सार्वजनिक क्षेत्र: नागरिकों की फाइलें संभालें, उनका डेटा अपलोड किए बिना

एक सार्वजनिक प्रशासन के पास दुनिया का सबसे संवेदनशील डेटा रहता है, और उसे चुनने का विकल्प तक नहीं होता। एक लाभ-आवेदन में किसी व्यक्ति की पूरी आर्थिक स्थिति दर्ज होती है। एक केस फाइल में पहचान-पत्र का स्कैन, एक मेडिकल प्रमाण-पत्र, एक आपराधिक रिकॉर्ड की जांच, किसी बच्चे का विवरण तक हो सकता है। नागरिक यह सब अपनी मर्जी से नहीं सौंपते; जिस सेवा के वे हकदार हैं, उसे पाने के लिए उन्हें यह देना ही पड़ता है। इसी से यह तय हो जाता है कि उनकी फाइलें कितनी सावधानी से संभाली जानी चाहिए।

फिर एक क्लर्क के सामने एक बिल्कुल सामान्य काम आता है। एक केस फाइल के दस्तावेजों को मिलाकर एक PDF बनाना। एक स्कैन किए फोल्डर को कंप्रेस करना ताकि वह ईमेल सिस्टम में आ जाए। एक पुराने स्कैन किए रिकॉर्ड को खोजने योग्य बनाना। इनमें से हर काम का सबसे आसान रास्ता है कोई मुफ्त ऑनलाइन टूल, और यही आसान रास्ता वह जगह है जहाँ एक नागरिक का डेटा किसी ऐसे सर्वर पर पहुँच जाता है जिसकी प्रशासन ने कभी जांच नहीं की।

यहाँ एक अलग मानक लागू होता है

जब कोई निजी कंपनी डेटा के साथ लापरवाही करती है, तो वह एक उल्लंघन है। जब कोई सार्वजनिक संस्था नागरिकों के डेटा के साथ लापरवाही करती है, तो वह उस भरोसे का भी उल्लंघन है जिसे देने से लोग बच ही नहीं सकते थे। यह डेटा कानूनी अधिकार के तहत इकट्ठा किया गया था, अक्सर उस व्यक्ति के पास कोई असली विकल्प न होते हुए, और इसी के साथ उसे बचाने का एक ऐसा कर्तव्य आता है जो निजी क्षेत्र से ज्यादा है, कम नहीं।

एक आम ऑनलाइन PDF टूल फाइल को अपने सर्वर पर अपलोड करता है, वहीं उसे प्रोसेस करता है, और बाद में किसी ऐसे शेड्यूल पर हटा देता है जिसे कोई सत्यापित नहीं कर सकता। एक नागरिक की केस फाइल के लिए, यह व्यक्तिगत डेटा का किसी अनजान तीसरे पक्ष को हस्तांतरण है, अक्सर किसी दूसरे अधिकार-क्षेत्र में, और जिसकी शर्तें दफ्तर में किसी ने पढ़ी तक नहीं हैं। यह ठीक वही अनियंत्रित प्रोसेसिंग है जिसे रोकने के लिए सार्वजनिक क्षेत्र के डेटा-नियम बने हैं। “बस PDF मिलाना था” — ऐसी बात आप किसी घटना-रिपोर्ट में नहीं चाहेंगे।

reader.me सार्वजनिक क्षेत्र में कैसे फिट बैठता है

reader.me पूरी तरह ब्राउज़र में चलता है। कोई अपलोड नहीं होता क्योंकि काम करने वाला कोई सर्वर है ही नहीं; इंजन दफ्तर की अपनी मशीन पर, ब्राउज़र टैब के भीतर ही चलता है।

तो जब एक क्लर्क एक केस फाइल को मिलाता है, तो ब्राउज़र उन दस्तावेजों को उसी कंप्यूटर की मेमोरी में पढ़ता है, उन्हें वहीं जोड़ता है, और नतीजा तैयार कर देता है। नागरिक का PDF कहीं नहीं जाता। एक सार्वजनिक संस्था के लिए, यही फर्क है एक रोजमर्रा के काम और एक रिपोर्ट करने योग्य डेटा-हस्तांतरण के बीच। फाइल पूरे समय दफ्तर के भीतर ही रहती है।

और यह सत्यापन योग्य भी है, जो तब मायने रखता है जब कोई डेटा संरक्षण अधिकारी या ऑडिटर पूछता है। reader.me का कोई भी टूल खोलें, डेवलपर टूल्स (F12) खोलें, और फाइल प्रोसेस करते समय Network टैब पर नजर रखें। कुछ भी अपलोड नहीं होता। मशीन को इंटरनेट से डिस्कनेक्ट कर दें, फिर भी यह काम करता रहता है, क्योंकि डेटा को कभी जाना ही नहीं था।

रोजमर्रा के दफ्तरी काम, घर के भीतर ही रखे गए

• एक केस फाइल जोड़ें। आवेदन, सहायक दस्तावेज और पत्राचार को एक PDF में मिलाएं, लोकल रूप से।
• आंतरिक सिस्टम के लिए कंप्रेस करें। स्कैन की गई फाइलें भारी होती हैं और ईमेल या दस्तावेज-प्रबंधन की सीमाएं असली होती हैं। नागरिक के दस्तावेजों को पहले कहीं भेजे बिना ही PDF कंप्रेस करें।
• एक संग्रहीत रिकॉर्ड को खोजने योग्य बनाएं। पुरानी स्कैन की गई फाइलें OCR के बाद खोजने योग्य बन जाती हैं, ताकि स्टाफ सच में वह ढूंढ सके जो उन्हें चाहिए। स्कैन मशीन पर ही रहता है।
• एक आधिकारिक हस्ताक्षर जोड़ें। किसी निर्णय या फॉर्म पर हस्ताक्षर टूल से हस्ताक्षर करें, बिना किसी तीसरे पक्ष की हस्ताक्षर सेवा के दस्तावेज को पकड़े।
• जो भेजते हैं, उसकी रक्षा करें। किसी नागरिक को उसकी अपनी फाइल भेज रहे हैं, या उसे विभागों के बीच पास कर रहे हैं? उसे पासवर्ड से लॉक करें और कुंजी अलग से साझा करें।

जवाबदेही, जो वादे की नहीं बल्कि बनावट में है

सार्वजनिक संस्थाओं को इसका हिसाब देने में सक्षम होना चाहिए कि उनके पास रखे डेटा का क्या होता है। यह ईमानदारी से करना कठिन हो जाता है जब वर्कफ्लो का एक हिस्सा बाहरी सर्वरों से होकर गुजरता है जिनकी हटाने की नीतियों पर आप बस भरोसा करते हैं। ब्राउज़र में प्रोसेसिंग इस खाई को पाट देती है: हिसाब देने के लिए कोई तीसरा पक्ष है ही नहीं, क्योंकि कोई है ही नहीं। फाइल नागरिक से दफ्तर की मशीन तक, और वहाँ से जहाँ जरूरत है वहाँ तक जाती है, बीच में किसी भी PDF सेवा से होकर नहीं।

एक क्लर्क को भी काम पूरा करने और उस व्यक्ति की रक्षा करने के बीच चुनाव नहीं करना चाहिए जिसकी फाइल है। एक टूल जो लोकल रूप से चलता है, वह चुनाव ही खत्म कर देता है। नागरिक ने अपना डेटा इसलिए सौंपा क्योंकि उसे सौंपना ही था। उसे हर कदम पर दफ्तर के भीतर ही रखना — यह सबसे कम है जो प्रशासन उन पर बकाया है। PDF टूल्स खोलें, काम ब्राउज़र में करें, और डेटा वहीं रहता है जहाँ सार्वजनिक भरोसा उसे रखने की मांग करता है।