Vertalers: werken aan documenten van cliënten zonder ze te uploaden

Een vertaler ziet documenten voordat bijna iemand anders ze ziet, en vaak zijn het de vertrouwelijke soort. Een nog niet gepubliceerd contract dat over de grenzen heen wordt uitonderhandeld. Een octrooiaanvraag die niet mag uitlekken voor de indiening. Iemands medisch dossier, een geboorteakte, een rechterlijke uitspraak, een financieel rapport. Cliënten overhandigen deze stukken omdat het werk anders niet gedaan kan worden, en meestal doen ze dat onder een geheimhoudingsverklaring (NDA) die vertrouwelijkheid tot een uitdrukkelijke voorwaarde maakt.

En dan is er de praktische kant. Het bronbestand is een gescande pdf die je als tekst nodig hebt om mee te werken. Het is te groot om terug te mailen. Het moet vergrendeld naar een cliënt. Stuk voor stuk een klein pdf-klusje, en stuk voor stuk een punt waarop een vertrouwelijk brondocument, met het verkeerde gereedschap, op een server belandt die de vertaler nooit heeft gecontroleerd.

Het NDA-probleem, in gewone taal

Vertaalwerk draait op vertrouwen en, heel vaak, op getekende geheimhoudingsovereenkomsten. Een NDA is een belofte over waar informatie naartoe gaat: niet naar derden, niet buiten de afgesproken reikwijdte. Het probleem is dat een gratis online pdf-tool een derde partij ís, en het uploaden van het document van een cliënt naar zo’n tool is precies het soort overdracht dat de NDA bedoeld is te voorkomen.

Een doorsnee tool van dit soort uploadt je bestand naar zijn server, verwerkt het en verwijdert het later volgens een schema dat je niet kunt controleren. Voor een octrooi onder embargo of een contract midden in de onderhandeling is dat een schending van de vertrouwelijkheid, verstopt in een routinetaak. Je kunt een cliënt niet eerlijk vertellen dat zijn document vertrouwelijk is gebleven als je het door een server haalde die je niet beheert om een scan in tekst om te zetten.

Hoe reader.me past bij vertaalwerk

reader.me draait volledig in je browser. Er is geen upload omdat geen enkele server de verwerking doet; de engine draait op je eigen computer, binnen het browsertabblad.

Dus wanneer je een gescande bron-PDF omzet naar tekst waarmee je kunt werken, doet je browser dat op jouw machine, en het document reist nooit. Voor een freelancer of een bureau dat gebonden is aan geheimhoudingsverklaringen is dat het verschil tussen je woord houden en het breken omwille van het gemak. Het bestand van de cliënt blijft van begin tot eind op jouw bureau.

En het is verifieerbaar, wat ertoe doet wanneer een cliënt vraagt hoe je met zijn materiaal omgaat. Open een willekeurige tool van reader.me, open de ontwikkelaarstools (F12) en kijk naar het tabblad Netwerk terwijl je werkt. Er wordt niets geüpload. Verbreek de internetverbinding en het werkt nog steeds, want het bestand was sowieso nooit van plan om weg te gaan.

De dagelijkse klussen, vertrouwelijk gehouden

• Zet een scan om in bruikbare tekst. Een gescand brondocument is gewoon een afbeelding totdat je OCR draait, wat een echte tekstlaag toevoegt zodat je de woorden kunt selecteren en bewerken. De scan verlaat je machine nooit.
• Haal de brontekst eruit. Heb je de exacte bewoording nodig om mee te werken, of een woordtelling? Extraheer de tekst in plaats van over te typen, lokaal.
• Comprimeer voor levering. Gescande bronbestanden en afgeronde documenten worden zwaar. Comprimeer een pdf zodat hij in een e-mail past, zonder eerst het document van de cliënt te uploaden.
• Stel een levering samen. Voeg een meerdelige vertaling samen, of de bron en het doel naast elkaar, tot één net bestand.
• Vergrendel wat je terugstuurt. Stuur je een gevoelige vertaling terug? Beveilig hem met een wachtwoord en deel de sleutel apart.

Vertrouwelijkheid die je echt kunt beloven

De waarde die een cliënt krijgt van een professionele vertaler is niet alleen nauwkeurigheid; het is discretie. Ze vertrouwen je informatie toe voordat de wereld die ziet. Dat vertrouwen is lastig eer aan te doen als een deel van je werkstroom hun documenten stilletjes door externe servers stuurt waarvan je de verwijderingsbeloften op goed vertrouwen aanneemt.

Werken in de browser dicht dat gat. Het document van de cliënt gaat van zijn handen naar de jouwe naar de afgeronde vertaling, en via geen enkele pdf-dienst daartussenin. Er is geen verwijderingsbeleid van een derde om op te vertrouwen, want er werd niets verstuurd. Wanneer een cliënt, of een NDA, je vraagt te bevestigen dat hun materiaal niet is gedeeld, kun je dat onomwonden zeggen. Open de PDF-tools, doe het werk lokaal, en de vertrouwelijke bron die je werd toevertrouwd blijft precies waar hij hoort: bij jou.