PDF dla prawników: porządkuj akta spraw bez wgrywania czegokolwiek

Nowa sprawa ląduje na biurku i w ciągu tygodnia zamienia się w czterdzieści plików PDF. Podpisana umowa o świadczenie pomocy prawnej, zeskanowany dowód tożsamości, umowa sfotografowana pod kątem, trzy serie korespondencji, opinia biegłego, załączniki przesłane przez klienta w złej kolejności. Zanim cokolwiek z tego stanie się przydatne, musisz to wszystko uporządkować w jeden czysty komplet: połączyć fragmenty, ułożyć strony we właściwej kolejności, podpisać tam, gdzie trzeba.

Sama praca jest nudna. To, co kryje się pod nią, już nie. Każdy z tych plików należy do klienta, który powiedział ci rzeczy, których nie powiedziałby nikomu innemu, a twój obowiązek zachowania poufności nie ulega zawieszeniu tylko dlatego, że spieszysz się z przygotowaniem pisma.

Poufność to nie ustawienie, to istota zawodu

Tajemnica zawodowa i obowiązek poufności są starsze niż internet i nie mają wyjątków dla sytuacji „przecież tylko łączyłem kilka plików PDF”. Zasady etyki adwokackiej w całej UE, w Wielkiej Brytanii i w USA mówią mniej więcej to samo: informacje, które klient ci powierza, zostają między wami, a ty podejmujesz rozsądne kroki, aby je chronić. To ostatnie sformułowanie jest miejscem, w którym darmowe narzędzia online po cichu stają się problemem.

Większość serwisów do obróbki plików PDF działa tak, że wgrywa twój plik na serwer, wykonuje tam operację i odsyła wynik z powrotem. W przypadku wakacyjnego zdjęcia — kogo to obchodzi. W przypadku akt rozwodowych klienta, projektu ugody albo zeznania świadka właśnie przekazałeś osobie trzeciej kopię materiału objętego tajemnicą. Nie chciałeś go udostępniać. Chciałeś go połączyć. Ale plik opuścił kancelarię, a jego bezpieczeństwo zależy teraz od firmy, z którą nigdy nie rozmawiałeś, i od polityki prywatności, której nie przeczytałeś.

Uspokajające zdanie na tych serwisach — „pliki usuwane po godzinie” — brzmi dobrze, dopóki nie spróbujesz na nim polegać. Nie możesz tego zweryfikować. Logi i kopie zapasowe mogą przechowywać kopie po upływie terminu. Serwer może zostać złamany. A jeśli tak się stanie, osobą, której akta wyciekły, jest twój klient, co czyni to twoim problemem w świetle każdego mającego do ciebie zastosowanie kodeksu etyki.

Jak naprawdę wyglądają „rozsądne kroki”

Organy nadzoru wypowiadają się na ten temat coraz konkretniej. RODO oczekuje odpowiednich środków technicznych dla danych osobowych, a akta sprawy to dane osobowe od deski do deski: imiona i nazwiska, adresy, informacje o stanie zdrowia, dane finansowe, czasem zarzuty karne. Jeśli przepuścisz to przez przypadkowe narzędzie internetowe, dodałeś do swojego łańcucha podmiot przetwarzający, którego nigdy nie sprawdziłeś i z którym nie masz żadnej umowy. (Więcej o tej ekspozycji napisałam w tekście o zagrożeniach RODO związanych z wgrywaniem plików PDF, jeśli chcesz szczegółów.)

Najczystszy sposób podjęcia rozsądnych kroków to upewnienie się, że w ogóle nie ma czego wyciekać. Plik, który nigdy nie opuszcza twojego laptopa, nie może zostać ujawniony w naruszeniu, które zdarza się gdzieś indziej. Na tym właśnie polega cała idea narzędzi działających w przeglądarce, a nie na serwerze.

Składanie akt sprawy bez wgrywania

Oto jak wygląda ta nudna część, gdy plik zostaje na twoim urządzeniu. Wszystko poniżej działa lokalnie w twojej przeglądarce. PDF jest wczytywany do pamięci na twoim komputerze, operacja odbywa się tam, a gotowy plik zapisuje się prosto z powrotem u ciebie. Nic nie jest nigdzie wysyłane.

Połącz fragmenty. Masz umowę o świadczenie pomocy prawnej, kontrakt, korespondencję i załączniki jako osobne pliki. Wrzuć je do narzędzia do łączenia PDF w wybranej kolejności, a otrzymasz jeden komplet. Sąd chce jednego, indeksowanego dokumentu, a nie jedenastu załączników, i tak właśnie do tego dojdziesz bez wysyłania czegokolwiek do serwisu konwersji.

Ustaw właściwą kolejność. Skany nigdy nie przychodzą czyste. Strona 7 jest do góry nogami, załączniki są w odwrotnej kolejności, strona z podpisem wskoczyła na początek. Otwórz komplet w narzędziu do zmiany kolejności PDF, przeciągnij strony do potrzebnej sekwencji, usuń pustą stronę będącą artefaktem skanu i wyeksportuj. Ta sama idea co przekładanie kartek na biurku, z tą różnicą, że kartki to poufne akta klienta i nie przechodzą przez serwer obcego, żeby zostać posortowane.

Podpisz to, co wymaga podpisu. Umowy o świadczenie pomocy prawnej, pełnomocnictwa, pisma przewodnie, rutynowe zatwierdzenia. Otwórz narzędzie do podpisywania PDF, narysuj swój podpis gładzikiem lub palcem, umieść go w odpowiednim miejscu, pobierz. Dla codziennych dokumentów taki podpis ma moc prawną w całej UE i w większości świata. Gdy dokument wyraźnie wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego — akt notarialny lub określone wnioski — skorzystaj z usługi opartej na certyfikacie stworzonej do tego celu, ponieważ narysowany podpis nie spełni tego wymogu. Do codziennego stosu dokumentów wystarcza w zupełności.

Trzy kroki, jeden czysty komplet, a plik przez cały czas leżał na twoim urządzeniu.

Sprawdź to sam w minutę

Nie musisz wierzyć mi na słowo, że nic się nie wgrywa. Otwórz narzędzie do łączenia, naciśnij F12, aby otworzyć narzędzia deweloperskie, przełącz się na kartę Network, zaznacz „Preserve log” i zbuduj komplet od początku do końca. Obserwuj, co się dzieje: strona wczytuje się na starcie, a potem nic się nie rusza, gdy łączysz i pobierasz. Jeśli twój plik nigdy nie pojawia się w treści żądania, nigdy nie został wysłany.

Chcesz trudniejszego testu? Wczytaj narzędzie, przełącz laptop w tryb samolotowy i złóż komplet z całkowicie wyłączoną siecią. Nadal działa, bo nigdy nie było tu kroku z serwerem. Spróbuj tego w narzędziu, które wgrywa pliki, a dostaniesz błąd w chwili, gdy klikniesz start. Ta różnica to dokładnie to, na czym zależy twojemu obowiązkowi zachowania poufności.

Nawyk, który warto utrzymać

Nie będziesz czytać polityki prywatności za każdym razem, gdy łączysz dwa pliki PDF o 18:00 przed terminem złożenia pisma. Nikt tego nie robi. Uczyń więc bezpieczną opcję domyślną. Wybierz narzędzie, które przetwarza w przeglądarce, dodaj je do zakładek i przestań wysyłać pliki klientów na serwery, których nie widzisz. I tak jest szybciej, bo nie ma rundy wgrywania i pobierania, a działa nawet wtedy, gdy biurowe Wi-Fi pada, co zawsze zdarza się w dniu, w którym coś jest na termin.

Składanie i podpisywanie akt sprawy to najmniej interesująca rzecz, jaką robisz w ciągu całego tygodnia. Jedyne realne pytanie brzmi: czy dokumenty klienta zostają w kancelarii, podczas gdy to robisz, a dla materiału objętego tajemnicą to pytanie ma tylko jedną poprawną odpowiedź.