Apotheken: werk met recepten en patiëntgegevens zonder te uploaden

Een recept is een van de meest onthullende documenten die iemand bij zich draagt. Het medicijn erop kan een chronische ziekte verraden, een psychische aandoening, een zwangerschap, een hiv-status, dingen die mensen aan vrijwel niemand vertellen. Een apotheek behandelt deze de hele dag, naast namen, adressen, verzekeringsgegevens en doseringsgegevens van patiënten. Het behoort tot de gevoeligste gegevens waarmee een lokale onderneming te maken heeft, en klanten geven ze gewoon om het medicijn te krijgen dat ze nodig hebben.

En de backoffice draait op kleine pdf-klusjes. De recepten en verzekeringspapieren van een patiënt samenvoegen tot één bestand. Een gescand recept comprimeren om naar een arts of verzekeraar te sturen. De gegevens van een document overhalen voor het dossier. Elk klusje is routine, en elk is een moment waarop met het verkeerde hulpmiddel de gezondheidsgegevens van een patiënt worden geüpload naar een server die niemand heeft gecontroleerd.

Een recept is gezondheidsdata, punt uit

Wat iemand inneemt, zegt wat iemand heeft. De privacywetgeving erkent dit en behandelt gezondheidsinformatie als een bijzondere categorie die de sterkste waarborgen nodig heeft. Voor een apotheek is vertrouwelijkheid geen beleefdheid; het is een professionele en wettelijke plicht, en een lek kan de meest privé medische omstandigheden van een klant blootleggen aan iedereen die het bestand ziet.

Een typisch gratis online pdf-hulpmiddel uploadt je bestand naar zijn server, verwerkt het en verwijdert het later via een timer die je niet kunt controleren. Voor een stapel recepten is dat een overdracht van de gezondheidsgegevens van veel mensen aan een onbekende derde partij, geregeld door voorwaarden die niemand in de apotheek heeft gelezen. Een klant die zijn medicijn ophaalt, heeft er niet mee ingestemd dat zijn recept naar een willekeurige website werd geüpload zodat de apotheek een pdf kon samenvoegen.

Hoe reader.me past bij een apotheek

reader.me draait volledig in je browser. Er is geen upload omdat geen server het werk doet; de engine draait op de eigen computer van de apotheek, binnen het browsertabblad.

Dus wanneer je de documenten van een patiënt samenvoegt, leest je browser ze in het geheugen op die computer, combineert ze daar ter plekke en geeft je het resultaat. De PDF van de patiënt reist nooit. Voor een onderneming die met gezondheidsgegevens werkt, is dat het verschil tussen routinewerk en een meldingsplichtige gegevensoverdracht. Het bestand blijft de hele tijd binnen de apotheek.

En het is verifieerbaar, wat ertoe doet wanneer een klant of een functionaris voor gegevensbescherming vraagt hoe dossiers worden behandeld. Open een willekeurig reader.me-hulpmiddel, open de ontwikkelaarstools (F12) en kijk naar het tabblad Netwerk terwijl je een bestand verwerkt. Er wordt niets geüpload. Verbreek de internetverbinding en het werkt nog steeds, want de gegevens zouden toch nooit weggaan.

De dagelijkse klussen, vertrouwelijk gehouden

• Stel een patiëntdossier samen. Voeg recepten, verzekeringsformulieren en dossiers lokaal samen tot één geordende pdf.
• Comprimeren voor artsen en verzekeraars. Gescande recepten en declaraties worden zwaar. Comprimeer de pdf om een voorschrijver of verzekeraar te mailen zonder eerst de documenten van de patiënt te uploaden.
• Leg de gegevens van een document vast. Heb je de gegevens van een recept of declaratie nodig voor je systeem? Extraheer de tekst in plaats van over te typen, lokaal.
• Maak een gescand recept leesbaar. Een handgeschreven of gescand recept wordt doorzoekbaar na OCR, en de scan blijft op de computer.
• Bescherm wat je verstuurt. Stuur je recepten of declaraties naar een arts of verzekeraar? Vergrendel de pdf met een wachtwoord en deel de sleutel apart.

Discretie hoort bij de toonbank

Mensen verwachten discretie van een apotheek, de gedempte stem, het privégesprek aan de balie. Dat instinct om de medische privacy van een klant te beschermen is precies goed, en het zou niet bij het papierwerk moeten ophouden. Een gratis online hulpmiddel dat stilletjes een stapel recepten uploadt om een bestand te comprimeren, ondermijnt de discretie die de rest van de apotheek probeert te behouden.

Werken in de browser dicht dat gat. De documenten van de patiënt gaan van de computer van de apotheek naar waar ze moeten zijn, en via geen enkele pdf-dienst daartussenin. Er is geen verwijderbeleid van derden om op te vertrouwen, want er werd niets verstuurd. Voor gegevens die zo onthullend zijn als wat iemand inneemt, is het op de eigen computer van de apotheek houden, bij elke stap, de discretie waar klanten op rekenen. Open de pdf-tools, doe het werk lokaal, en de gezondheid van je klanten blijft hun zaak en die van niemand anders.