公証人向け：証書や依頼者の書類をアップロードせずに扱う

公証人ほど機密性の高い書類を扱う専門職はほとんどいません。氏名や住所、そして不動産の取引価格までが記された売買証書。遺言書。委任状。当事者全員分の本人確認書類のスキャン。これらは単に私的なものというだけでなく、法的な重みを持っています。そして公証人という存在の本質は、まさにこの種の書類を、信頼に足る公平な立場で守ることにあります。守秘義務は仕事の一機能ではなく、仕事そのものなのです。

そして他のどんな事務所とも同じく、公証人の事務所も日々の小さなPDF作業で回っています。ある取引の書類を1つのファイルにまとめる。スキャンした証書を圧縮して当事者にメールで送る。保管する前に遺言書を保護する。どれもありふれた作業ですが、それぞれが、間違ったツールを使えば、依頼者の最も機密性の高い法的書類が、誰も検証していないサーバーにアップロードされてしまう瞬間でもあります。

公証人に求められる基準

公証人の守秘義務は、職業上のものであり、法的なものであり、その権威の中核をなすものです。人々が公証人のもとを訪れるのは、持ち込んだものが最大限の注意をもって扱われると信じているからこそです。データ保護法はその上にさらに重なり、公証人が保持するものの多く、つまり本人確認書類、金融情報、家庭の事情などを、強固な保護を要するデータとして扱います。

一般的な無料オンラインPDFツールは、ファイルを自社サーバーにアップロードし、処理し、後で検証のしようがないタイマーに従って削除します。証書や遺言書にとって、それは極めて機密性の高い法的書類を、事務所の誰も読んでいない規約のもとで、見知らぬ第三者へ移転することを意味します。「私はこの書類の信頼できる守り手だ」という言葉と、「2つのPDFをまとめるために無料サイトにアップロードした」という事実を両立させるのは困難です。その利便性は、この矛盾に見合いません。

reader.meが公証人事務所にどう合うか

reader.meは完全にあなたのブラウザ内で動作します。処理を行うサーバーが存在しないため、アップロードがありません。エンジンは事務所自身のマシン上、ブラウザのタブの中で動きます。

ですから、ある取引の書類をまとめるとき、ブラウザはそのコンピュータ上のメモリにそれらを読み込み、その場で結合し、結果をあなたに渡します。依頼者のPDFはどこにも移動しません。「安全な手」であることを土台に成り立つ職業にとって、これは些細な技術的差異ではなく、その役割をまっとうするか、それとも静かに損なうかの分かれ目です。

しかもそれは検証可能です。あなたの権威が信頼の上に成り立っているからこそ、これは重要です。reader.meのどのツールでも開き、開発者ツール(F12)を開いて、ファイルを処理する間ネットワークタブを見てください。何もアップロードされません。インターネットを切断しても動作します。書類はそもそも外に出ることがなかったからです。

日々の作業を、機密のままに

• 取引ファイルを組み立てる。 証書、本人確認書類、関連書類を1つのきれいなPDFに結合します。すべてローカルで。
• 保管・送信するものを保護する。 強力なAES暗号化に裏打ちされたパスワードで書類をロックし、鍵は別途共有します。証書や遺言書を当事者にメールで送るなら、まずロックを。
• さらすことなく圧縮する。 スキャンした証書は重くなりがちです。依頼者の書類を圧縮サービスにアップロードすることなく、メールに収まるように圧縮しましょう。
• 保管された証書を検索可能にする。 古いスキャン記録はOCRを通すと検索可能になり、保管庫の中から必要なものを見つけられます。スキャンはマシン上にとどまります。
• 署名を追加する。 日常的な電子署名には署名ツールを使い、ファイルに触れる第三者サービスを一切介在させません。(一部の公証行為が求める適格電子署名については、認定された証明書と適切な公式ツールを使うことになります。これはその合間にある通常の署名をカバーするものです。)

証明できる信頼

公証人の価値のすべては、書類を正しく扱うと誰もが頼れる立場であることにあります。ワークフローの一部が、削除ポリシーを鵜呑みにするしかない外部サーバーへ機密の証書を静かに通しているなら、その主張を掲げるのは難しくなります。ブラウザ内で作業すれば、その隔たりはなくなります。説明すべき第三者は存在しません。なぜなら、そもそも存在しないからです。書類は依頼者から、事務所のマシンへ、そして必要な場所へと進み、その間にどんなPDFサービスも介在しません。

これほど機密で、これほど重大な結果をもたらす書類については、すべての段階で自分のマシン上にとどめておくことは、追加の用心などではなく、この役割が求める最低限の基準です。PDFツールを開き、ブラウザ内で作業すれば、依頼者の最も重要な書類は、公証人が守ることを信頼されたまさにその場所にとどまり続けます。