Sektor publiczny: obsługuj akta obywateli bez wysyłania ich danych

Administracja publiczna przechowuje jedne z najbardziej wrażliwych danych, jakie istnieją, i nie ma w tej kwestii wyboru. Wniosek o świadczenie zawiera pełną sytuację finansową danej osoby. Akta sprawy mogą zawierać skan dowodu osobistego, zaświadczenie lekarskie, zaświadczenie o niekaralności, dane dziecka. Obywatele nie zgadzają się dobrowolnie na przekazanie tych informacji; muszą to zrobić, żeby otrzymać usługę, która im przysługuje. To podnosi poprzeczkę dla sposobu, w jaki ich dokumenty są obsługiwane.

A potem urzędnik ma do wykonania zupełnie zwyczajne zadanie. Połączyć dokumenty z akt sprawy w jeden plik PDF. Skompresować zeskanowany folder, żeby zmieścił się w systemie pocztowym. Sprawić, żeby stara zeskanowana dokumentacja stała się przeszukiwalna. Szybkim sposobem na każde z tych zadań jest darmowe narzędzie online — i właśnie ta szybka droga sprawia, że dane obywatela lądują na serwerze, którego administracja nigdy nie sprawdziła.

Tutaj obowiązuje inny standard

Kiedy prywatna firma nieostrożnie obchodzi się z danymi, to naruszenie. Kiedy organ publiczny nieostrożnie obchodzi się z danymi obywateli, to także naruszenie zaufania, którego ludzie nie mogli uniknąć. Dane zostały zebrane na mocy uprawnień prawnych, często bez realnej alternatywy dla danej osoby, a to wiąże się z obowiązkiem ochrony, który jest wyższy, a nie niższy, niż w sektorze prywatnym.

Typowe narzędzie PDF online wysyła plik na swój serwer, przetwarza go tam i usuwa później według harmonogramu, którego nikt nie może zweryfikować. W przypadku akt obywatela to przekazanie danych osobowych nieznanej stronie trzeciej, często w innej jurysdykcji, regulowane warunkami, których nikt w urzędzie nie przeczytał. To dokładnie ten rodzaj niekontrolowanego przetwarzania, któremu mają zapobiegać przepisy o danych w sektorze publicznym. „To było tylko żeby połączyć PDF” to nie jest zdanie, które chcesz mieć w raporcie o incydencie.

Jak reader.me pasuje do sektora publicznego

reader.me działa w całości w przeglądarce. Nie ma wysyłki, bo nie ma serwera, który wykonuje pracę; silnik działa na komputerze urzędu, wewnątrz karty przeglądarki.

Więc kiedy urzędnik łączy akta sprawy, przeglądarka wczytuje dokumenty do pamięci na tym komputerze, łączy je na miejscu i tworzy wynik. PDF obywatela nigdy nie podróżuje. Dla organu publicznego to różnica między rutynową pracą a podlegającym zgłoszeniu przekazaniem danych. Plik przez cały czas pozostaje wewnątrz urzędu.

I jest to weryfikowalne, co ma znaczenie, gdy pyta o to inspektor ochrony danych albo audytor. Otwórz dowolne narzędzie reader.me, otwórz narzędzia deweloperskie (F12) i obserwuj zakładkę Sieć podczas przetwarzania pliku. Nic się nie wysyła. Odłącz komputer od internetu, a narzędzie nadal działa, bo dane i tak nigdy nie miały opuścić urządzenia.

Codzienna praca urzędu, trzymana wewnątrz

• Skompletuj akta sprawy. Połącz wniosek, dokumenty uzupełniające i korespondencję w jeden PDF, lokalnie.
• Skompresuj na potrzeby systemów wewnętrznych. Zeskanowane pliki są ciężkie, a limity poczty czy systemu zarządzania dokumentami są realne. Skompresuj PDF, nie wysyłając najpierw dokumentów obywatela donikąd.
• Spraw, by zarchiwizowana dokumentacja była przeszukiwalna. Stare zeskanowane pliki stają się przeszukiwalne po OCR, więc personel może faktycznie znaleźć to, czego potrzebuje. Skan zostaje na komputerze.
• Dodaj oficjalny podpis. Podpisz decyzję lub formularz narzędziem do podpisu, bez zewnętrznej usługi podpisu przechowującej dokument.
• Chroń to, co wysyłasz. Wysyłasz obywatelowi jego własny plik albo przekazujesz dokument między wydziałami? Zabezpiecz go hasłem i przekaż klucz osobnym kanałem.

Rozliczalność wbudowana, a nie obiecana

Organy publiczne muszą umieć rozliczyć się z tego, co dzieje się z przechowywanymi przez nie danymi. Trudno to robić uczciwie, gdy część procesu przebiega przez zewnętrzne serwery, których politykę usuwania przyjmuje się na wiarę. Przetwarzanie w przeglądarce zamyka tę lukę: nie ma żadnej strony trzeciej do rozliczenia, bo jej po prostu nie ma. Plik trafia od obywatela na komputer urzędu i tam, gdzie ma być, bez żadnej usługi PDF po drodze.

Urzędnik również nie powinien być zmuszany do wyboru między wykonaniem pracy a ochroną osoby, której akta obsługuje. Narzędzie działające lokalnie eliminuje ten wybór. Obywatel przekazał swoje dane, bo musiał. Trzymanie ich wewnątrz urzędu na każdym kroku to absolutne minimum, które administracja jest mu winna. Otwórz narzędzia PDF, wykonaj zadanie w przeglądarce, a dane pozostaną tam, gdzie wymaga tego zaufanie publiczne.