Płace i umowy w HR: czego oczekuje RODO

Biurko działu HR to jedno z najbardziej nasyconych danymi miejsc w każdej firmie. W zwykły wtorek jedna osoba może otworzyć pasek wypłaty, podpisaną umowę, zwolnienie lekarskie, zaświadczenie z banku i kopię czyjegoś dowodu tożsamości. Każdy z tych dokumentów to plik PDF, a każdy z tych plików PDF dotyczy prawdziwej osoby, która nigdy nie widzi, jak się go obsługuje.

Taka jest ta praca. Pytanie brzmi, czego RODO oczekuje, że z tym wszystkim zrobisz, i gdzie w przepisach mieści się codzienna obróbka plików PDF.

Dane, których dotyka HR, są tymi wrażliwymi

Nie wszystkie dane osobowe są w świetle RODO równe. Służbowy adres e-mail to dane osobowe. Wysokość wynagrodzenia również, ale waży ona więcej, a HR siedzi na ich stosie.

Paski wypłat pokazują, ile ludzie zarabiają. Umowy pokazują warunki, czasem klauzule dotyczące stanu zdrowia lub sytuacji rodzinnej. Zwolnienia lekarskie mogą ujawniać schorzenie, co jest szczególną kategorią danych objętą dodatkową ochroną. Dane bankowe otwierają drzwi do oszustwa. Numery dowodu tożsamości i ubezpieczenia społecznego to dokładnie to, czego chcą złodzieje tożsamości. Umieść to wszystko w jednym dziale, a stajesz się celem.

RODO przykłada do tego materiału większą wagę, bo szkody z wycieku są większe. Wyciekła lista marketingowa jest irytująca. Wyciekły stos pasków wypłat i skanów dowodów może zniszczyć czyjeś finanse i spokój ducha.

Czego przepisy naprawdę od ciebie wymagają

Nie musisz znać rozporządzenia na pamięć, żeby się do niego stosować. Kilka obowiązków obejmuje większość tego, co HR robi z tymi plikami.

Zabezpiecz dane. Artykuł 32 wymaga odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Mówiąc wprost, pliki powinny być chronione w sposób odpowiadający temu, jak są wrażliwe. Pasek wypłaty zasługuje na większą ostrożność niż menu lunchowe.

Używaj tylko tego, czego potrzebujesz, i tylko tak długo, jak tego potrzebujesz. Zbierasz umowę, aby zarządzać zatrudnieniem, a nie po to, żeby trzymać ją w nieskończoność na współdzielonym dysku, który może czytać pół biura. Gdy powód znika, plik też powinien zniknąć.

Wiedz, dokąd dane wędrują. Za każdym razem, gdy plik wymyka się spod twojej kontroli, masz wiedzieć, kto go otrzymuje i dlaczego. Jeśli przekazujesz dane osobowe zewnętrznej usłudze, która przetwarza je w twoim imieniu, ta usługa jest podmiotem przetwarzającym i powinna istnieć umowa określająca, co może z nimi robić.

Bądź gotów się wytłumaczyć. Jeśli coś pójdzie nie tak, musisz wykazać, że podjąłeś rozsądne kroki. „Wgrałem to do darmowej strony, którą znalazłem w wynikach wyszukiwania” nie jest krokiem, którego będziesz chciał bronić.

To, dokąd trafia plik, jest częścią pracy

Oto luka, która łapie dobrych ludzi. Pracownicy HR intensywnie myślą o tym, kto może otworzyć współdzielony folder, a potem łączą dwa paski wypłat na pierwszej napotkanej stronie do PDF. Staranna kontrola dostępu do folderu nic nie znaczy, jeśli plik trzydzieści sekund później zostaje wgrany gdzie indziej.

Większość narzędzi PDF online działa tak, że wysyła twój plik na swój serwer, wykonuje tam operację i odsyła wynik. Plik ląduje na maszynie, której nie jesteś właścicielem, prowadzonej przez firmę, której nigdy nie sprawdziłeś, w lokalizacji, której nie umiesz nazwać. Może usuwają go zgodnie z harmonogramem. Może kopia zapasowa zachowuje egzemplarz. Może całość działa na wynajętej infrastrukturze, która przepuszcza twój plik przez pamięć, o której nigdy nie usłyszysz. Nie możesz tego sprawdzić, podobnie jak osoba, której zwolnienie lekarskie właśnie przesłałeś przez internet.

W przypadku zwolnienia lekarskiego lub zaświadczenia z banku to wgrana kopia jest słabym punktem. Plik, który nigdy nie opuszcza laptopa działu HR, nie może zostać ujawniony w naruszeniu, które zdarza się na cudzym serwerze.

Wykonywanie pracy na własnym urządzeniu

Istnieje rodzaj narzędzia PDF, które nigdy niczego nie wgrywa. Cała operacja odbywa się wewnątrz przeglądarki, na tym samym komputerze, którego już używasz. Kod wczytuje się raz, twój PDF otwiera się w pamięci przeglądarki, wykonujesz pracę, a gotowy plik zapisuje się prosto z powrotem na twoją maszynę. Nic nie jest wysyłane na zewnątrz, bo nie ma kroku z serwerem, do którego można by to wysłać.

Tak właśnie działa reader.me i dlatego nadaje się do dokumentów HR. Połącz zestaw pasków wypłat, wyciągnij kilka stron z umowy, zmniejsz skan tak, by zmieścił się w e-mailu — wszystko to dzieje się na twoim komputerze. Zamknij kartę, a pamięć robocza znika razem z nią.

Nie musisz mi w tej kwestii ufać. Otwórz narzędzia deweloperskie przeglądarki, przejdź na kartę Network, uruchom operację i patrz. Żadne żądanie nie wynosi twojego pliku. Jeśli pliku nie ma w treści żadnego żądania, nigdzie nie został wysłany. To rodzaj weryfikacji, który lubi artykuł 32, bo faktycznie możesz go zademonstrować.

Dwie rzeczy warte zrobienia dzisiaj

Chroń pliki, które opuszczają firmę. Gdy wysyłasz pasek wypłaty lub umowę e-mailem, sam e-mail rzadko jest bezpieczny od końca do końca. Najpierw nałóż na PDF hasło, aby dokument był bezużyteczny dla każdego, kto go przechwyci lub trafi na niewłaściwego adresata. Możesz to zrobić na własnym urządzeniu za pomocą ochrony PDF hasłem, bez żadnego wgrywania, a hasło przekaż osobnym kanałem, na przykład przez telefon.

Podpisuj bez drukowania i ponownego skanowania. Umowy i zatwierdzenia wymagają podpisu, a stary nawyk drukowania, podpisywania, skanowania i wyrzucania kartki zostawia luźne kopie wszędzie. Dodanie podpisu bezpośrednio do pliku PDF utrzymuje jeden czysty plik i omija papierowy ślad. Narzędzie do podpisywania PDF robi to w przeglądarce, więc umowa nigdy nie opuszcza twojego komputera, żeby zostać podpisana.

Codzienna obróbka plików PDF w HR wygląda na nudną i to właśnie jest pułapka. Połączenie dwóch plików lub podpisanie umowy zajmuje sekundy, a te sekundy są momentem, w którym wrażliwe dane albo zostają na miejscu, albo po cichu wychodzą. Jeśli chcesz dłuższej wersji o tym, jak to wygląda, gdy dokumenty przechodzą przez biuro płac lub księgowego, ten tekst o paskach wypłat i prywatności to omawia. Zatrzymaj pracę na urządzeniu, a strona RODO robi się znacznie prostsza.