Firmy finansowe i doradcze: pliki PDF z danymi bankowymi, trzymane prywatnie

Biuro finansowe opiera się na dokumentach, które czyta się jak mapę całego czyjegoś życia. Wyciągi bankowe pokazujące każdą kawę i każdy wpływ wynagrodzenia. Zeznania podatkowe. Zaświadczenia o własności rachunku. Umowy kredytowe z numerami IBAN wydrukowanymi u góry. Zestawienia inwestycyjne z saldami co do grosza. Jeśli pracujesz w doradztwie, zarządzaniu majątkiem lub planowaniu finansowym, to jest Twój surowiec, i niemal wszystko przychodzi jako PDF.

Potem przychodzi nudna część. Wyciąg trzeba połączyć z ostatnich trzech miesięcy w jeden plik. Podpisane pełnomocnictwo trzeba skompresować, by zmieściło się w limicie przesyłania portalu. List zlecający potrzebuje podpisu, zanim bank ruszy. Nic z tego nie jest trudne. Pytanie brzmi: gdzie to się dzieje.

Co naprawdę jest wydrukowane na tych stronach

Warto być konkretnym co do tego, co znajduje się na stronie, gdy finansowy PDF opuszcza Twoje ręce.

Pojedynczy wyciąg bankowy zwykle zawiera pełny numer rachunku lub IBAN, imię, nazwisko i adres właściciela rachunku oraz zapis transakcja po transakcji tego, jak ta osoba żyje. Zeznanie podatkowe dodaje numer identyfikacyjny, zadeklarowany dochód, odliczenia, a często też dane partnera. Zaświadczenie o rachunku wiąże prawdziwego człowieka z prawdziwym saldem. Połącz kilka takich razem, a masz dość, by podszyć się pod kogoś w jego własnym banku albo zbudować przerażająco kompletny profil jego finansów.

To są dane, które przesuwasz za każdym razem, gdy porządkujesz PDF przed wysłaniem dalej.

Przesłanie, którego nikt nie traktuje jak przesłania

Większość narzędzi PDF online działa pod maską tak samo. Twój plik idzie w górę na ich serwer, łączenie lub kompresja odbywa się tam, a wynik wraca w dół. Strona obiecująca „pliki usuwane po godzinie” może to mieć na myśli. I tak nie możesz tego zweryfikować, a organ nadzorczy nie przyjmie „bo strona tak napisała” jako Twojej należytej staranności.

Gdy wyciąg bankowy klienta leży na serwerze strony trzeciej, choćby przez minutę, kontrola znika. Logi i kopie zapasowe mogą przechowywać kopie dłużej niż obiecane okno. Serwer może zostać zhakowany. Narzędzie może działać na infrastrukturze, której nie jest właścicielem, przepuszczając plik przez magazyny i kolejki przetwarzania, o których nikt Ci nie powiedział. Wyciąg, który nigdy nie opuszcza Twojego komputera, nie może wypłynąć w naruszeniu gdzie indziej.

Dla firm finansowych to nie jest abstrakcyjny niepokój. Jesteś regulowanym biznesem obsługującym dokładnie te dane, których najbardziej chcą grupy oszustów. Numer rachunku i nazwisko wyciągnięte z wykradzionego wyciągu to punkt wyjścia do socjotechniki wymierzonej w bank klienta. Naruszenie nie musi być Twoje, by skutki spadły na Ciebie.

Czego oczekują od Ciebie przepisy

Gdy firma finansowa lub doradcza obsługuje dokumenty klienta, RODO traktuje te dane jako coś, co dzierżysz w zaufaniu, a nie coś, co możesz przepuścić przez dowolną darmową stronę, która jest szybka. Przetwarzasz dane osobowe w imieniu innych, a to wiąże się z obowiązkami.

Oczekuje się, że zastosujesz odpowiednie środki techniczne, by je zabezpieczyć (art. 32). Dane finansowe niosą dodatkową wagę, bo szkoda z ujawnienia jest bezpośrednia i natychmiastowa. Masz znać każdą stronę w łańcuchu, a przypadkowa strona PDF, która otrzymuje przesłany plik, jest stroną trzecią w tym łańcuchu — zwykle bez umowy i bez pojęcia, kim jesteś. Jeśli ta strona zostanie zhakowana, to klient, którego wyciąg ujawniono, płaci, a Twoja firma musi tłumaczyć, dlaczego plik tam był.

Przesłanie zeznania podatkowego klienta do nieznanego narzędzia, by zaoszczędzić trzydzieści sekund, trudno obronić przed kimkolwiek, kto później zapyta. Większość osób, które to robią, po prostu nigdy nie wyobraziła sobie, że plik opuszcza budynek. Narzędzie sprawiało wrażenie kalkulatora.

Trzymaj plik na urządzeniu

Istnieje inny rodzaj narzędzia PDF. Zamiast wysyłać plik na serwer, wykonuje całą operację w przeglądarce. Kod pobiera się na Twoje urządzenie raz, PDF otwiera się i zmienia we własnej pamięci przeglądarki, a gotowy plik zapisuje się prosto z powrotem na tym samym komputerze. Dokument nigdy nie podróżuje.

Tak działa reader.me i dlatego pasuje do dokumentów finansowych. Gdy kompresujesz PDF, by zmieścić podpisane pełnomocnictwo pod limitem rozmiaru portalu, plik jest przetwarzany na Twoim komputerze, w Twojej przeglądarce. Nic nie jest do nas przesyłane, bo nie ma kroku serwerowego, do którego można by przesyłać. Zamknij kartę, a pamięć robocza znika.

Nie musisz brać tego na wiarę. Otwórz narzędzia deweloperskie przeglądarki, przejdź do zakładki Sieć, uruchom kompresję i patrz. Żadne żądanie nie wynosi Twojego pliku. Jeśli wyciągu bankowego nie ma w treści żadnego żądania, nigdzie nie został wysłany. To sprawdzenie, które możesz wykonać raz i pokazać osobie odpowiedzialnej za zgodność.

Zabezpieczanie i podpisywanie, wciąż na Twoim komputerze

Dwa zadania pojawiają się w pracy finansowej bez przerwy i oba mogą zostać lokalne.

Pierwsze to zablokowanie pliku. Zanim wyślesz klientowi mailem jego wyciąg albo prześlesz podsumowanie podatkowe stronie trzeciej, możesz dodać hasło do PDF, tak by otworzyła go tylko zamierzona osoba. Szyfrowanie jest stosowane w Twojej przeglądarce, na Twoim urządzeniu. Niezabezpieczony oryginał nigdy nie opuszcza komputera, podobnie jak hasło.

Drugie to podpisywanie. Listy zlecające, pełnomocnictwa i upoważnienia potrzebują podpisu, a zwykłym odruchem jest wydrukować, podpisać, zeskanować i przesłać na jakąś stronę do podpisów. Zamiast tego możesz podpisać PDF w przeglądarce, umieścić swój podpis na stronie i zapisać podpisany plik lokalnie. Bez drukarki, bez przesyłania, bez strony trzeciej trzymającej dokument, który upoważnia do przepływu pieniędzy.

Zrób z tego nawyk, nie jednorazowy gest

Zmiana jest niewielka. Zanim jakikolwiek finansowy PDF klienta trafi do narzędzia internetowego, zapytaj, czy przetwarza w przeglądarce, czy na serwerze. Jeśli nie potrafisz stwierdzić, wykonaj raz test w narzędziach deweloperskich i rozstrzygnij to. Wybierz narzędzie działające po stronie klienta i uczyń je domyślnym w firmie, a potem zapisz to w swoich procedurach, by przetrwało kolejne zatrudnienie.

I tak jest szybciej. Bez rundy przesyłania i pobierania, a działa dalej, gdy łącze w biurze padnie. Dla dokumentu, który wymienia IBAN klienta i trzy miesiące jego wydatków, zrobienie tego dobrze nie jest dodatkową pracą. To jest ta praca.

Po szerszy obraz tego, dlaczego przesyłanie wrażliwych plików jest problemem w ogóle, przeczytaj nasz tekst o RODO i przesyłaniu plików PDF.