Architekci i inżynierowie: trzymajcie poufne plany na swoim komputerze

Praca, którą tworzy pracownia architektoniczna lub inżynierska, jest jej wartością, a spora jej część żyje w PDF-ach. Rzuty, elewacje, obliczenia konstrukcyjne, oferty przetargowe, praca konkursowa, której nie wolno zobaczyć przed terminem. Te dokumenty są często objęte NDA, klauzulą poufności klienta albo zwykłym faktem handlowym, że wyciekły rysunek pomaga konkurencji, a szkodzi Tobie.

Są też duże. Komplet rysunków jest ciężki i tu zaczynają się kłopoty, bo codzienna potrzeba zmniejszenia pliku albo połączenia kompletu to właśnie to, co wysyła te rysunki na serwer, którego nigdy nie powinny dotknąć.

Duże pliki, wrażliwa zawartość, zła kombinacja

Wyobraź sobie zwykłe zadania. Portal przetargowy nie przyjmie pliku powyżej pewnego rozmiaru, więc musisz skompresować komplet rysunków. Klient chce wszystkiego jako jeden PDF, więc łączysz arkusze. Konsultant przysyła zeskanowany raport konstrukcyjny, który musi dać się przeszukiwać, więc robisz na nim OCR. Każde z nich jest rutynowe i każde kusi Cię do darmowego narzędzia online.

To narzędzie przesyła Twój plik. Dla kompletu planów pod NDA albo pracy konkursowej pod embargo „wysłane na serwer osoby trzeciej i usunięte później, zaufaj nam“ to prawdziwy problem. Podpisałeś umowę o poufności, a potem oddałeś poufny dokument firmie, która nie jest jej stroną. Jeśli plik jest też cenny handlowo, postawiłeś własną własność intelektualną na cudzej maszynie, żeby zaoszczędzić dwie minuty.

reader.me wykonuje pracę tam, gdzie plik już jest

reader.me działa w Twojej przeglądarce. Bez przesyłania, bo nie ma serwera, który robi przetwarzanie; silnik działa na Twoim własnym komputerze wewnątrz karty przeglądarki.

Kiedy kompresujesz ciężki komplet rysunków, Twoja przeglądarka wczytuje PDF do pamięci na Twoim komputerze, kompresuje go tam i oddaje Ci mniejszy plik. Rysunki nigdy nie opuszczają pracowni. To różnica między przyniesieniem narzędzia do swojego biurka a wysłaniem planów kurierem pod adres, którego nie widzisz.

Możesz to zweryfikować, co ma znaczenie, gdy klient pyta, jak obsługujesz jego dokumenty. Otwórz dowolne narzędzie reader.me, otwórz narzędzia deweloperskie (F12) i obserwuj zakładkę Sieć podczas przetwarzania pliku. Nic się nie przesyła. Odetnij połączenie z internetem, a nadal działa, bo plik i tak nigdy nie zamierzał podróżować.

Codzienne zadania PDF pracowni, trzymane prywatnie

• Kompresja pod portal przetargowy. Komplety rysunków szybko przebijają limity przesyłania. Skompresuj PDF, żeby się zmieścił, bez wcześniejszego wysyłania planów do usługi kompresji.
• Połącz komplet arkuszy. Połącz plany, zestawienia i raporty w jeden produkt dla klienta lub organu planistycznego, lokalnie.
• Wyraźnie oznacz wersje robocze. Wydajesz komplet, który nie jest ostateczny? Dodaj znak wodny „DRAFT“ lub „CONFIDENTIAL“ na arkuszach, żeby wydruk nie został pomylony z wersją wydaną. Znak wodny jest zapieczony na Twoim komputerze.
• Uczyń zeskanowany raport przeszukiwalnym. Zeskanowany raport obliczeniowy konsultanta staje się przeszukiwalny po OCR, bez przesyłania jego pracy ani Twojej.
• Zablokuj to, co wysyłasz. Wysyłasz plany wykonawcy? Zabezpiecz plik hasłem i udostępnij klucz osobno, żeby przesłany dalej mail nie ujawnił kompletu.

Poufność, za którą naprawdę możesz stanąć

NDA to obietnica o tym, gdzie trafiają informacje. Większość pracowni dotrzymuje jej na oczywistych frontach, zaszyfrowane dyski, ostrożny mail, ale darmowe narzędzie PDF online to cichy wyjątek, który niweczy resztę. Możesz być ostrożny z każdym plikiem i mimo to oddać cały komplet rysunków serwerowi obcej osoby, bo potrzebowałeś go poniżej 25 megabajtów.

Przetwarzanie w przeglądarce zamyka tę lukę. Plany idą z Twojego komputera, do klienta lub portalu, i nie przez żadną usługę PDF po drodze. Gdy klient pyta albo NDA wymaga, byś potwierdził, możesz powiedzieć wprost, że dokumenty nie zostały nigdzie przesłane. Nie ma cudzej polityki usuwania, na której trzeba polegać, bo nic nie zostało wysłane do usunięcia.

Twoje rysunki to aktyw

Dla pracowni pliki nie są tylko poufne, one są produktem. Projekt, detalowanie, inżynierski osąd zapieczony w komplecie arkuszy to za to płacą klienci i to konkurencja chętnie zobaczyłaby wcześniej. Traktowanie tych plików niedbale, bo zadanie wydało się drobne, to sposób, w jaki wycieka dobra praca.

Zadania się nie skończą. Zawsze będzie limit portalu do pokonania, komplet do połączenia, skan do OCR. Rób je w przeglądarce, narzędziem, które trzyma plik na Twoim komputerze, a Twoje plany zostaną tam, gdzie ich miejsce: w pracowni, która je narysowała.