่อ่อนไหวของตัวเองหรอก มันต้องผ่านคนกลาง

ฝ่ายเงินเดือนและนักบัญชีเห็นสลิปเงินเดือน สัญญา การยื่นภาษี และหนังสือรับรองจากธนาคาร ฝ่ายบุคคลจัดการกับสำเนาบัตรประชาชน เลขประกันสังคม ใบลาป่วย และบางครั้งก็ใบรับรองแพทย์ สำนักงานกฎหมายจัดการกับทุกอย่างตั้งแต่เอกสารหย่าไปจนถึงเอกสารมรดก โต๊ะธุรการของคลินิกรวมใบส่งตัวและผลตรวจให้เป็นไฟล์เดียวเพื่อส่งให้บริษัทประกัน

ทุกคนเหล่านั้น ในบางจังหวะ จำเป็นต้องทำอะไรน่าเบื่อ ๆ กับไฟล์ PDF รวมสี่ไฟล์เป็นไฟล์เดียว ดึงหน้า 3 ถึง 7 ออกจากเอกสารสแกน 40 หน้า บีบไฟล์ให้เล็กลงเพื่อให้แนบอีเมลได้ ไม่มีอะไรในนั้นเป็นงานหรูหรา และนั่นแหละคือเหตุผลที่มันถูกทำด้วยเครื่องมือที่เร็วที่สุด ไม่ใช่เครื่องมือที่ปลอดภัยที่สุด

”ลบทิ้งหลังจากหนึ่งชั่วโมง” ไม่ใช่การรับประกัน

เครื่องมือ PDF ออนไลน์ส่วนใหญ่จะอัปโหลดไฟล์ของคุณขึ้นเซิร์ฟเวอร์ของพวกเขา ประมวลผลที่นั่น แล้วส่งผลลัพธ์กลับมาให้คุณ แบนเนอร์เล็ก ๆ ที่บอกว่า “ไฟล์ของคุณจะถูกลบหลังจาก 1 ชั่วโมง” อาจจะจริงใจจริง ๆ ก็ได้ ปัญหาคือคุณตรวจสอบมันไม่ได้ และนักบัญชีที่ใช้มันก็ตรวจสอบไม่ได้เช่นกัน

เมื่อสลิปเงินเดือนไปนั่งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของคนอื่นแล้ว แม้เพียงชั่วครู่ ก็มีหลายอย่างที่หลุดออกจากการควบคุมของทุกคน บันทึกล็อกและไฟล์สำรองอาจเก็บสำเนาไว้เกินกว่าช่วงเวลาที่สัญญาไว้ ตัวเซิร์ฟเวอร์เองอาจถูกเจาะ เครื่องมือนั้นอาจรันอยู่บนโครงสร้างพื้นฐานที่ไม่ได้เป็นของมันเอง ส่งไฟล์ของคุณผ่านที่เก็บข้อมูลและคิวประมวลผลที่ไม่มีใครพูดถึง เอกสารที่ไม่เคยออกจากแล็ปท็อปย่อมรั่วไหลในเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นที่อื่นไม่ได้

สำหรับรูปถ่ายวันหยุด ใครจะสน แต่สำหรับไฟล์ที่มีเงินเดือนและเลขบัตรประชาชนของคุณอยู่ การคำนวณมันต่างกัน

GDPR เรียกร้องอะไรจากพวกเขาจริง ๆ

นี่คือส่วนที่มืออาชีพบางครั้งมองข้าม เมื่อนักบัญชีหรือฝ่ายบุคคลจัดการข้อมูลของคุณ GDPR ไม่ได้ถือว่ามันเป็นของส่วนตัวที่พวกเขาจะทำอะไรก็ได้ พวกเขากำลังประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลแทนคนอื่น และนั่นมาพร้อมหน้าที่

พวกเขาถูกคาดหวังให้ใช้มาตรการทางเทคนิคที่เหมาะสมเพื่อรักษาข้อมูลนั้นให้ปลอดภัย (มาตรา 32) พวกเขาควรรู้ว่ากำลังแบ่งปันข้อมูลกับใคร และเว็บไซต์ PDF มั่ว ๆ ที่รับไฟล์อัปโหลดเข้าไปก็คือบุคคลที่สามในห่วงโซ่นั้น ถ้าพวกเขาส่งต่อข้อมูลของคุณให้ผู้ประมวลผล ก็ควรมีสัญญากำกับเรื่องนี้ และถ้าเว็บไซต์นั้นเกิดข้อมูลรั่วไหล คนที่สลิปเงินเดือนถูกเปิดเผยก็คือคนที่ต้องจ่ายราคา ทั้งด้วยความเครียดและด้วยอะไรที่แย่กว่านั้น

การอัปโหลดเอกสารภาษีของลูกค้าไปยังเครื่องมือฟรีที่ไม่รู้จักเพื่อประหยัดเวลาสามสิบวินาที มันยากที่จะให้สอดคล้องกับเรื่องพวกนี้ มืออาชีพส่วนใหญ่ที่ทำแบบนั้นเพียงแค่ไม่เคยคิดถึงว่าไฟล์ไปลงเอยที่ไหน เครื่องมือนั้นรู้สึกเหมือนเครื่องคิดเลข ไม่ใช่การส่งถ่ายข้อมูล

ทางแก้: เก็บไฟล์ไว้บนเครื่อง

มีเครื่องมือ PDF อยู่ประเภทหนึ่งที่ทำงานต่างออกไป แทนที่จะส่งไฟล์ของคุณขึ้นเซิร์ฟเวอร์ มันรันงานทั้งหมดภายในเบราว์เซอร์ โค้ดถูกดาวน์โหลดมายังอุปกรณ์ครั้งเดียว ไฟล์ PDF ของคุณถูกเปิดและแก้ไขในหน่วยความจำของเบราว์เซอร์เอง และไฟล์ที่เสร็จแล้วถูกบันทึกกลับลงเครื่องเดิมโดยตรง เอกสารไม่ได้ไปไหนเลย

นี่คือวิธีที่ reader.me ทำงาน และมันคือเหตุผลที่มันเหมาะกับเอกสารที่อ่อนไหว เมื่อฝ่ายเงินเดือนใช้เครื่องมือ รวม PDF ของเราเพื่อรวมกองสลิปเงินเดือน ไฟล์เหล่านั้นถูกประมวลผลบนคอมพิวเตอร์ของพวกเขา ในเบราว์เซอร์ของพวกเขา ไม่มีอะไรถูกอัปโหลดมาที่เรา เพราะไม่มีขั้นตอนเซิร์ฟเวอร์ให้อัปโหลดไป ปิดแท็บไป หน่วยความจำที่ใช้งานก็หายไป

และคุณไม่จำเป็นต้องเชื่อใจแบบลอย ๆ ด้วย เปิด DevTools ของเบราว์เซอร์ ไปที่แท็บ Network สั่งรวมไฟล์ แล้วดู ไม่มีคำขอใดที่พาไฟล์ของคุณออกไป ถ้าไฟล์ไม่ได้อยู่ในเนื้อหาของคำขอไหนเลย มันก็ไม่ได้ถูกส่งไปไหน

สิ่งที่ควรทำจริง ๆ

ถ้าคุณเป็นมืออาชีพ เปลี่ยนนิสัยสักอย่าง ก่อนจะเอาสลิปเงินเดือนหรือสัญญาของลูกค้าใส่ลงในเครื่องมือบนเว็บ ถามตัวเองว่ามันประมวลผลในเบราว์เซอร์หรือบนเซิร์ฟเวอร์ ถ้าบอกไม่ได้ ลองทดสอบด้วย DevTools สักครั้งแล้วจะรู้ เลือกเครื่องมือที่ทำงานฝั่งผู้ใช้แล้วตั้งให้เป็นค่าเริ่มต้นของคุณ มันเร็วกว่าด้วยซ้ำ เพราะไม่มีการอัปโหลดและดาวน์โหลดไปกลับ และมันยังทำงานต่อได้แม้ Wi-Fi ที่ออฟฟิศจะหลุด

ถ้าคุณเป็นลูกค้า คุณมีสิทธิ์ถาม คราวหน้าที่สำนักงานบัญชีหรือฝ่ายบุคคลจัดการเอกสารของคุณ ถามพวกเขาว่าประมวลผลไฟล์ PDF ของคุณอย่างไร และไฟล์ออกจากคอมพิวเตอร์ของพวกเขาหรือเปล่า คำตอบที่ดีคือ “ทุกอย่างอยู่บนเครื่องของเรา” การยักไหล่คือสัญญาณที่ควรตามต่อ มันคือเงินเดือนและเลขบัตรประชาชนของคุณอยู่บนหน้าเหล่านั้น และการถามว่ามันไปไหนก็เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลอย่างยิ่ง

ตัวงานเองนั้นธรรมดามาก รวมไฟล์ไม่กี่ไฟล์ใช้เวลาแค่ไม่กี่วินาที คำถามเดียวคือวินาทีเหล่านั้นเกิดขึ้นบนอุปกรณ์ของคุณหรือบนเซิร์ฟเวอร์ของคนแปลกหน้า และสำหรับสลิปเงินเดือน นั่นคือคำถามที่ควรตอบให้ถูก