採用担当者へ：履歴書や候補者データをアップロードせずに扱う方法

採用担当者は、他人の個人情報を絶え間なく扱います。多いときには一度に何百人分にもなります。どの履歴書にも、氏名、連絡先、職歴があり、ときには写真、生年月日、住所まで載っています。そこに身分証のスキャン、推薦状、経歴調査の結果、就労資格を示す書類が加われば、ひとりの候補者のファイルは、身元を狙う犯罪者にとっても、データ保護の規制当局にとっても、まさに気になるデータがきれいにまとまった一式になります。候補者はそれを、仕事を得たいという思いで、大切に扱ってもらえると信じて差し出しているのです。

そして、この仕事には小さなPDF作業がつきものです。履歴書、カバーレター、推薦状を1つの候補者ファイルにまとめる。スキャンした書類のフォルダを圧縮して採用マネージャーに送る。履歴書からテキストを抜き出して記録に残す。どれも日常的な作業ですが、その一つひとつが、間違ったツールを使えば候補者の個人情報が誰も精査していないサーバーにアップロードされてしまう瞬間でもあります。

候補者データは個人情報です

履歴書を単なる書類だと考えがちですが、実際には、第三者のサービスに回されることに同意していない実在の人物についての個人情報が、ぎっしり詰まったファイルです。データ保護法は、候補者データを他のあらゆる個人情報と同じように扱います。すなわち、目的のために収集され、丁寧に取り扱われ、本来見る必要のない相手とは共有しない、ということです。経歴調査や身分証書類は、その重みをさらに高めます。

ありがちな無料のオンラインPDFツールは、あなたのファイルをサーバーにアップロードし、処理し、あとで検証しようのないタイマーにしたがって削除します。履歴書や身分証スキャンの束となれば、それは大勢の人の個人情報を見ず知らずの第三者へ移転することにほかなりません。採用に至らなかった候補者が、自分の履歴書とパスポートのスキャンが、PDFを結合するためだけに無関係なウェブサイトにアップロードされていたと知れば、決して良い気はしないはずです。

reader.me が採用業務にどう馴染むか

reader.me は完全にあなたのブラウザの中で動作します。アップロードがないのは、処理を行うサーバーが存在しないからです。エンジンは、ブラウザのタブの中、あなた自身のマシン上で動きます。

ですから候補者の書類を結合するとき、ブラウザはそれらをあなたのコンピューターのメモリに読み込み、その場で1つにまとめ、結果をあなたに渡します。候補者の PDF はどこにも送られません。他人の応募書類を扱う人にとって、これは日常業務と、説明責任を負わなければならないデータ移転との違いそのものです。ファイルは終始あなたのマシンに留まります。

しかも、それは検証可能です。候補者やデータ保護責任者が応募書類の扱いについて尋ねてきたとき、これは重要です。reader.me のどのツールでもよいので開き、デベロッパーツール（F12）を開いて、ファイルを処理しながらネットワークタブを見てください。何もアップロードされません。インターネットを切断しても動作します。なぜなら、そもそもデータが外に出ることはないからです。

日々の作業を、プライバシーを守ったまま

• 候補者ファイルを作る。 履歴書、カバーレター、推薦状、各種書類を1つの整理されたPDFにローカルで結合します。
• 採用マネージャー向けに圧縮する。 スキャン書類やポートフォリオは重くなりがちです。候補者の書類を先にアップロードすることなく、PDFを圧縮してメールに収めます。
• 履歴書の内容を記録する。 記録やシステムのために履歴書からテキストが必要ですか？打ち直す代わりに、ローカルでテキストを抽出します。
• スキャン書類を使えるようにする。 スキャンした推薦状や証明書は、OCR をかければ検索可能になり、スキャンはあなたのマシンに留まります。
• 機密ファイルを保護する。 身分証スキャンや経歴調査をクライアントに送りますか？PDFをパスワードでロックし、鍵は別の手段で共有しましょう。

公平性についての一言も

候補者データを厳重に手元に置くべき、もうひとつの静かな理由があります。それは公平性です。履歴書には、写真、年齢、住所など、その人が仕事をこなせるかどうかとは何の関係もない情報がしばしば含まれます。そのデータが広がる場所が少なければ少ないほど、誰も意図しなかった形で使われる可能性は下がります。候補者のファイルをオンラインサービスにばらまくのではなく、自分のマシンに留めておくことは、応募者を、彼らが受けるべき配慮をもって扱うことの一部なのです。

採用業務の量の多さは、オンラインツールの手軽さを魅力的に見せます。しかし、その量こそが、これが重要である理由です。何百人もの候補者に対して不注意な習慣を当てはめれば、それは何百もの小さな露出になります。ブラウザの中で作業すれば、そのリスクは完全になくなります。候補者の書類は、本人の手からあなたへ、そして採用マネージャーへと渡り、その間にどんなPDFサービスも介在しません。PDFツールを開き、ローカルで作業すれば、あなたに応募書類を託してくれた人たちは守られたままでいられます。