Naukowcy: pracuj z artykułami i danymi bez wysyłania ich do sieci

Dzień naukowca jest pełen PDF-ów, które jeszcze nie powinny być publiczne. Manuskrypt w recenzji. Wniosek grantowy przed złożeniem. Artykuł, który recenzujesz pod embargo. Załącznik ze zbiorem danych zawierającym informacje o uczestnikach, na który komisja etyczna wyraziła zgodę pod ścisłymi warunkami. To nie są zwykłe pliki; z wieloma z nich wiążą się formalne zobowiązania dotyczące tego, kto może je zobaczyć i gdzie mogą trafić.

A potem musisz zrobić z którymś z nich coś zupełnie zwyczajnego. Wkleić ryciny do tekstu głównego. Skompresować ciężki PDF, żeby zmieścił się w limicie czasopisma. Sprawić, by zeskanowane źródło dało się przeszukiwać. Szybkie rozwiązanie to znaleźć darmowe narzędzie online i wrzucić tam plik. I to jest właśnie ten moment, w którym zobowiązanie po cichu pęka, bo plik trafił właśnie na serwer, którego nigdy nie sprawdziłeś.

Problem z „tylko ten jeden raz“

Poufność w badaniach to nie nastrój, to często spisany warunek. Recenzja podwójnie ślepa opiera się na tym, że manuskrypt nie wycieknie. Zgoda etyczna na dane o ludziach zwykle określa, jak i gdzie dane są przechowywane, oraz zakazuje przekazywania ich osobom trzecim. Embargo przedpublikacyjne to umowa z czasopismem.

Typowe narzędzie PDF online prosi Cię o przesłanie dokumentu na swój serwer, gdzie zostaje przetworzony i — jak Ci mówią — później usunięty. Dla zdjęcia z wakacji to żaden problem. Dla manuskryptu, który recenzujesz na ślepo, albo zbioru danych objętego protokołem etycznym, „wysłane do nieznanej osoby trzeciej i usunięte według niewidocznego dla Ciebie zegara“ to dokładnie ta rzecz, której Twoje umowy miały zapobiec. Nie możesz obiecać czasopismu ani komisji etycznej, że plik został tam, gdzie powinien, jeśli oddałeś go serwerowi, nad którym nie masz kontroli.

Czym różni się reader.me

reader.me uruchamia narzędzia w Twojej przeglądarce. Nie ma kroku przesyłania, bo nie ma serwera, który wykonuje pracę. Silnik przetwarzający jest ładowany do samej karty przeglądarki i działa na Twoim własnym komputerze.

Więc kiedy kompresujesz ciężki PDF, kolejność jest taka: Twoja przeglądarka wczytuje plik do pamięci na Twoim laptopie, robi tam kompresję na miejscu i podaje Ci wynik. Plik nigdy nie jest wysyłany. To różnica między korzystaniem z warsztatu, który przyniosłeś do domu, a wrzuceniem dokumentu przez szczelinę na listy obcej osoby.

Nie musisz brać tego na wiarę. Otwórz dowolne narzędzie reader.me, otwórz narzędzia deweloperskie przeglądarki (F12) i obserwuj zakładkę Sieć podczas przetwarzania pliku. Nie zobaczysz żadnego przesyłania. Chcesz mieć całkowitą pewność? Wyłącz Wi-Fi i zrób to offline. Nadal działa, co jest możliwe tylko dlatego, że plik i tak nigdzie się nie wybierał.

Codzienne zadania, robione prywatnie

Zadania, po które naukowcy sięgają najczęściej, wszystkie działające lokalnie:

• Kompresja przed złożeniem. Portale czasopism uwielbiają ograniczać rozmiar przesyłanych plików. Skompresuj PDF do limitu bez wcześniejszego wysyłania nieopublikowanego manuskryptu do usługi kompresji.
• Uczyń skan przeszukiwalnym. Stare źródło albo zeskanowana rycina to tylko obraz, dopóki nie uruchomisz OCR, który dodaje prawdziwą warstwę tekstową, żebyś mógł go przeszukiwać i cytować. Skan nigdy nie opuszcza Twojego komputera.
• Wyciągnij cytaty i dane. Potrzebujesz dokładnego brzmienia lub liczb ze źródła? Wyodrębnij tekst zamiast przepisywać, lokalnie.
• Złóż finalny dokument. Połącz manuskrypt, ryciny i materiał uzupełniający w jeden plik do złożenia.
• Zablokuj wersję roboczą przed udostępnieniem. Wysyłasz wrażliwą wersję roboczą współautorowi? Zabezpiecz ją hasłem i przekaż klucz osobno.

Słowo o metadanych

Jedna rzecz warta uwagi naukowca: PDF-y niosą ukryte metadane, w tym nazwiska autorów, szczegóły oprogramowania, a czasem historię zmian. Dla recenzji podwójnie ślepej to ma znaczenie, bo manuskrypt, który wymienia Cię we właściwościach, nie jest naprawdę ślepy. To powód, by uważać na to, co jest zapieczone w pliku, zanim go złożysz, oraz powód, by preferować narzędzia, które nie dokładają własnych śladów.

Dlaczego to pasuje do tego, jak badania już działają

Naukowcy są szkoleni, by dokumentować proweniencję, stosować się do protokołów i nie iść na skróty z danymi. Narzędzie, które po cichu wysyła Twoje pliki, kłóci się z tym wszystkim. Takie, które wykonuje pracę na Twoim komputerze, do tego pasuje. Zachowujesz pieczę nad dokumentem od początku do końca, czego właśnie wymagają Twoje umowy, Twoje zgody etyczne i Twoje własne standardy.

Następnym razem, gdy będziesz musiał skompresować manuskrypt albo zrobić OCR źródła, nie musisz wybierać między załatwieniem sprawy a dotrzymaniem słowa. Otwórz narzędzia PDF, wykonaj zadanie w przeglądarce, a plik zostanie dokładnie tam, gdzie powinien: u Ciebie.