Tandartspraktijken: werk met patiëntendossiers zonder ze te uploaden

Een tandartspraktijk bewaart gevoeligere gegevens dan de wachtkamer doet vermoeden. Elk patiëntendossier bevat een medische voorgeschiedenis, allergieën en aandoeningen die de behandeling beïnvloeden, röntgenfoto’s, een behandelplan, toestemmingsformulieren en de bijbehorende betaal- en verzekeringsgegevens. Dit zijn gezondheidsgegevens, het soort dat de privacywetgeving het strengst beschermt, en patiënten geven ze zonder erbij na te denken, want zo werkt het nu eenmaal als je behandeld wordt.

En de balie draait op kleine pdf-klusjes. De röntgenfoto’s, voorgeschiedenis en toestemmingsformulieren van een patiënt samenvoegen tot één dossier. Een gescande verwijzing comprimeren om naar een specialist te sturen. Een oud papieren dossier doorzoekbaar maken. Elk klusje is routine, en elk is een moment waarop met het verkeerde hulpmiddel de gezondheidsgegevens van een patiënt worden geüpload naar een server die niemand heeft gecontroleerd.

Gezondheidsgegevens leggen de lat hoger

De meeste landen behandelen gezondheidsinformatie als een bijzondere categorie die sterkere bescherming vereist dan gewone persoonsgegevens. Een tandartsdossier voldoet daaraan: het koppelt een persoon met naam en toenaam aan zijn medische aandoeningen en behandeling. Een praktijk heeft de plicht, ethisch én wettelijk, om dit vertrouwelijk te houden, en een lek is niet alleen gênant; het legt de privégezondheidsgegevens van patiënten bloot en kan echte boetes opleveren.

Een typisch gratis online pdf-hulpmiddel uploadt je bestand naar zijn server, verwerkt het en verwijdert het later via een timer die je niet kunt controleren. Voor de röntgenfoto’s en medische voorgeschiedenis van een patiënt is dat een overdracht van gezondheidsgegevens uit een bijzondere categorie aan een onbekende derde partij, geregeld door voorwaarden die niemand in de praktijk heeft gelezen. “Ik heb je tandartsdossier naar een gratis website geüpload om een pdf samen te voegen” is niets wat een praktijk in een klacht wil terugzien.

Hoe reader.me past bij een tandartspraktijk

reader.me draait volledig in je browser. Er is geen upload omdat geen server het werk doet; de engine draait op de eigen computer van de praktijk, binnen het browsertabblad.

Dus wanneer je de dossiers van een patiënt samenvoegt, leest je browser ze in het geheugen op die computer, combineert ze daar ter plekke en geeft je het resultaat. De PDF van de patiënt reist nooit. Voor een praktijk die met beschermde gezondheidsgegevens werkt, is dat het verschil tussen routinewerk en een meldingsplichtige gegevensoverdracht. Het bestand blijft de hele tijd binnen de praktijk.

En het is verifieerbaar, wat ertoe doet wanneer een patiënt of een functionaris voor gegevensbescherming vraagt hoe dossiers worden behandeld. Open een willekeurig reader.me-hulpmiddel, open de ontwikkelaarstools (F12) en kijk naar het tabblad Netwerk terwijl je een bestand verwerkt. Er wordt niets geüpload. Verbreek de internetverbinding en het werkt nog steeds, want de gegevens zouden toch nooit weggaan.

De dagelijkse klussen, vertrouwelijk gehouden

• Stel een patiëntendossier samen. Voeg de voorgeschiedenis, röntgenfoto’s, het behandelplan en de toestemmingsformulieren lokaal samen tot één geordende pdf.
• Combineer beeldmateriaal in één bestand. Zet röntgen- en fotobeelden om in één pdf met afbeeldingen naar pdf, zodat het beeldmateriaal van een patiënt bij elkaar blijft zonder ergens te worden geplaatst.
• Comprimeren voor verwijzingen. Scans en beeldmateriaal worden zwaar. Comprimeer de pdf om een specialist te mailen zonder eerst het dossier van de patiënt te uploaden.
• Maak oude dossiers doorzoekbaar. Een gescande papieren voorgeschiedenis wordt doorzoekbaar na OCR, zodat het personeel vindt wat het nodig heeft. De scan blijft op de computer.
• Bescherm wat je verstuurt. Stuur je dossiers naar een specialist, een verzekeraar of de patiënt? Vergrendel de pdf met een wachtwoord, ondersteund door sterke AES-versleuteling, en deel de sleutel apart.

Vertrouwelijkheid waar patiënten op kunnen rekenen

Patiënten vertellen hun tandarts dingen en overhandigen dossiers in de veronderstelling dat het binnen de praktijk blijft. Dat vertrouwen is gemakkelijk te eren op de voor de hand liggende manieren, een privéconsult, een afgesloten kast, en gemakkelijk te schaden met één onachtzame gewoonte: een gratis hulpmiddel dat een bestand “even” comprimeert en daarvoor beschermde gezondheidsgegevens uploadt.

Werken in de browser dicht dat gat. De dossiers van de patiënt gaan van de computer van de praktijk naar waar de zorg het vereist, en via geen enkele pdf-dienst daartussenin. Er is geen verwijderbeleid van derden om op te vertrouwen, want er werd niets verstuurd. Voor zulke gevoelige gezondheidsgegevens is het op de eigen computer van de praktijk houden, bij elke stap, de standaard waarvan patiënten aannemen dat ze die al krijgen. Open de pdf-tools, doe het werk lokaal, en de dossiers van je patiënten blijven waar ze horen.