Recruiters: verwerk cv's en kandidaatgegevens zonder ze te uploaden

Een recruiter verwerkt een gestage stroom aan persoonsgegevens van anderen, vaak honderden mensen tegelijk. Elk cv is een naam, contactgegevens, een arbeidsverleden en soms een foto, een geboortedatum, een adres. Tel daar gescande ID’s, referentiebrieven, resultaten van antecedentenonderzoeken en werkvergunningen bij op, en het dossier van één kandidaat is een keurig pakket met precies de gegevens waar zowel identiteitsdieven als privacytoezichthouders zich druk om maken. Kandidaten geven het uit handen in de hoop op een baan, in het vertrouwen dat er goed mee wordt omgegaan.

En het werk zit vol kleine PDF-klusjes. Een cv, een motivatiebrief en referenties samenvoegen tot één kandidaatdossier. Een map met gescande documenten comprimeren om naar een hiring manager te sturen. De tekst uit een cv halen om die vast te leggen. Elk klusje is routine, en elk klusje is een moment waarop, met het verkeerde gereedschap, de persoonsgegevens van een kandidaat worden geüpload naar een server die niemand heeft gecontroleerd.

Kandidaatgegevens zijn persoonsgegevens

Het is makkelijk om een cv te zien als zomaar een document, maar het is een dichtbedrukt bestand met persoonlijke informatie over een echt mens die er nooit toestemming voor gaf om het langs externe diensten te laten rondgaan. De privacywetgeving behandelt kandidaatgegevens net als alle andere persoonsgegevens: verzameld voor een doel, met zorg verwerkt, niet gedeeld met partijen die er niets mee te maken hebben. Antecedentenonderzoeken en identiteitsdocumenten verhogen de inzet nog verder.

Een typische gratis online PDF-tool uploadt je bestand naar zijn server, verwerkt het en verwijdert het later op een timer die je niet kunt controleren. Voor een stapel cv’s en gescande ID’s is dat de overdracht van een hoop persoonsgegevens van veel mensen aan een onbekende derde partij. Een kandidaat die de baan nooit kreeg, zou er niet blij mee zijn te horen dat zijn cv en paspoortscan naar een willekeurige website werden geüpload om een PDF samen te voegen.

Hoe reader.me past bij werving en selectie

reader.me draait volledig in je browser. Er is geen upload omdat geen enkele server het werk doet; de engine draait op je eigen machine, binnen het browsertabblad.

Dus wanneer je de documenten van een kandidaat samenvoegt, leest je browser ze in het geheugen op je eigen computer, combineert ze daar ter plekke en geeft je het resultaat. De PDF van de kandidaat reist nooit ergens heen. Voor iedereen die de sollicitaties van anderen verwerkt, is dat het verschil tussen routinewerk en een gegevensoverdracht waarvoor je verantwoording zou moeten afleggen. Het bestand blijft de hele tijd op je machine.

En het is verifieerbaar, wat ertoe doet als een kandidaat of een functionaris voor gegevensbescherming vraagt hoe sollicitaties worden afgehandeld. Open een willekeurige reader.me-tool, open de ontwikkelaarstools (F12) en kijk naar het tabblad Netwerk terwijl je een bestand verwerkt. Er wordt niets geüpload. Verbreek de internetverbinding en het werkt nog steeds, want de gegevens zouden toch nooit weggaan.

De dagelijkse klussen, privé gehouden

• Bouw een kandidaatdossier. Voeg het cv, de motivatiebrief, referenties en documenten samen tot één geordende PDF, lokaal.
• Comprimeer voor hiring managers. Gescande documenten en portfolio’s worden zwaar. Comprimeer de PDF zodat hij in een e-mail past, zonder de documenten van de kandidaat eerst te uploaden.
• Leg de inhoud van een cv vast. Heb je de tekst uit een cv nodig voor je administratie of systeem? Extraheer de tekst in plaats van over te typen, lokaal.
• Maak een gescand document bruikbaar. Een gescande referentie of certificaat wordt doorzoekbaar na OCR, en de scan blijft op je machine.
• Beveilig gevoelige bestanden. Stuur je gescande ID’s of antecedentenonderzoeken naar een klant? Vergrendel de PDF met een wachtwoord en deel de sleutel apart.

Een kanttekening over eerlijkheid

Er is een stillere reden om kandidaatgegevens strikt onder de pet te houden: eerlijkheid. Een cv bevat vaak details, een foto, een leeftijd, een adres, die niets te maken hebben met de vraag of iemand het werk aankan, en hoe minder plekken die gegevens bereiken, hoe kleiner de kans dat ze worden gebruikt op manieren die niemand bedoelde. Het dossier van een kandidaat op je eigen machine houden, in plaats van het over online diensten te verspreiden, hoort bij het zorgvuldig omgaan met sollicitanten waar ze recht op hebben.

Het volume van werving maakt het gemak van online tools verleidelijk, maar volume is juist waarom het ertoe doet: een achteloze gewoonte toegepast op honderden kandidaten zijn honderden kleine blootstellingen. Werken in de browser haalt het risico volledig weg. De documenten van de kandidaat gaan van zijn handen naar die van jou naar de hiring manager, en via geen enkele PDF-dienst daartussenin. Open de PDF-tools, doe het werk lokaal, en de mensen die jou hun sollicitatie toevertrouwen blijven beschermd.