रिक्रूटर्स: CV और उम्मीदवारों का डेटा अपलोड किए बिना संभालें

एक रिक्रूटर लगातार दूसरों के निजी डेटा को संभालता रहता है, अक्सर एक साथ सैकड़ों लोगों का। हर CV में एक नाम, संपर्क विवरण, कार्य इतिहास और कभी-कभी एक तस्वीर, जन्मतिथि या पता होता है। इसमें पहचान पत्र के स्कैन, संदर्भ पत्र, बैकग्राउंड चेक के परिणाम और काम करने के अधिकार से जुड़े दस्तावेज़ जोड़ दें, तो एक ही उम्मीदवार की फ़ाइल बिल्कुल उसी डेटा का करीने से बंधा पैकेट बन जाती है जिसकी पहचान चुराने वाले और डेटा-सुरक्षा नियामक, दोनों परवाह करते हैं। उम्मीदवार यह सब नौकरी की उम्मीद में सौंपते हैं, इस भरोसे के साथ कि इसका ध्यान रखा जाएगा।

और यह काम छोटे-छोटे PDF कार्यों से भरा होता है। किसी उम्मीदवार की एक ही फ़ाइल बनाने के लिए CV, कवर लेटर और संदर्भों को मर्ज करना। किसी हायरिंग मैनेजर को भेजने के लिए स्कैन किए गए दस्तावेज़ों के फ़ोल्डर को कंप्रेस करना। किसी CV से टेक्स्ट निकालकर उसे रिकॉर्ड में दर्ज करना। हर काम रोज़मर्रा का है, और हर काम एक ऐसा पल है जहाँ ग़लत टूल के साथ किसी उम्मीदवार का निजी डेटा ऐसे सर्वर पर अपलोड हो जाता है जिसकी किसी ने जाँच नहीं की।

उम्मीदवार का डेटा निजी डेटा है

किसी CV को सिर्फ़ एक दस्तावेज़ समझ लेना आसान है, पर यह एक असली व्यक्ति के बारे में निजी जानकारी से ठसाठस भरी फ़ाइल है, जिसने तीसरे पक्ष की सेवाओं के बीच घुमाए जाने की सहमति नहीं दी थी। डेटा सुरक्षा कानून उम्मीदवार के डेटा को किसी भी अन्य निजी डेटा की तरह मानता है: एक खास उद्देश्य के लिए एकत्रित, सावधानी से संभाला गया, और ऐसे पक्षों के साथ साझा न किया गया जिनका उसे देखने से कोई लेना-देना नहीं। बैकग्राउंड चेक और पहचान पत्र इसका दाँव और बढ़ा देते हैं।

एक सामान्य मुफ़्त ऑनलाइन PDF टूल आपकी फ़ाइल को अपने सर्वर पर अपलोड करता है, प्रोसेस करता है, और बाद में किसी ऐसे टाइमर पर हटा देता है जिसे आप सत्यापित नहीं कर सकते। CV और पहचान पत्र के स्कैन के ढेर के लिए, यह बहुत से लोगों के निजी डेटा का किसी अनजान तीसरे पक्ष को हस्तांतरण है। जिस उम्मीदवार को नौकरी नहीं मिली, उसे यह जानकर अच्छा नहीं लगेगा कि उसका CV और पासपोर्ट स्कैन सिर्फ़ एक PDF मर्ज करने के लिए किसी अनजान वेबसाइट पर अपलोड कर दिया गया था।

reader.me रिक्रूटमेंट में कैसे फिट बैठता है

reader.me पूरी तरह आपके ब्राउज़र में चलता है। कोई अपलोड नहीं होता क्योंकि कोई सर्वर काम नहीं करता; इंजन आपकी अपनी मशीन पर, ब्राउज़र टैब के भीतर ही चलता है।

तो जब आप किसी उम्मीदवार के दस्तावेज़ मर्ज करते हैं, तो आपका ब्राउज़र उन्हें आपके कंप्यूटर की मेमोरी में पढ़ता है, वहीं जोड़ता है, और आपको परिणाम देता है। उम्मीदवार की PDF कभी कहीं नहीं जाती। दूसरों के नौकरी आवेदन संभालने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए, यही रोज़मर्रा के काम और एक ऐसे डेटा हस्तांतरण के बीच का अंतर है जिसका आपको हिसाब देना पड़ता। फ़ाइल पूरे समय आपकी मशीन पर ही रहती है।

और यह सत्यापन-योग्य है, जो तब मायने रखता है जब कोई उम्मीदवार या डेटा सुरक्षा अधिकारी पूछे कि आवेदन कैसे संभाले जाते हैं। कोई भी reader.me टूल खोलें, डेवलपर टूल्स खोलें (F12), और किसी फ़ाइल को प्रोसेस करते समय Network टैब देखें। कुछ भी अपलोड नहीं होता। इंटरनेट से डिस्कनेक्ट कर दें, फिर भी यह काम करता है, क्योंकि डेटा को कभी बाहर जाना ही नहीं था।

रोज़मर्रा के काम, निजी बनाए रखे गए

• उम्मीदवार की फ़ाइल बनाएँ। CV, कवर लेटर, संदर्भ और दस्तावेज़ों को एक व्यवस्थित PDF में स्थानीय रूप से मर्ज करें।
• हायरिंग मैनेजर के लिए कंप्रेस करें। स्कैन किए गए दस्तावेज़ और पोर्टफोलियो भारी हो जाते हैं। उम्मीदवार के दस्तावेज़ पहले अपलोड किए बिना ईमेल में फ़िट करने के लिए PDF कंप्रेस करें।
• CV की सामग्री दर्ज करें। अपने रिकॉर्ड या सिस्टम के लिए किसी CV से टेक्स्ट चाहिए? दोबारा टाइप करने के बजाय स्थानीय रूप से टेक्स्ट निकालें।
• स्कैन किए गए दस्तावेज़ को उपयोगी बनाएँ। स्कैन किया गया संदर्भ या प्रमाणपत्र OCR के बाद खोजने योग्य बन जाता है, और स्कैन आपकी मशीन पर ही रहता है।
• संवेदनशील फ़ाइलें सुरक्षित करें। किसी क्लाइंट को पहचान पत्र के स्कैन या बैकग्राउंड चेक भेज रहे हैं? PDF को पासवर्ड से लॉक करें और कुंजी अलग से साझा करें।

निष्पक्षता पर भी एक बात

उम्मीदवार के डेटा को कसकर संभालने का एक और शांत कारण है: निष्पक्षता। किसी CV में अक्सर ऐसे विवरण होते हैं, एक तस्वीर, उम्र, एक पता, जिनका इस बात से कोई लेना-देना नहीं कि कोई व्यक्ति काम कर सकता है या नहीं, और यह डेटा जितनी कम जगहों पर फैलेगा, उतनी ही कम संभावना है कि इसका इस्तेमाल ऐसे तरीकों से हो जो किसी ने चाहे ही नहीं थे। उम्मीदवार की फ़ाइल को ऑनलाइन सेवाओं में बिखेरने के बजाय अपनी मशीन पर रखना, आवेदकों के साथ उस देखभाल से पेश आने का हिस्सा है जिसके वे हकदार हैं।

रिक्रूटमेंट का विशाल पैमाना ऑनलाइन टूल की सुविधा को आकर्षक बनाता है, पर यही पैमाना है जिसकी वजह से यह मायने रखता है: सैकड़ों उम्मीदवारों पर लागू एक लापरवाह आदत सैकड़ों छोटे-छोटे जोखिमों के बराबर है। ब्राउज़र में काम करना यह जोखिम पूरी तरह हटा देता है। उम्मीदवार के दस्तावेज़ उनके हाथों से आपके पास और फिर हायरिंग मैनेजर तक पहुँचते हैं, बीच में किसी PDF सेवा के बिना। PDF टूल्स खोलें, काम स्थानीय रूप से करें, और जो लोग अपने आवेदनों के साथ आप पर भरोसा करते हैं, वे सुरक्षित रहें।