Notariusze: obsługuj akty i dokumenty klientów bez ich przesyłania

Niewielu specjalistów obsługuje dokumenty tak wrażliwe jak notariusz. Akt sprzedaży z nazwiskami, adresami i pełną ceną nieruchomości. Testament. Pełnomocnictwo. Zeskanowane dowody tożsamości każdej ze stron. To nie tylko dane prywatne; mają one wagę prawną, a cały sens istnienia notariusza polega na byciu zaufanym, bezstronnym strażnikiem właśnie takich dokumentów. Poufność nie jest dodatkiem do tego zawodu; ona jest tym zawodem.

I jak każde biuro, kancelaria notarialna funkcjonuje w oparciu o drobne zadania na plikach PDF. Połączenie dokumentów transakcji w jeden plik. Kompresja zeskanowanego aktu, żeby wysłać go stronie. Zabezpieczenie testamentu przed jego przechowaniem. Każda z tych czynności to rutyna, a każda z nich to moment, w którym przy złym narzędziu najbardziej wrażliwy dokument prawny klienta trafia na serwer, którego nikt nie sprawdził.

Standard, do którego zobowiązany jest notariusz

Obowiązek zachowania tajemnicy przez notariusza ma charakter zawodowy, prawny i jest fundamentem jego pozycji. Ludzie przychodzą do notariusza właśnie dlatego, że ufają, iż to, co przynoszą, zostanie potraktowane z najwyższą starannością. Prawo o ochronie danych dokłada do tego kolejną warstwę, traktując wiele z tego, co posiada notariusz, dokumenty tożsamości, dane finansowe, sytuację rodzinną, jako dane wymagające silnej ochrony.

Typowe darmowe narzędzie PDF online przesyła plik na swój serwer, przetwarza go i kasuje później według licznika, którego nie sposób zweryfikować. W przypadku aktu czy testamentu jest to przekazanie wysoce wrażliwego dokumentu prawnego nieznanej osobie trzeciej, na warunkach, których nikt w kancelarii nie przeczytał. Trudno pogodzić “jestem zaufanym strażnikiem tego dokumentu” z “przesłałem go na darmową stronę, żeby połączyć dwa pliki PDF”. Wygoda nie jest warta tej sprzeczności.

Jak reader.me pasuje do kancelarii notarialnej

reader.me działa w całości w Twojej przeglądarce. Nie ma żadnego przesyłania, ponieważ żaden serwer nie wykonuje pracy; silnik działa na własnym komputerze kancelarii, wewnątrz karty przeglądarki.

Więc kiedy łączysz dokumenty transakcji, Twoja przeglądarka wczytuje je do pamięci na tym właśnie komputerze, łączy je dokładnie tam i zwraca Ci wynik. PDF klienta nigdy nie podróżuje. Dla zawodu zbudowanego na byciu bezpiecznymi rękami nie jest to drobny szczegół techniczny; to różnica między godnym wypełnianiem tej roli a po cichu jej podważaniem.

I da się to zweryfikować, co ma znaczenie, gdy Twój autorytet opiera się na zaufaniu. Otwórz dowolne narzędzie reader.me, otwórz narzędzia deweloperskie (F12) i obserwuj zakładkę Sieć podczas przetwarzania pliku. Nic się nie przesyła. Odłącz się od internetu, a wszystko nadal działa, bo dokument i tak nigdy nie miał nigdzie wyjść.

Codzienne zadania, zachowane w poufności

• Skompletuj plik transakcji. Połącz akt, dowody tożsamości i dokumenty towarzyszące w jeden schludny PDF, lokalnie.
• Zabezpiecz to, co przechowujesz lub wysyłasz. Zablokuj dokument hasłem, wspartym silnym szyfrowaniem AES, i przekaż klucz osobno. Wysyłasz stronie akt lub testament mailem? Najpierw go zablokuj.
• Kompresuj bez ujawniania. Zeskanowany akt jest ciężki. Skompresuj go, by zmieścił się w mailu, bez przesyłania dokumentu klienta do usługi kompresji.
• Uczyń zarchiwizowany akt przeszukiwalnym. Stary, zeskanowany dokument staje się przeszukiwalny po OCR, dzięki czemu znajdziesz to, czego potrzebujesz w archiwum. Skan pozostaje na komputerze.
• Dodaj podpis. Podpisz dokument narzędziem do podpisu na potrzeby codziennego podpisywania elektronicznego, bez żadnej usługi zewnętrznej dotykającej pliku. (W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych, których wymagają niektóre czynności notarialne, użyjesz swojego akredytowanego certyfikatu i odpowiednich oficjalnych narzędzi, to narzędzie obejmuje zwykłe podpisywanie pomiędzy nimi.)

Zaufanie, które możesz wykazać

Cała wartość notariusza polega na byciu stroną, na której każdy może polegać, że potraktuje dokument właściwie. Trudno to twierdzić, jeśli część procesu po cichu przepuszcza wrażliwe akty przez zewnętrzne serwery, których polityce kasowania ufasz na słowo. Praca w przeglądarce zamyka tę lukę: nie ma żadnej osoby trzeciej, z której trzeba się rozliczać, bo jej nie ma. Dokument wędruje od klienta, na komputer kancelarii, tam gdzie ma trafić, i nie przechodzi przez żadną usługę PDF po drodze.

W przypadku dokumentów tak wrażliwych i tak doniosłych w skutkach, utrzymanie ich na własnym komputerze na każdym kroku nie jest dodatkową ostrożnością; to absolutne minimum, którego wymaga ta rola. Otwórz narzędzia PDF, wykonaj pracę w przeglądarce, a najważniejsze dokumenty klienta pozostaną dokładnie tam, gdzie notariuszowi powierzono ich pilnowanie.