公的機関：市民のデータをアップロードせずに書類を処理する

行政機関は、世の中で最も機微なデータの一部を保持しており、しかもそれを選ぶことはできません。給付の申請書には、ある人の財務状況のすべてが記されています。案件ファイルには、身分証のスキャン、診断書、犯罪歴の照会結果、子どもの個人情報が含まれているかもしれません。市民はこうした情報の提出に同意しているわけではなく、受ける権利のあるサービスを得るために、提出せざるを得ないのです。そのことが、書類の扱い方に求められる水準を引き上げます。

そんな中、職員にはごく当たり前の作業が回ってきます。案件ファイルの書類を1つのPDFに結合する。スキャンしたフォルダをメールシステムに収まるよう圧縮する。古いスキャン記録を検索可能にする。それぞれを手早く済ませる方法は無料のオンラインツールであり、そしてその手早さこそが、市民のデータを行政が一度も精査していないサーバーへ流出させる経路になるのです。

ここでは異なる基準が適用される

民間企業がデータをずさんに扱えば、それは情報漏洩です。公的機関が市民のデータをずさんに扱えば、それは漏洩であると同時に、人々が拒みようもなく預けた信頼への裏切りでもあります。そのデータは法的権限のもとで、多くの場合に本人へ実質的な選択肢がないまま集められたものであり、それゆえに保護する義務は民間部門より低いどころか、むしろ高くなります。

典型的なオンラインPDFツールは、ファイルを自社サーバーへアップロードし、そこで処理を行い、後から誰にも検証できないスケジュールで削除します。市民の案件ファイルにとって、それは個人データの未知の第三者への移転であり、しかもしばしば別の法域に所在し、役所の誰一人読んでいない規約のもとで管理されています。それはまさに、公共部門のデータ規律が防ごうとしている、統制を欠いた処理そのものです。「ただPDFを結合しただけ」というのは、インシデント報告書に書きたい言葉ではありません。

reader.meが公共部門に合う理由

reader.meはすべてブラウザ内で動作します。作業を担うサーバーが存在しないため、アップロードもありません。エンジンは役所自身のマシン上、ブラウザのタブの中で動きます。

ですから職員が案件ファイルを結合するとき、ブラウザはそのコンピューター上のメモリに書類を読み込み、その場で結合し、結果を生成します。市民のPDFはどこへも移動しません。公的機関にとって、それは日常業務と報告義務のあるデータ移転とを分ける境界線です。ファイルは終始、役所の中に留まります。

しかもそれは検証可能であり、データ保護責任者や監査人が尋ねてきたときに意味を持ちます。reader.meのどのツールでも開き、開発者ツール（F12）を開いて、ファイル処理中にNetworkタブを見てください。何もアップロードされません。マシンをインターネットから切断しても、なお動作します。データはもともと外へ出る予定がなかったからです。

日々の事務作業を、外に出さずに

• 案件ファイルを組み立てる。 申請書、添付書類、往復文書を1つのPDFにローカルで結合します。
• 内部システム向けに圧縮する。 スキャンしたファイルは重く、メールや文書管理システムの容量制限は現実の壁です。市民の書類をどこにも送る前にPDFを圧縮します。
• 保管記録を検索可能にする。 古いスキャンファイルはOCR後に検索可能になり、職員が必要なものを実際に見つけられるようになります。スキャンはマシン上に留まります。
• 公的な署名を加える。 決定文書や様式に署名ツールで署名します。書類を保持する第三者の署名サービスは不要です。
• 送るものを保護する。 市民に本人のファイルを送る場合や、部署間で受け渡す場合は、パスワードでロックし、鍵は別経路で共有しましょう。

説明責任は約束ではなく、仕組みとして組み込む

公的機関は、保持するデータに何が起きたかを説明できなければなりません。ワークフローの一部が、削除方針を信じるしかない外部サーバーを経由していては、正直に説明することは困難です。ブラウザ内で処理すれば、その隙間は塞がれます。説明すべき第三者が存在しません。そもそもいないからです。ファイルは市民から役所のマシンへ、そして必要な場所へと進み、その途中にPDFサービスは一切介在しません。

職員もまた、仕事を片付けることと、ファイルの持ち主である市民を守ることとの間で選択を迫られるべきではありません。ローカルで動作するツールは、その選択そのものをなくします。市民は、そうせざるを得なかったからデータを差し出しました。それを一歩ごとに役所の中に留めることは、行政が市民に負う、せめてもの責務です。PDFツールを開き、ブラウザ内で作業すれば、データは公共の信頼が求めるその場所に留まります。