Architecten en ingenieurs: houd vertrouwelijke plannen op je eigen machine

Het werk dat een architecten- of ingenieursbureau maakt, is zijn waarde, en veel ervan leeft in PDF’s. Plattegronden, gevelaanzichten, constructieberekeningen, aanbestedingsstukken, een prijsvraaginzending die niemand mag zien voor de deadline. Deze documenten vallen vaak onder een NDA, een geheimhoudingsclausule van de klant, of het simpele commerciële feit dat een uitgelekte tekening een concurrent helpt en jou schaadt.

Ze zijn ook groot. Een set tekeningen is zwaar, en daar begint de ellende, want de alledaagse behoefte om een bestand te verkleinen of een set te combineren is precies wat die tekeningen naar een server stuurt die ze nooit zouden mogen raken.

Grote bestanden, gevoelige inhoud, een slechte combinatie

Stel je de gewone taken voor. Een aanbestedingsportaal accepteert geen bestand boven een bepaalde grootte, dus moet je de tekeningenset comprimeren. De klant wil alles als één PDF, dus voeg je de bladen samen. Een adviseur stuurt een gescand constructierapport dat doorzoekbaar moet zijn, dus OCR je het. Elk ervan is routine, en elk ervan verleidt je tot een gratis online tool.

Die tool uploadt je bestand. Voor een set plannen onder NDA, of een prijsvraaginzending onder embargo, is “geüpload naar een externe server en later verwijderd, vertrouw ons maar” een echt probleem. Je hebt een geheimhoudingsovereenkomst getekend en vervolgens het vertrouwelijke document overhandigd aan een bedrijf dat daar geen partij in is. Als het bestand ook nog commercieel waardevol is, heb je je eigen intellectuele eigendom op de machine van een ander gezet om twee minuten te besparen.

reader.me doet het werk waar het bestand al is

reader.me draait in je browser. Geen upload, want er is geen server die de verwerking doet; de engine draait op je eigen computer binnen het browsertabblad.

Wanneer je een zware tekeningenset comprimeert, leest je browser de PDF in het geheugen op je machine, comprimeert hem daar ter plekke en geeft je het kleinere bestand terug. De tekeningen verlaten het bureau nooit. Het is het verschil tussen het gereedschap naar je bureau brengen en je plannen per koerier sturen naar een adres dat je niet kunt zien.

Je kunt het verifiëren, wat ertoe doet wanneer een klant vraagt hoe je hun documenten behandelt. Open een willekeurige reader.me-tool, open de ontwikkelaarstools (F12) en kijk naar het tabblad Netwerk terwijl je een bestand verwerkt. Er wordt niets geüpload. Verbreek je internetverbinding en het werkt nog steeds, omdat het bestand nooit van plan was te reizen.

De dagelijkse PDF-klusjes van het bureau, privé gehouden

• Comprimeren voor een aanbestedingsportaal. Tekeningensets schieten snel over uploadlimieten heen. Comprimeer de PDF zodat hij past, zonder je plannen eerst naar een compressiedienst te sturen.
• Een bladenset combineren. Voeg plannen, planningen en rapporten samen tot één levering voor de klant of de vergunningverlener, lokaal.
• Concepten duidelijk markeren. Geef je een set uit die nog niet definitief is? Voeg een “CONCEPT”- of “VERTROUWELIJK”-watermerk over de bladen toe, zodat een afdruk niet kan worden verward met de uitgegeven versie. Het watermerk wordt op je machine ingebakken.
• Een gescand rapport doorzoekbaar maken. Het gescande rekenrapport van een adviseur wordt doorzoekbaar na OCR, zonder hun werk of het jouwe te uploaden.
• Vergrendel wat je verstuurt. Stuur je plannen naar een aannemer? Beveilig het bestand met een wachtwoord en deel de sleutel apart, zodat een doorgestuurde e-mail de set niet blootlegt.

Vertrouwelijkheid waar je echt achter kunt staan

Een NDA is een belofte over waar informatie naartoe gaat. De meeste bureaus houden zich eraan op de voor de hand liggende fronten, vergrendelde schijven, zorgvuldige e-mail, maar een gratis online PDF-tool is een stille uitzondering die de rest ondermijnt. Je kunt voorzichtig zijn met elk bestand en toch een hele tekeningenset overhandigen aan de server van een vreemde omdat je hem onder de 25 megabyte nodig had.

Verwerking in de browser dicht dat gat. De plannen gaan van je machine, naar de klant of het portaal, en niet langs welke PDF-dienst dan ook daartussen. Als een klant ernaar vraagt, of een NDA je verplicht het te bevestigen, kun je gewoon zeggen dat de documenten nergens werden geüpload. Er is geen verwijderbeleid van een derde om op te leunen, want er werd niets verzonden om te verwijderen.

Je tekeningen zijn het kapitaal

Voor een bureau zijn de bestanden niet alleen vertrouwelijk, ze zijn het product. Het ontwerp, de detaillering, het ingenieursoordeel dat in een set bladen is ingebakken, is waar klanten voor betalen en wat concurrenten dolgraag vroeg zouden zien. Achteloos omgaan met die bestanden omdat de taak klein aanvoelde, is hoe goed werk uitlekt.

De klusjes houden niet op. Er zal altijd een portaallimiet zijn om te verslaan, een set om samen te voegen, een scan om te OCR-en. Doe ze in je browser, op een tool die het bestand op je machine houdt, en je plannen blijven waar ze horen: binnen het bureau dat ze tekende.