Overheid: verwerk burgerdossiers zonder hun gegevens te uploaden

Een overheidsinstantie beheert enkele van de meest gevoelige gegevens die er bestaan, en ze kan dat niet kiezen. Een uitkeringsaanvraag bevat iemands volledige financiële situatie. Een dossier kan een gescand identiteitsbewijs bevatten, een medisch attest, een verklaring omtrent het gedrag, de gegevens van een kind. Burgers kiezen er niet vrijwillig voor om dit af te staan; ze moeten wel, om een dienst te krijgen waar ze recht op hebben. Dat legt de lat hoger voor hoe hun dossiers behandeld worden.

En dan heeft een ambtenaar een doodgewone taak te doen. De documenten in een dossier samenvoegen tot één PDF. Een gescande map comprimeren zodat hij door het mailsysteem past. Een oud gescand record doorzoekbaar maken. De snelle manier om elk van deze dingen te doen is een gratis online tool, en die snelle manier is precies hoe de gegevens van een burger op een server belanden die de instantie nooit heeft gecontroleerd.

Hier geldt een andere norm

Wanneer een privébedrijf onzorgvuldig omgaat met gegevens, is dat een datalek. Wanneer een overheidsinstantie onzorgvuldig omgaat met burgergegevens, is het óók een schending van vertrouwen dat mensen niet konden vermijden te geven. De gegevens werden verzameld op basis van wettelijke bevoegdheid, vaak zonder echt alternatief voor de betrokkene, en dat brengt een plicht tot bescherming met zich mee die hoger ligt, niet lager, dan die van de private sector.

Een typische online PDF-tool uploadt het bestand naar zijn server, verwerkt het daar, en verwijdert het later volgens een schema dat niemand kan controleren. Voor het dossier van een burger is dat een doorgifte van persoonsgegevens aan een onbekende derde partij, vaak in een ander rechtsgebied, beheerst door voorwaarden die niemand op kantoor heeft gelezen. Het is precies het soort ongecontroleerde verwerking dat de gegevensregels voor de publieke sector willen voorkomen. “Het was alleen maar om de PDF samen te voegen” is niet iets wat je in een incidentrapport wil zien staan.

Hoe reader.me past bij de publieke sector

reader.me draait volledig in de browser. Er is geen upload omdat er geen server is die het werk doet; de engine draait op de eigen machine van het kantoor, binnen het browsertabblad.

Dus wanneer een ambtenaar een dossier samenvoegt, leest de browser de documenten in het geheugen op die computer, voegt ze daar ter plekke samen, en levert het resultaat. De PDF van de burger reist nooit. Voor een overheidsinstantie is dat het verschil tussen routinewerk en een meldingsplichtige doorgifte van gegevens. Het bestand blijft de hele tijd binnen het kantoor.

En het is verifieerbaar, wat van belang is wanneer een functionaris voor gegevensbescherming of een auditor ernaar vraagt. Open een willekeurige reader.me-tool, open de ontwikkelaarstools (F12), en houd het tabblad Netwerk in de gaten terwijl je een bestand verwerkt. Er wordt niets geüpload. Koppel de machine los van het internet en het werkt nog steeds, omdat de gegevens sowieso nooit zouden vertrekken.

De dagelijkse kantoorklussen, in eigen huis gehouden

• Een dossier samenstellen. Voeg de aanvraag, de bewijsstukken en de correspondentie lokaal samen tot één PDF.
• Comprimeren voor interne systemen. Gescande bestanden zijn zwaar en de limieten van e-mail of documentbeheer zijn reëel. Comprimeer de PDF zonder de documenten van de burger eerst ergens naartoe te sturen.
• Een gearchiveerd record doorzoekbaar maken. Oude gescande bestanden worden doorzoekbaar na OCR, zodat medewerkers werkelijk kunnen vinden wat ze nodig hebben. De scan blijft op de machine.
• Een officiële handtekening toevoegen. Onderteken een besluit of een formulier met de handtekeningtool, zonder dat een externe ondertekendienst het document bewaart.
• Bescherm wat je verstuurt. Stuur je een burger zijn eigen dossier toe, of geef je er een door tussen afdelingen? Vergrendel het met een wachtwoord en deel de sleutel apart.

Verantwoording ingebouwd, niet beloofd

Overheidsinstanties moeten verantwoording kunnen afleggen over wat er gebeurt met de gegevens die ze beheren. Dat is moeilijk eerlijk te doen wanneer een deel van de werkstroom via externe servers loopt waarvan je het verwijderingsbeleid maar op goed vertrouwen aanneemt. Verwerken in de browser dicht dat gat: er is geen derde partij om verantwoording over af te leggen, omdat er geen is. Het bestand gaat van de burger naar de machine van het kantoor naar waar het heen moet, en door geen enkele PDF-dienst daartussen.

Een ambtenaar zou ook niet moeten hoeven kiezen tussen het werk gedaan krijgen en de persoon beschermen wiens dossier het is. Een tool die lokaal draait neemt die keuze weg. De burger stond zijn gegevens af omdat hij wel moest. Ze binnen het kantoor houden, bij elke stap, is het minste wat de overheid hem verschuldigd is. Open de PDF-tools, doe het werk in de browser, en de gegevens blijven waar het publieke vertrouwen vereist dat ze blijven.