Ubezpieczenia: obsługuj polisy i szkody bez wysyłania danych klientów

Ubezpieczenia to branża papierów, a te papiery są osobiste. Pojedyncza teczka szkody może zawierać pełne imię, nazwisko i adres klienta, dane bankowe, raport medyczny, zdjęcia wypadku, skan dowodu, protokół policyjny. Wniosek o polisę zbiera obraz finansowy i zdrowotny człowieka w jednej paczce. Brokerzy, likwidatorzy i pracownicy agencji przerzucają takie dokumenty przez cały dzień.

I przez cały dzień są do zrobienia z nimi drobne zadania PDF. Połączyć dokumenty szkody w jeden plik dla underwritera. Skompresować folder zdjęć, żeby zmieścił się w mailu. Sprawić, by zeskanowany raport medyczny dał się przeszukiwać. Szybki sposób na każde z nich to narzędzie online i to jest właśnie miejsce, w którym dane osobowe po cichu wymykają się z rąk agencji.

Co jest na szali, gdy teczka szkody trafia na serwer

Teczka szkody to nie jakiś ogólny dokument. W wielu przypadkach to dane osobowe szczególnej kategorii, zwłaszcza informacje medyczne, i należą do kogoś, kto powierzył je agencji. Przepisy o ochronie danych traktują je odpowiednio: odpowiadasz za to, gdzie trafiają i kto je przetwarza.

Typowe darmowe narzędzie PDF online działa tak, że przesyła plik na swój serwer, przetwarza go tam i usuwa później według harmonogramu, którego nie możesz zweryfikować. Dla szkody z historią medyczną i dowodem klienta w środku to przekazanie nieznanej osobie trzeciej, rzecz, która zamienia się w incydent podlegający zgłoszeniu, gdy coś pójdzie nie tak, oraz trudną rozmowę z klientem, którego dane wylądowały tam, gdzie nie powinny. „To było tylko po to, żeby skompresować zdjęcia“ to nie jest obrona, której ktokolwiek chce użyć.

Jak reader.me zmienia rachunek

reader.me działa w całości w Twojej przeglądarce. Nie ma przesyłania, bo nie ma serwera, który wykonuje pracę; silnik działa na Twoim własnym komputerze, wewnątrz karty przeglądarki.

Więc kiedy łączysz dokumenty szkody, Twoja przeglądarka wczytuje pliki do pamięci na Twoim komputerze, scala je tam i daje Ci wynik. Dane klienta nigdy nie podróżują. Dla agencji to różnica między rutynowym zadaniem a przekazaniem danych, z którego musiałbyś się tłumaczyć. Plik przez cały czas zostaje wewnątrz Twojego biura.

Możesz to udowodnić sobie i inspektorowi ochrony danych. Otwórz dowolne narzędzie reader.me, otwórz narzędzia deweloperskie (F12) i obserwuj zakładkę Sieć podczas przetwarzania teczki szkody. Nic się nie przesyła. Odłącz się całkowicie od internetu, a nadal działa, bo dane i tak nigdy nie zamierzały wyjść.

Codzienne zadania ubezpieczeniowe, trzymane u siebie

• Złóż teczkę szkody. Połącz raport, zdjęcia, rachunki i formularze w jeden schludny PDF dla underwritera, lokalnie.
• Kompresja przed wysłaniem. Zdjęcia wypadków i skany robią ciężkie pliki. Skompresuj je, żeby zmieściły się w mailu albo limicie portalu, bez wcześniejszego przesyłania dokumentów klienta.
• Uczyń zeskanowany raport przeszukiwalnym. Faksowany lub zeskanowany raport medyczny to tylko obraz, dopóki nie uruchomisz OCR, byś mógł go przeszukiwać i powoływać się na niego. Skan zostaje na Twoim komputerze.
• Podpisz polisę. Dodaj podpis do dokumentu polisy lub formularza szkody za pomocą narzędzia do podpisu, bez drukowania, bez zewnętrznej usługi podpisu trzymającej plik.
• Zabezpiecz to, co wysyłasz. Wysyłasz klientowi mailem polisę z danymi osobowymi? Zablokuj ją hasłem najpierw i udostępnij klucz innym kanałem.

Tak wygląda „minimalizacja danych“ w praktyce

Gadanie o ochronie danych potrafi brzmieć abstrakcyjnie, dopóki nie nastanie wtorek i nie masz czterdziestu szkód do przerobienia. Praktyczna zasada pod spodem jest prosta: dane klienta powinny przejść przez jak najmniej rąk. Każdy serwer, przez który przechodzi plik, to kolejna strona, która może zostać włamana, wezwana do wydania danych albo po prostu nieuważna.

Przetwarzanie w przeglądarce to najczystsza wersja tej zasady. Liczba dodatkowych stron obsługujących plik nie jest zredukowana do zaufanej garstki; wynosi zero. Dokument idzie od klienta, do Twojego komputera, do miejsca, w którym ma się znaleźć, i nie przez ani jedną usługę PDF po drodze.

Dla agencji i tych, przed którymi odpowiadają

Jeśli prowadzisz agencję, łatwiej też za tym stanąć. Możesz powiedzieć klientowi, szczerze, że jego szkoda została obsłużona bez wysyłania jej do usług zewnętrznych. Możesz pokazać audytorowi, że narzędzie, którego używasz, nie przesyła plików. Nie polegasz na cudzej obietnicy usunięcia; nie ma czego usuwać, bo nic nie zostało wysłane.

Ubezpieczenia zawsze będą zalewem PDF-ów pełnych najbardziej wrażliwych szczegółów innych ludzi. Zadania się nie zmieniają. To, gdzie trafiają pliki, może się zmienić. Otwórz narzędzia PDF, wykonaj pracę w przeglądarce i trzymaj dane klientów tam, gdzie zaufali, że je utrzymasz.