Dierenartspraktijken: houd dossiers van huisdier en eigenaar uit de cloud

Het is makkelijk om aan te nemen dat de dossiers van een dierenartspraktijk alleen over dieren gaan, maar elk huisdierdossier is gekoppeld aan een persoon. De naam, het adres, het telefoonnummer en de betaalgegevens van de eigenaar staan vlak naast de voorgeschiedenis, röntgenfoto’s, labuitslagen en behandelplannen van het huisdier. Voeg daar de declaraties van de dierenverzekering en de financiële kant aan toe, en een dierenartspraktijk bewaart in stilte een flinke hoeveelheid persoonsgegevens van haar klanten, het soort dat onder elke privacyregel valt.

En de praktijk draait op kleine pdf-klusjes. De voorgeschiedenis, labuitslagen en beeldvorming van een huisdier samenvoegen tot één dossier. Een scan comprimeren om naar een verwijzingskliniek te sturen. Een oud papieren dossier doorzoekbaar maken. Elk klusje is routine, en elk is een moment waarop met het verkeerde hulpmiddel de persoonlijke en financiële gegevens van een klant worden geüpload naar een server die niemand heeft gecontroleerd.

Het zijn óók de gegevens van de eigenaar

Het huisdier heeft geen aanspraak op gegevensbescherming, maar de eigenaar wel. Een dierenartsdossier koppelt een persoon met naam en toenaam aan zijn adres, contactgegevens, betaalinformatie en uitgaven. Dat zijn gewone persoonsgegevens met duidelijke verplichtingen: verzameld om zorg te verlenen, niet om rond te gaan langs diensten van derden. Voor een drukke praktijk is het risico makkelijk over het hoofd te zien, juist omdat het aanvoelt als “gewoon het dossier van de hond”.

Een typisch gratis online pdf-hulpmiddel uploadt je bestand naar zijn server, verwerkt het en verwijdert het later via een timer die je niet kunt controleren. Voor een stapel klantdossiers is dat een overdracht van de persoonlijke en financiële gegevens van veel mensen aan een onbekende derde partij. Een klant die zijn kat voor een controle bracht, heeft er niet mee ingestemd dat zijn adres en kaartgegevens naar een willekeurige website werden geüpload zodat de praktijk een pdf kon samenvoegen.

Hoe reader.me past bij een dierenartspraktijk

reader.me draait volledig in je browser. Er is geen upload omdat geen server het werk doet; de engine draait op de eigen computer van de praktijk, binnen het browsertabblad.

Dus wanneer je de dossiers van een huisdier samenvoegt, leest je browser ze in het geheugen op die computer, combineert ze daar ter plekke en geeft je het resultaat. De PDF-gegevens van de klant reizen nooit. Voor een praktijk die verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens van eigenaren, is dat het verschil tussen routinewerk en een gegevensoverdracht waarvoor je verantwoording zou moeten afleggen. Het bestand blijft de hele tijd binnen de praktijk.

En het is verifieerbaar, wat ertoe doet als een klant of een functionaris voor gegevensbescherming vraagt hoe dossiers worden behandeld. Open een willekeurig reader.me-hulpmiddel, open de ontwikkelaarstools (F12) en kijk naar het tabblad Netwerk terwijl je een bestand verwerkt. Er wordt niets geüpload. Verbreek de internetverbinding en het werkt nog steeds, want de gegevens zouden toch nooit weggaan.

De dagelijkse klussen, privé gehouden

• Stel het dossier van een huisdier samen. Voeg de voorgeschiedenis, labuitslagen en het behandelplan lokaal samen tot één geordende pdf.
• Combineer beeldvorming. Zet röntgen- en fotobeelden om in één pdf met afbeeldingen naar pdf, zodat de beeldvorming van een huisdier bij elkaar blijft zonder ergens te worden geplaatst.
• Comprimeren voor verwijzingen. Scans en beeldvorming worden zwaar. Comprimeer de pdf om een verwijzingskliniek te mailen zonder eerst de dossiers van de klant te uploaden.
• Maak oude dossiers doorzoekbaar. Een gescande papieren voorgeschiedenis wordt doorzoekbaar na OCR, en de scan blijft op de computer.
• Bescherm wat je verstuurt. Stuur je dossiers naar een verwijzend dierenarts, een verzekeraar of de eigenaar? Vergrendel de pdf met een wachtwoord en deel de sleutel apart.

Klanten vertrouwen je meer toe dan alleen hun huisdier

Mensen zijn opvallend open tegen hun dierenarts, en ze overhandigen hun contact- en betaalgegevens zonder erbij na te denken, in het vertrouwen dat de praktijk zowel het dier als de informatie verzorgt. Dat vertrouwen geldt ook voor de saaie administratie. Een gratis online hulpmiddel dat stilletjes het bestand van een klant uploadt om het te comprimeren, is een kleine schending daarvan, onzichtbaar totdat er iets misgaat.

Werken in de browser neemt het risico volledig weg. De dossiers van de klant gaan van de computer van de praktijk naar waar de zorg het vereist, en via geen enkele pdf-dienst daartussenin. Er is geen verwijderbeleid van derden om op te vertrouwen, want er werd niets verstuurd. De persoonlijke en financiële gegevens van klanten op de eigen computer van de praktijk houden, bij elke stap, is onderdeel van het zorgen voor de mensen achter de huisdieren. Open de pdf-tools, doe het werk lokaal, en de gegevens van je klanten blijven waar ze ervan uitgingen dat ze zouden blijven.