Forskare: arbeta med artiklar och data utan att ladda upp dem

En forskares dag är full av PDF:er som ännu inte är tänkta att vara offentliga. Ett manuskript under granskning. En forskningsansökan innan den lämnas in. En artikel du själv granskar under embargo. Ett databilaga med deltagaruppgifter som en etikprövningsnämnd godkänt under strikta villkor. Det här är inte bara filer; många av dem kommer med formella förpliktelser om vem som får se dem och var de får hamna.

Sedan behöver du göra något helt vardagligt med en av dem. Slå ihop figurerna med huvudtexten. Komprimera en tung PDF så att den ryms inom en tidskrifts uppladdningsgräns. Göra en inskannad referens sökbar. Det snabba greppet är att hitta ett gratis verktyg online och släppa filen där. Och det är i precis det ögonblicket som förpliktelsen tyst bryts, för filen har just åkt iväg till en server du aldrig granskat.

Problemet med “bara den här gången”

Konfidentialitet i forskning är inte en känsla, det är ofta ett skriftligt villkor. Dubbelblind peer review bygger på att manuskriptet inte läcker. Etikgodkännande för data om personer specificerar vanligtvis hur och var data lagras, och förbjuder överföring till tredje part. Ett embargo före publicering är ett avtal med en tidskrift.

Ett typiskt PDF-verktyg online ber dig ladda upp dokumentet till sin server, där det bearbetas och, får du höra, raderas senare. För ett semesterfoto, helt okej. För ett manuskript du granskar blint, eller ett dataset som omfattas av ett etikprotokoll, är “uppladdat till en okänd tredje part och raderat på en timer du inte kan se” precis det dina avtal skrevs för att förhindra. Du kan inte lova en tidskrift eller en etiknämnd att filen stannade där den skulle om du lämnat den till en server du inte kontrollerar.

Hur reader.me är annorlunda

reader.me kör verktygen i din webbläsare. Det finns inget uppladdningssteg, eftersom det inte finns någon server som gör jobbet. Bearbetningsmotorn laddas in i själva webbläsarfliken och körs på din egen maskin.

Så när du komprimerar en tung PDF blir sekvensen: din webbläsare läser in filen i minnet på din dator, utför komprimeringen där och ger dig resultatet. Filen överförs aldrig. Det är skillnaden mellan att använda en verkstad du tagit hem och att stoppa ditt dokument genom en främlings brevinkast.

Du behöver inte ta det på tro. Öppna vilket verktyg på reader.me som helst, öppna webbläsarens utvecklarverktyg (F12) och titta på fliken Nätverk medan du bearbetar en fil. Du ser ingen uppladdning. Vill du vara helt säker? Stäng av ditt wifi och gör det offline. Det fungerar ändå, vilket bara är möjligt för att filen aldrig var på väg någonstans.

De vardagliga jobben, gjorda privat

De uppgifter forskare oftast tar till, alla körda lokalt:

• Komprimera inför inlämning. Tidskriftsportaler älskar att sätta tak på uppladdningsstorlekar. Komprimera en PDF ner till gränsen utan att först skicka ditt opublicerade manuskript till en komprimeringstjänst.
• Gör en skanning sökbar. En gammal referens eller en inskannad figur är bara en bild tills du kör OCR, som lägger till ett riktigt textlager så att du kan söka i den och citera den. Skanningen lämnar aldrig din maskin.
• Plocka ut citat och data. Behöver du den exakta ordalydelsen eller siffrorna från en källa? Extrahera texten istället för att skriva av den, lokalt.
• Sätt ihop det slutgiltiga dokumentet. Slå ihop manuskript, figurer och kompletterande material till en fil inför inlämning.
• Lås ett utkast innan du delar det. Skickar du ett känsligt utkast till en medförfattare? Skydda det med ett lösenord och skicka nyckeln separat.

En not om metadata

En sak värd en forskares uppmärksamhet: PDF:er bär på dold metadata, inklusive författarnamn, programuppgifter och ibland revisionshistorik. För dubbelblind granskning spelar det roll, för ett manuskript som namnger dig i sina egenskaper är inte riktigt blint. Det är ett skäl att vara noga med vad som är inbakat i en fil innan du lämnar in den, och ett skäl att föredra verktyg som inte lägger till sina egna spår ovanpå.

Varför det här passar hur forskning redan fungerar

Forskare är tränade att dokumentera proveniens, följa protokoll och inte ta genvägar med data. Ett verktyg som tyst laddar upp dina filer går stick i stäv med allt det. Ett som gör jobbet på din egen maskin passar in. Du behåller vårdnaden om dokumentet från början till slut, vilket är precis vad dina avtal, dina etikgodkännanden och dina egna standarder redan kräver av dig.

Nästa gång du behöver komprimera ett manuskript eller OCR:a en referens behöver du inte välja mellan att få det gjort och att hålla ditt ord. Öppna PDF-verktygen, gör jobbet i din webbläsare, så stannar filen precis där den ska: hos dig.