ई-कॉमर्स: इनवॉइस और ग्राहक डेटा अपलोड किए बिना संभालें

एक ऑनलाइन दुकान चलाएँ और आप तेज़ी से दूसरों का निजी डेटा जमा करने लगते हैं। हर ऑर्डर एक नाम, एक शिपिंग पता, एक ईमेल, कभी-कभी एक फ़ोन नंबर, और इस बात का ठीक-ठीक रिकॉर्ड होता है कि किसी ने क्या खरीदा। इनवॉइस, पैकिंग स्लिप, शिपिंग लेबल, रिटर्न से जुड़े कागज़ात, हर एक किसी ग्राहक पर एक छोटा-सा दस्तावेज़ी पुलिंदा। हर ऑर्डर से गुणा करें, और एक दुकान निजी जानकारी के एक बड़े ढेर पर बैठी होती है, जो ग्राहकों ने कुछ खरीदते ही उस पर भरोसा करके सौंप दी।

और रोज़मर्रा का प्रशासनिक काम छोटे-छोटे PDF कार्यों से भरा होता है। अकाउंटेंट के लिए इनवॉइस के एक बैच को एक फ़ाइल में मर्ज करना। किसी आपूर्तिकर्ता या मार्केटप्लेस को ईमेल करने के लिए ऑर्डर दस्तावेज़ों के एक फ़ोल्डर को कंप्रेस करना। अपने रिकॉर्ड के लिए किसी इनवॉइस से विवरण निकालना। हर काम रोज़मर्रा का है, और हर काम एक ऐसा पल है जहाँ ग़लत टूल के साथ ग्राहकों का निजी डेटा ऐसे सर्वर पर अपलोड हो जाता है जिसकी किसी ने जाँच नहीं की।

ग्राहक का डेटा एक ज़िम्मेदारी है, महज़ एक उपज नहीं

ऑर्डर के कागज़ात को उबाऊ प्रशासनिक काम समझ लेना आसान है, पर हर इनवॉइस एक असली व्यक्ति को एक पते और एक खरीदारी से जोड़ती है। डेटा सुरक्षा नियम इस सब पर लागू होते हैं: किसी ऑर्डर को पूरा करने के लिए एकत्रित किया गया, न कि अनजान ऑनलाइन सेवाओं में बिखेरने के लिए। एक समर्पित अनुपालन टीम के बिना चलने वाली छोटी दुकान के लिए, जोखिम को नज़रअंदाज़ करना ठीक इसलिए आसान है क्योंकि ये काम इतने मामूली लगते हैं।

एक सामान्य मुफ़्त ऑनलाइन PDF टूल आपकी फ़ाइल को अपने सर्वर पर अपलोड करता है, प्रोसेस करता है, और बाद में किसी ऐसे टाइमर पर हटा देता है जिसे आप सत्यापित नहीं कर सकते। इनवॉइस के एक बैच के लिए, यह बहुत से ग्राहकों के नाम, पते और ऑर्डर विवरण का किसी अनजान तीसरे पक्ष को हस्तांतरण है। जिस ग्राहक ने एक जोड़ी जूते खरीदे, उसने इस बात पर सहमति नहीं दी थी कि उसका पता किसी अनजान वेबसाइट पर अपलोड कर दिया जाए ताकि दुकान एक PDF मर्ज कर सके।

reader.me एक ऑनलाइन दुकान में कैसे फिट बैठता है

reader.me पूरी तरह आपके ब्राउज़र में चलता है। कोई अपलोड नहीं होता क्योंकि कोई सर्वर काम नहीं करता; इंजन आपकी अपनी मशीन पर, ब्राउज़र टैब के भीतर ही चलता है।

तो जब आप इनवॉइस का एक बैच मर्ज करते हैं, तो आपका ब्राउज़र उन्हें आपके कंप्यूटर की मेमोरी में पढ़ता है, वहीं जोड़ता है, और आपको परिणाम देता है। ग्राहकों का PDF डेटा कभी कहीं नहीं जाता। खरीदारों के विवरण के लिए ज़िम्मेदार दुकान के लिए, यही रोज़मर्रा के काम और एक ऐसे डेटा हस्तांतरण के बीच का अंतर है जिसका आपको हिसाब देना पड़ता। फ़ाइलें पूरे समय आपकी मशीन पर ही रहती हैं।

और यह सत्यापन-योग्य है, जो तब मायने रखता है जब कोई ग्राहक या नियामक पूछे कि उनका डेटा कैसे संभाला जाता है। कोई भी reader.me टूल खोलें, डेवलपर टूल्स खोलें (F12), और किसी फ़ाइल को प्रोसेस करते समय Network टैब देखें। कुछ भी अपलोड नहीं होता। इंटरनेट से डिस्कनेक्ट कर दें, फिर भी यह काम करता है, क्योंकि डेटा को कभी बाहर जाना ही नहीं था।

रोज़मर्रा के काम, निजी बनाए रखे गए

• लेखांकन के लिए इनवॉइस को बैच करें। अपने अकाउंटेंट के लिए एक महीने की इनवॉइस को एक व्यवस्थित PDF में स्थानीय रूप से मर्ज करें।
• आपूर्तिकर्ताओं और मार्केटप्लेस के लिए कंप्रेस करें। ऑर्डर दस्तावेज़ और स्कैन किए गए कागज़ात भारी हो जाते हैं। ग्राहकों के विवरण पहले अपलोड किए बिना ईमेल में फ़िट करने के लिए PDF कंप्रेस करें।
• इनवॉइस के विवरण दर्ज करें। अपने सिस्टम के लिए किसी इनवॉइस से नंबर या पते चाहिए? दोबारा टाइप करने के बजाय स्थानीय रूप से टेक्स्ट निकालें।
• स्कैन किए गए कागज़ात को उपयोगी बनाएँ। स्कैन की गई रसीद या रिटर्न फ़ॉर्म OCR के बाद खोजने योग्य बन जाता है, और स्कैन आपकी मशीन पर ही रहता है।
• जो भेजें उसे सुरक्षित करें। अपने अकाउंटेंट को ग्राहक इनवॉइस का एक बैच भेज रहे हैं? PDF को पासवर्ड से लॉक करें और कुंजी अलग से साझा करें।

भरोसा आपके ऑर्डर की संख्या के साथ बढ़ता है

एक ऑनलाइन दुकान के बारे में खास बात है उसका पैमाना। एक लापरवाह आदत एक जोखिम नहीं है; यह प्रति ऑर्डर एक जोखिम है, हर दिन दोहराया जाता हुआ। इनवॉइस को किसी मुफ़्त टूल पर अपलोड करना हानिरहित लगता है क्योंकि हर फ़ाइल मामूली लगती है, पर समय के साथ आप यह सैकड़ों ग्राहकों के पतों के साथ कर रहे होते हैं। यही मामूली पैमाना है जो इसे सही करना ज़रूरी बनाता है।

ब्राउज़र में काम करना यह जोखिम पूरी तरह हटा देता है। ग्राहकों के दस्तावेज़ उनके ऑर्डर से आपकी मशीन तक और फिर आपके अकाउंटेंट या आपूर्तिकर्ता तक जाते हैं, बीच में किसी PDF सेवा के बिना। भरोसा करने के लिए कोई बाहरी हटाने की नीति नहीं है, क्योंकि कुछ भेजा ही नहीं गया। ग्राहकों ने चेकआउट करते ही अपने विवरणों के साथ आपकी दुकान पर भरोसा किया; उस डेटा को हर कदम पर अपनी ही मशीन पर रखना, उस भरोसे को अर्जित करने का शांत हिस्सा है। PDF टूल्स खोलें, काम स्थानीय रूप से करें, और आपके ग्राहकों का डेटा वहीं रहे जहाँ उन्होंने मान लिया था कि रहेगा।