खर्च रिपोर्ट के लिए स्कैन की गई रसीदों को एक PDF में मिलाने का तरीका

महीने का आखिरी दिन है और आपके फ़ोन में रसीदों की तस्वीरें भरी पड़ी हैं: एक टैक्सी, एक होटल की रसीद, दो लंच, और आख़िरी मिनट में किसी ने आपसे खरीदवाया एक प्रिंटर कार्ट्रिज। आपका खर्च सिस्टम हर रिपोर्ट के लिए एक फ़ाइल चाहता है, न कि IMG_4821 से IMG_4834 तक नाम की चौदह टेढ़ी-मेढ़ी JPG तस्वीरें। आखिरकार आप या तो किसी फ़ोन ऐप से जूझते हैं जो ठीक से क्रॉप नहीं करता, या लैपटॉप खोलकर काम सही तरीके से करते हैं।

काम सही तरीके से करना सुनने में जितना लगता है उससे कहीं तेज़ है, और यह उस समस्या को भी सुलझाता है जिसके बारे में लोग तब तक नहीं सोचते जब तक वह उन्हें परेशान न कर दे: उन तस्वीरों में अक्सर कार्ड नंबर, होटल का पता, और कभी-कभी पूरा नाम और हस्ताक्षर होता है। यह वह चीज़ नहीं है जिसे आप किसी बेतरतीब ऑनलाइन कन्वर्टर से गुज़ारना चाहेंगे।

एक PDF तस्वीरों के फ़ोल्डर से बेहतर क्यों है

फाइनेंस टीमें खर्च रिपोर्टों की जांच करती हैं, उनकी तफ़्तीश नहीं करतीं। हर रसीद क्रम में और सही दिशा में लगी एक अकेली PDF ऐसी चीज़ है जिसे रिव्यूअर एक बार खोलकर तीस सेकंड में जांच सकता है। ढीली तस्वीरों का एक फ़ोल्डर, जिनमें कुछ टेढ़ी, कुछ धुंधली, और कुछ गलती से दो बार खींचने की वजह से दोहराई गई हों, सवाल खड़े करता है और आपके रीइम्बर्समेंट में देरी करता है।

इसमें एक ऑडिट का पहलू भी है। कई कंपनियों को सालों तक खर्च के प्रमाण रखने होते हैं। तस्वीरों का एक फ़ोल्डर, जिसे पहुंच रखने वाला कोई भी व्यक्ति दोबारा क्रमबद्ध कर सकता है, हटा सकता है या नाम बदल सकता है, अच्छा सबूत नहीं है। एक संयुक्त, पेज-नंबर वाली PDF उस चीज़ के कहीं ज़्यादा करीब है जो एक ऑडिटर वास्तव में देखना चाहता है।

तरीका

आपको हर रसीद को अलग-अलग बदलकर फिर नतीजों को मिलाने की ज़रूरत नहीं है। इसे दो छोटे चरणों में करें।

1. अपनी तस्वीरों को PDF में बदलें। इमेज को PDF में बदलें खोलें और अपनी रसीदों की तस्वीरें उसमें डालें। यहां क्रम मायने रखता है, ज़्यादातर टूल्स आपको थंबनेल खींचकर व्यवस्थित करने देते हैं, तो उन्हें उस क्रम में लगाएं जो आपकी खर्च रिपोर्ट चाहती है, आमतौर पर तारीख़ के हिसाब से क्रम सबसे सुरक्षित होता है। अगर कुछ तस्वीरें टेढ़ी आई हों, तो मिलाने से पहले उन्हें घुमा लें, अभी एक पेज ठीक करना बाद में बारह पेज की फ़ाइल में दबे हुए उसे नोटिस करने से कहीं ज़्यादा आसान है।

2. जमा करने से पहले फ़ाइल का आकार छोटा करें। फ़ोन कैमरे बड़ी तस्वीरें बनाते हैं, और उनमें से एक दर्जन एक PDF में इकट्ठा होकर आसानी से 20-30 MB तक पहुंच सकती हैं। ज़्यादातर खर्च पोर्टल इससे कहीं कम अपलोड सीमा रखते हैं, और ईमेल अटैचमेंट भी इतने बड़े आकार पर अटक जाते हैं। नतीजे को PDF कंप्रेस करें से गुज़ारें और आमतौर पर आपको उसका एक छोटा-सा हिस्सा मिलेगा, फिर भी उसे देखने वाले के लिए पूरी तरह साफ़ पढ़ने लायक। रसीदों को प्रिंट क्वालिटी की ज़रूरत नहीं होती, बस पढ़ने लायक होने की ज़रूरत होती है, इसलिए यहां तेज़ कंप्रेशन सेटिंग आमतौर पर ठीक रहती है।

बस इतनी ही पूरी प्रक्रिया है: तस्वीरें अंदर जाती हैं, एक PDF बाहर आती है, जो कहीं भी अटैच करने लायक छोटी होती है।

कुछ छोटी चीज़ें जो नतीजे को साफ़-सुथरा बनाती हैं

मिलाने से पहले टेबल, बटुआ, अपने हाथ का किनारा फ़्रेम से हटा दें, अगर आपका कैमरा ऐप ऐसा करने देता है। यह छोटी सी बात है लेकिन इससे अंतिम PDF तस्वीरों के ढेर के बजाय जानबूझकर बनाई गई चीज़ जैसी दिखती है। अगर आपका खर्च सिस्टम रसीदों को श्रेणी के हिसाब से (यात्रा, भोजन, सामान) समूहबद्ध करने को कहता है, तो पचास पन्नों वाली एक विशाल फ़ाइल बेतरतीब क्रम में बनाने के बजाय हर श्रेणी के लिए एक अलग छोटी PDF बनाना बेहतर है, रिव्यूअर आपके इस काम की सराहना करेंगे।

अगर आप दूसरों के लिए खर्च रिपोर्ट संभालते हैं, मान लीजिए आप ऑफ़िस मैनेजर हैं जो पूरी टीम से रसीदें इकट्ठा करते हैं, तो सबकी तस्वीरों को सीधे शेयर्ड ड्राइव में फ़ॉरवर्ड करने के लालच से बचें। हर व्यक्ति की रसीदें आते ही उसकी अपनी PDF में मिला दें। यह ज़्यादा व्यवस्थित है, और इसका मतलब है कि आप दूसरों की पेमेंट जानकारी ज़रूरत से ज़्यादा समय तक अपने पास नहीं रखते।

अपने ब्राउज़र में यह करना क्यों मायने रखता है

रसीदों की तस्वीरें निजी वित्तीय डेटा होती हैं: कार्ड की जानकारी, खरीदारी की जगहें, कभी-कभी डिलीवरी स्लिप पर घर का पता। बहुत सारे मुफ़्त “मेरी तस्वीरों को PDF में मिलाओ” टूल्स आपकी फ़ाइलों को किसी सर्वर पर अपलोड करके, उन्हें प्रोसेस करके, और आपको एक लिंक भेजकर काम करते हैं। आपको यह नहीं पता होता कि वे तस्वीरें वहां कितनी देर रहती हैं या और कौन उन्हें देख सकता है।

Reader.me पूरी तरह आपके ब्राउज़र में चलता है। जब आप अपनी रसीदें मिलाते या कंप्रेस करते हैं, तो तस्वीरें कभी आपकी डिवाइस से बाहर नहीं जातीं, कोई अपलोड नहीं, कोई सर्वर-साइड कॉपी नहीं, किसी और की कतार में इंतज़ार नहीं। आप इसे खुद जांच सकते हैं: अपने ब्राउज़र के डेवलपर टूल्स खोलें, कोई फ़ाइल प्रोसेस करते समय नेटवर्क टैब देखें, और आपको कुछ भी बाहर जाता हुआ नहीं दिखेगा। अगर आप हमारी बात पर भरोसा नहीं करना चाहते, तो इंटरनेट डिस्कनेक्ट करके देख लें, टूल्स फिर भी काम करते हैं।

अगली बार जब खर्च रिपोर्ट की तारीख़ आए, तो बिखरी तस्वीरों वाले फ़ोल्डर को छोड़ दें। रसीदें मिलाएं, फ़ाइल छोटी करें, जमा करें, हो गया।